Zorgvuldig factureren is niet alleen netjes naar je klanten toe, maar het biedt ook andere (onverwachte) voordelen en bedrijfsinzichten voor accountantskantoren. In dit blog krijg je tips om op een glasheldere manier te communiceren en factureren, zodat klanten sneller betalen en de klanttevredenheid stijgt. Maar dat is niet alles, want je leest hier ook hoe en welke waardevolle inzichten je kunt halen uit je facturatieproces.
Voordelen van een nauwkeurig facturatieproces voor je accountantskantoor
- Verstevigen van zakelijke relaties
Door nauwkeurige facturen te maken voor klanten, toon je als accountant betrouwbaarheid. Een gedetailleerde beschrijving van de geleverde diensten, inclusief het onderscheid tussen diensten die binnen en buiten een afgesproken forfait vallen, zorgt voor transparantie. Deze duidelijke manier van communicatie en facturatie verstevigt het vertrouwen en vergroot de kans op een langdurige samenwerking.
- Inzicht in de rentabiliteit
Dankzij zorgvuldige facturatie en tijdregistratie krijg je grip op de rentabiliteit. Zijn alle gewerkte uren ook daadwerkelijk gefactureerd? Stemmen de gewerkte uren overeen met de tijd die voor elk forfait is gereserveerd? Het correct registreren en toewijzen van gewerkte uren aan de juiste klanten en projecten is van cruciaal belang voor het analyseren van de rentabiliteit. Hieruit kun je weloverwogen zakelijke beslissingen nemen, zoals het bepalen van de juiste prijs en marges voor abonnementen of forfaits. Daarover vertellen we in een ander blog meer.
- Voorspelbare cashflow
Nauwkeurige facturatie stelt accountantskantoren in staat om de inkomsten en uitgaven beter te plannen en te beheren. Met een duidelijk overzicht van openstaande facturen en betalingsdeadlines kun je de cashflow nauwkeuriger voorspellen. Dit draagt bij aan het plannen van bedrijfsuitgaven en het vermijden van liquiditeitsproblemen.
Praktische tips voor accountantskantoren om het facturatieproces te optimaliseren
Een nauwkeurig facturatieproces biedt voordelen voor je kantoor, maar hoe krijg je het proces zo goed mogelijk ingericht? Hieronder vind je enkele tips om je huidige proces verder te verbeteren.
- Stel duidelijke betalingsvoorwaarden op
Stel heldere betalingsvoorwaarden op, waaronder de betalingstermijn en geaccepteerde betaalmethoden. Communiceer deze voorwaarden duidelijk tijdens de onboarding van een nieuwe klant om misverstanden te voorkomen.
- Automatiseer terugkerende facturen en betalingsherinneringen
Schrap handmatige taken die je ook kunt automatiseren via CRM-software. Denk aan het sturen van maandelijkse facturen naar forfait-klanten, bulkfacturen en betalingsherinneringen als de betalingstermijn verstreken is. Kijk in je CRM of boekhoudpakket wat je kunt automatiseren en maak daar gebruik van. Afhankelijk van de omvang van je klantenportefeuille bespaar je hiermee veel tijd. Ook weet je dankzij het automatiseren altijd zeker dat facturen en herinneringen tijdig worden verstuurd.
- Gebruik één systeem voor tijdregistratie en facturatie
Door alles in één softwarepakket bij te houden, werk je automatisch nauwkeuriger. Je hoeft niet langer de gewerkte uren uit de tijdsregistratietool te knippen en plakken naar je facturatiesoftware. Door in één softwarepakket te werken (zoals AdminPulse), worden je ingeboekte uren vanzelf toegevoegd aan de conceptfactuur van de klant. Dit minimaliseert de kans op foutjes bij het factureren, zorgt voor transparante facturen en je ziet nooit meer gewerkte uren over het hoofd bij het factureren.
- Maak het verwerken van facturen makkelijk voor klanten
Zorg ervoor dat klanten jouw factuur eenvoudig kunnen verwerken in hun eigen boekhoudpakket. Bied verschillende opties aan, zoals UBL, Peppol en PDF. Plaats een QR-code op de factuur zodat er makkelijk betaald kan worden, maak een koppeling met Twikey en/of maak gebruik van domiciliëring. Dit verhoogt de kans dat klanten binnen de betaaltermijn betalen.
- Monitor en analyseer de factureringsgegevens
Bekijk regelmatig de gegevens over de facturatieprestaties, zoals het aantal openstaande facturen, de gemiddelde tijd waarin klanten betalen en het aantal achterstallige betalingen. Analyseer deze gegevens regelmatig om patronen of trends te identificeren en eventuele verbeterpunten in het facturatieproces en communicatie er omheen te ontdekken.
Conclusie: nauwkeurig factureren is slim
Zorgvuldige facturatie en communicatie dragen bij aan een goede relatie met je klant, terwijl je zelf waardevolle zakelijke inzichten kunt halen uit je gefactureerde werkzaamheden. Kortom: nauwkeurig factureren en een nette tijdregistratie zijn belangrijker dan je misschien dacht. Gelukkig staan hierboven simpele acties die je kunt ondernemen om het facturatieproces van jouw accountantskantoor te finetunen.