C'est le moment : le premier lundi de janvier. Alors que la machine à café tourne à plein régime, vous ouvrez votre ordinateur et tombez sur une boîte de réception qui semble avoir vécu sa propre vie pendant les fêtes. Entre les vœux de bonne année, les premières questions des clients qui pointent déjà le bout de leur nez.
Ne commencez pas bêtement par le premier mail de la liste. Filtrez votre boîte pour afficher d'abord les messages de vos associés ou de vos plus gros clients. En traitant les dossiers cruciaux en priorité, vous évitez de courir après le temps. Utilisez des étoiles ou des labels pour ce qui demande une action urgente. C'est le meilleur moyen de garder une vue d'ensemble quand les deadlines approchent.
Les fichiers lourds et les vieux messages prennent une place inutile. Recherchez les mails de plus de 15 Mo et supprimez ceux qui ne sont plus pertinents. Faites la même chose pour tout ce qui date de plus de trois ans. C'est une méthode manuelle rapide qui donne des résultats immédiats sur votre espace de stockage. Et n'oubliez pas de vider la corbeille pour un vrai nouveau départ.
Une règle d'or pour avoir l'esprit léger : un mail enregistré dans AdminPulse n'a plus rien à faire dans votre boîte personnelle. En centralisant vos communications, vous permettez à un collaborateur de suivre le dossier sans devoir fouiller dans vos messages privés. Vous gagnez du temps et vous évitez de faire deux fois le même travail.
Vous souhaitez savoir comment procéder ? Lisez l'article du service d'assistance sur la conservation des e-mails.
Les newsletters et les notifications automatiques créent beaucoup de « bruit ». Utilisez la barre de recherche avec le mot « se désabonner » ou « unsubscribe » et faites le ménage dans tout ce que vous ne lisez jamais. Pour les alertes que vous voulez garder, créez des filtres : elles se rangeront toutes seules dans un dossier dédié sans polluer votre flux principal.
Une fois que la montagne a diminué, traitez les mails restants par petits groupes. Appliquez la méthode des 4 D :
Avoir une boîte de réception bien rangée, ce n'est pas juste pour le plaisir de voir un compteur à zéro. Cela fluidifie le travail et vous libère l'esprit. Au lieu de simplement traiter des chiffres et des urgences, vous retrouvez l'espace mental nécessaire pour apporter ce conseil stratégique que vos clients attendent vraiment de vous.
Faisons de 2026 l'année où l'automatisation travaille pour vous, et pas l'inverse.