Pff, est-il vraiment nécessaire d’enregistrer le temps consacré à chaque tâche ? De nombreux comptables trouvent cela fastidieux, remettent à plus tard ou notent leurs heures sur un bout de papier ou dans un fichier Excel. Ne pas garder de trace précise de vos heures est un inconvénient pour les missions facturées à l’heure et même une occasion manquée si vous travaillez avec des forfaits. C’est pourquoi ce blog aborde les avantages de l’enregistrement du temps pour les fiduciaires et les méthodes permettant de suivre de manière cohérente les heures consacrées aux tâches effectuées.
L’enregistrement du temps prend du temps ?
Oui, mais il fournit bizarrement de nombreuses informations !
L’enregistrement du temps n’est pas le travail le plus excitant, mais il vous apportera plus que le simple suivi du temps par tâche. Les comptables peuvent obtenir des informations supplémentaires sur leur productivité, leur planning et leurs marges bénéficiaires.
Avantages de l’enregistrement du temps lors des activités facturées à l’heure
- Facturez le bon nombre d’heures : évitez la perte de chiffre d’affaires
Vous avez convenu avec un client de travailler sur une base horaire ? Il est donc important pour votre client et pour vous-même de conserver un enregistrement précis des heures prestées dans un logiciel d’enregistrement du temps. Il vous faut seulement une minute pour noter immédiatement le temps consacré à une tâche dès qu’elle est terminée. Au quotidien, ce n’est pas énorme, surtout en comparaison de l’absence d’enregistrement accidentelle d’une tâche et donc de l’absence de facturation de cette tâche au client. Cela vous coûtera beaucoup plus cher en chiffre d’affaires manqué.
- Suivi des budgets par projet
Grâce à un enregistrement clair et détaillé du temps, vous clarifiez pour vos clients les tâches auxquelles vous avez travaillé (déclaration de TVA, conseils, préparation des comptes annuels, etc.). Vous remarquez aussi plus rapidement si les activités convenues sont conformes au budget ou au forfait du client ou si vous dépassez le temps prévu. Quand vous vous en apercevez, vous pourrez avoir une conversation, bien étayée, avec le client.
- Optimisez le planning et la répartition des dossiers clients
Tirez des informations exploitables des données de l’enregistrement du temps afin d’améliorer l’efficacité de la gestion du temps. Le logiciel vous donne une vue d’ensemble des tâches à effectuer, du temps qu’elles prennent et du collaborateur qui dispose du temps nécessaire pour les accomplir. Cela permet d’éviter une charge de travail excessive et des heures supplémentaires (structurelles).
Avantages de l’enregistrement du temps en cas de forfaits à tarif fixe
- Choisir le bon prix pour les forfaits
De nombreux bureaux d’expertise comptable pratiquent des prix fixes pour des services prédéterminés, en raison de l’augmentation de la demande sur le marché. Prenons l’exemple d’un forfait qui comprend 4 déclarations de TVA et la déclaration fiscale à tarif fixe. Comment fixer un bon prix pour un tel forfait ? Vous ne voulez évidemment pas vous brûler les ailes. Un enregistrement précis du temps peut vous aider à cet égard. Vous connaissez le temps consacré en moyenne à une déclaration de TVA et à une déclaration fiscale ? Vous pouvez alors aussi calculer un prix réaliste pour le forfait sur la base du tarif horaire souhaité (au lieu d’inventer un tarif de toutes pièces et d’espérer qu’il sera le meilleur).
- Rentabilité
Vous voulez être sûr de disposer d’une bonne marge sur les forfaits ? Et d’ajouter correctement à la facture les activités supplémentaires pour votre client, qui ne relèvent pas de son abonnement ? Il n’y a alors qu’une seule chose à faire : enregistrer le temps par tâche. Ce n’est qu’en faisant cela que vous serez certain à 100 % du temps que vous consacrez aux activités fixes. De plus vous saurez si ce temps entre dans le cadre des heures et de la marge budgétisées.
Conseils pour gagner du temps lors de l’enregistrement du temps
- Utilisez un outil d’enregistrement du temps
Ouvrez l’outil au début de votre journée de travail. Vous commencez une nouvelle tâche pour un client ? Un clic vous permet d’activer la minuterie. Vous avez terminé ? Vous arrêtez la minuterie. Notez en quelques mots les activités que vous avez effectuées et cliquez sur « enregistrer ». C’est tout. C’est aussi simple que cela de suivre votre temps de travail avec précision.
- Choisissez un outil d’enregistrement du temps en ligne
De nombreux comptables enregistrent leurs heures dans Excel sur un serveur local. Malheureusement, cela comporte plus de risques que ce que l’on pourrait logiquement penser. Un clic involontaire dans Excel peut entraîner une perte de données, sans possibilité de récupération. Même un serveur local peut tomber en panne et entraîner la perte totale de votre fichier. Même si vous disposez d’une sauvegarde, il y a souvent un décalage entre le moment de la sauvegarde et le moment présent. C’est toujours drôlement embêtant. Dans un monde où il existe de bonnes solutions dans le cloud, vous pouvez vous y fier. Quoi que vous fassiez, dans un outil en ligne, les données sont toujours à jour, vous pouvez y accéder depuis n’importe quel ordinateur et les mises à jour se font automatiquement pour vous sans vous déranger. Un outil d’enregistrement du temps en ligne est donc beaucoup plus pratique qu’un outil séparé que vous devez installer sur votre bureau.
- Télécharger l’enregistrement du temps directement dans votre système de facturation
Vous souhaitez que les informations de l’enregistrement du temps soient automatiquement téléchargées dans votre système de facturation ? C’est possible ! Si vous utilisez encore actuellement des systèmes distincts, vous devez les relier entre eux ou passer à un outil où tout est déjà relié, comme celui d’AdminPulse. En effet, vous pouvez alors ajouter la tâche accomplie directement au projet de facture pour le client. Vous gagnez ainsi du temps et de la précision.
- Tous les collaborateurs utilisent le même outil
Pour garantir le bon déroulement de l’enregistrement du temps, il est important que tous les comptables et les collaborateurs administratifs du bureau utilisent le même outil d’enregistrement du temps. Cela garantit une approche cohérente et claire des heures prestées pour les clients. Cela garantit une collaboration rationalisée, efficace et une méthode de travail fiable.
Conclusion : ne sous-estimez pas l’importance de l’enregistrement du temps !
Ce qui est considéré comme une simple tâche, l’enregistrement du temps, peut fournir une foule d’informations précieuses sur la productivité, le planning et la rentabilité. En utilisant intelligemment l’enregistrement du temps, les bureaux d’expertise comptable peuvent non seulement organiser leur travail plus efficacement, mais aussi augmenter la rentabilité de leurs services. Continuez donc d’enregistrer fidèlement ces heures, car cela peut faire toute la différence pour votre entreprise et vos clients.