Lancé en mai 2023 au Luxembourg par Thomas Gillet, Volpe Accounting exprime bien la vision de son fondateur : l’importance vitale du CRM et du suivi client dans le secteur de la comptabilité. Vu le nombre d’informations, il est en effet important de s’équiper. Après une première expérience avec le logiciel dans une fiduciaire comptant plus de 120 personnes, Thomas a directement porté son dévolu sur les services d’AdminPulse qu’il connaissait bien. Aujourd’hui, l’entreprise compte une collaboratrice et vient en aide à une quarantaine de sociétés. Diplômé en gestion, la comptabilité et la fiscalité ne sont pas une fin en soi pour Thomas. Il préfère accompagner les entrepreneurs dans leurs démarches juridico-administratives, mais aussi (et surtout) en cas de fusion ou d’acquisition d’une entreprise (en cas d’achat ou de vente).
Quelle est la composition du portefeuille client de Volpe Accounting ?
Notre portefeuille client a un besoin particulier de reporting. Un client comme AGIGEST, actif dans l’immobilier, et faisant partie d’un groupe belge plus large, est à la recherche d’un accompagnement pointu. Nous comptons aussi dans notre portefeuille des entreprises comme TRADLUX au Luxembourg, mais aussi CBRE en Belgique pour ne citer qu’eux.
Comment êtes-vous arrivé chez AdminPulse ?
J’avais entrevu le fleet manager d’Admin-Consult. Dans la fiduciaire où je travaillais précédemment, ils utilisaient les services de l’entreprise. J’en ai donc eu de bons échos. Les débuts furent plus compliqués au niveau de l’implémentation, mais une fois le paramétrage réglé, tout a tourné à merveille. Aujourd’hui chez Volpe Accounting nous sommes passés à AdminPulse. C’est du SaaS, c’est donc excellent !
Pourquoi votre entreprise avait-elle besoin du programme ?
Principalement pour la fonctionnalité de la gestion des clients. Mais aussi pour garder une trace des procédures d’onboarding AML ainsi que la préparation (compliance) de la gestion du temps (timesheet). Nous utilisons AdminPulse depuis le mois de juillet 2023.
Avez-vous fait un comparatif des autres programmes avant de vous lancer avec AdminPulse ?
Non. Je n’ai pas vraiment d’expérience avec d’autres programmes. J’ai été convaincu par AdminPulse en le voyant tourner. WinPrest était installé ‘on premice’ et je partais vers du SaaS. En plus j’étais déjà convaincu par mon expérience auprès de mon employeur précédent.
Quelle a été votre première impression du programme ?
Au début, je dois avouer que c’était un peu compliqué. Surtout au niveau du paramétrage pour le workflow et la gestion des tâches. En plus, nous étions un peu en mode bêta test pour le Luxembourg. Le logiciel a dû s’adapter au format légal luxembourgeois. Mais l’équipe support d’AdminPulse a été au top ! Une réactivité et une flexibilité incroyable. Joey, avec qui j’ai travaillé pour l’expérience utilisateur, était parfait. C’est autre chose d’avoir un humain qui vous répond plutôt qu’un chatbot. Je suis donc très satisfait malgré des débuts un peu laborieux.
AdminPulse a-t-il changé votre manière de travailler ?
Clairement ! C’est compliqué de se projeter dans notre secteur. Avant, dans la fiduciaire où je travaillais, on ne faisait pas de suivi du temps. Aujourd’hui, c’est vital. Cela a un impact sur mon chiffre d’affaires. Pour tout ce qui est la facturation du temps, c’est très facile. On a des traces de tout ce qu’on fait. Cela rend ensuite le processus de facturation au client très fluide. En d’autres termes, cela nous fait gagner énormément de temps ! En plus, cela nous permet de réaliser un contrôle interne : on voit avec précision où on en est sur chaque dossier. Nous ne sommes que deux, mais nous savons ainsi ce qui est en cours.
Existe-t-il des fonctionnalités de l'outil dont vous ne pourriez pas vous passer ?
La facturation. On fait ce qu’on veut. C’est du ‘plug and play’. Il est très facile de rajouter un produit. L’aspect facturation est vraiment génial et la gestion du temps aussi !
Pouvez-vous investir plus de temps dans certaines tâches grâce au logiciel ?
C’est compliqué comme question parce qu’on n’a jamais le temps même en en gagnant. On trouve jamais trop de cases vides dans l’horaire. Mais c’est très confortable d’avoir un CRM interne qui facilite l’onboarding. On a moins peur de devoir faire tout à la main. Mais c’est un gain de temps difficile à chiffrer…
AdminPulse est-il bien adapté à votre fonctionnement et à votre taille ?
Tout à fait. En plus, le logiciel a pris en compte les spécificités luxembourgeoises… et on peut toujours implémenter un modèle spécifique. Tout est parfaitement adapté !
Le programme s'inscrit-il dans votre vision ?
Clairement. Digitalisation, gestion documentaire, archivage, conservation des données, zéro papier… AdminPulse coche toutes les cases !
Le logiciel tourne-t-il bien pour tout le monde ?
Oui. Aucun bug. Aucun problème informatique. Les maintenances sont prévues dans des heures cohérentes (en soirée ou le week-end) . On n’a jamais eu aucun souci d’interruption de service.
Comment se passe le contact avec AdminPulse ?
Il est très rapide. C’est les équipes support et formation qui nous poussent même à les contacter. Un comble ! C’est vraiment bien.
Comment voyez-vous l'avenir de votre cabinet ? Quels sont vos rêves ?
Dans un horizon proche : agrandir la taille du cabinet au Luxembourg, mais aussi en Belgique. Devenir un cabinet familial où tout ne repose pas uniquement sur mes épaules. Si quelqu’un cherche une association, je suis évidemment ouvert ! 😉
AdminPulse peut-il vous aider à réaliser vos rêves ?
Évidemment ! En accompagnant la croissance de Volpe Accounting. Je ne doute pas qu’ils répondront présents !