Met 20 jaar accountancy-ervaring op zak, begon Dachan Segers vorig jaar zijn eigen kantoor Segers Tax & Accountancy. Met onze software AdminPulse leiden ze alles in goede banen. “Het programma is het hart van ons kleine kantoor: voor elk dossier is AdminPulse de basis waar alle info terug te vinden is.”
“Sinds vorig jaar run ik mijn eigen kleine accountantskantoor, Segers Tax & Accountancy. Intussen heb ik drie medewerkers. Onze klanten zitten vooral in de dienstverlenende sector: advocaten, kinesisten, dokters, tandartsen, IT-consultants…”, vertelt Dachan. “Wat ons typeert is de persoonlijke aanpak. Bij mij zijn klanten meer dan een dossiernummer. Ik ken hen een voor een bij naam en ze weten dat ze me snel kunnen bereiken. Net zoals je graag naar je vertrouwde huisdokter gaat, wil ik een vaste vertrouwenspersoon zijn voor de fiscale vragen van mijn klanten. Mijn medewerkers en ik denken mee na met hen, kijken naar hun toekomst en komen proactief met voorstellen. Dat onderscheidt ons van de grote kantoren. AdminPulse past perfect in die eigenzinnige filosofie.”
Het hart van ons kantoor
“Ik werkte al eerder met de uitgebreidere kantoorbeheersoftware Admin-IS, maar voor ons kleine kantoor zochten we een gebruiksvriendelijke oplossing zonder veel toeters en bellen. Gewoon rechttoe-rechtaan. Daarom kozen we voor AdminPulse, en daar ben ik nog steeds enorm tevreden mee”, legt Dachan uit. “Het programma is heel overzichtelijk en heel modulair: we passen het aan aan elke situatie door onze eigen taken en flows te creëren.”
“Eigenlijk kan je AdminPulse zien als het hart van ons kantoor. Het is de plek waar alle info terug te vinden is en van waaruit alles vertrekt: uurregistratie, opvolging van taken, facturatie, documentenbeheer… Verwelkomen we een nieuwe klant? Dan bundelen we alle info in AdminPulse: persoonlijke gegevens, maar ook met welke wagens een klant rijdt of gegevens rond vastgoed. Als er een vraag komt over een dossier, hoef ik niet na te denken waar ik die info kan vinden: alle info zit in AdminPulse. Dat is ook gemakkelijk voor iedereen die meewerkt, want er is altijd maar één plek waar ze info kunnen zoeken en vinden. AdminPulse vormt zo de basis voor elk dossier.”
Meer tijd voor de inhoud van dossiers
Op die manier verloopt de administratie heel vlot bij Segers Tax & Accountancy. “We besparen ook veel tijd omdat AdminPulse automatisch documenten herkent. Btw-aangiftes hoeven we bijvoorbeeld niet een voor een in te geven, om dan handmatig de taken af te vinken. We laden die documenten in bulk op, waarna AdminPulse alles vanzelf ordent in de juiste dossiers en automatisch taken afvinkt. Ook de integratie met andere programma’s zoals Silverfin - waardoor er automatisch data wordt uitgewisseld - bespaart ons tijd. En natuurlijk is de gebruiksvriendelijkheid een plus: je bent met een taak bezig, je vinkt die taak af en krijgt onmiddellijk je uurregistratie te zien. Zo heb je in een paar muisklikken al het nodige gedaan en je krijgt er meteen een visueel overzicht van. Met de tijd die we zo besparen, kunnen we ons volledig ontfermen over onze klanten en de inhoud van hun dossiers.”
Aanpasbare en uitwisselbare flows
“Elk accountancykantoor heeft een eigen manier van werken en dat is bij ons niet anders. Het fijne aan AdminPulse is dat je de flows en taken volledig aan je organisatie kan aanpassen. We maken hier bijvoorbeeld heel wat verslagen over bijzondere mandaten. Omdat niet veel kantoren die functie nodig hebben, is daar geen standaardflow voor voorzien. Ik had op een halfuurtje tijd een volledige flow uitgetekend met alle nodige documenten, mails en deadlines”, legt Dachan uit. “Wil je graag een extra subtaakje binnen een bestaande flow? Dan vul je dat à la minute aan. En zijn er aanpassingen nodig in de tekst van een standaard mailtje? Dan doe je dat makkelijk in AdminPulse: het volgende mailtje dat buitengaat heeft meteen die nieuwe template. Zo eenvoudig is dat.”
“Ik ken intussen heel wat mensen die met AdminPulse werken en we babbelen uiteraard weleens over hoe we te werk gaan. Intussen zitten we al zo ver dat we flows met elkaar delen. Ik kan simpelweg een flow exporteren, waarna een (con)cullega hem kan importeren in AdminPulse. In de plaats van een flow helemaal zelf uit te denken, wisselen we dus onderling flows uit. Als we elkaar zo kunnen helpen, doe ik dat met plezier.”
Persoonlijke aanpak staat voorop
Dachan koos vorig jaar heel bewust voor zijn eigen kleine kantoor om de dingen op zijn eigen manier aan te pakken. Dat wil hij blijven doen. “Een groot kantoor betekent ook een hoop meer zorgen. Ik wil nog wel wat groeien met Segers Tax & Accountancy, maar het werk moet overzichtelijk en behapbaar blijven. Zo kan ik het persoonlijke karakter van ons kantoor behouden, want ik merk dat mijn klanten dat enorm appreciëren. Bovendien kan je je in zo’n klein team niet verstoppen of wegsteken, waardoor de collega’s aanvoelen als familie. Met fijne mensen samenwerken en mijn eigen ding kunnen doen in een familiale sfeer: dat is wat ik wil doen. En wat mij betreft kan AdminPulse ons daar nog jaren in ondersteunen.”
Ook een efficiënt accountantskantoor?
Een efficiënte backoffice voor accountantskantoren wordt niet vanzelf geboren, maar is wel eenvoudig te realiseren.
Ben jij er klaar voor om je backoffice efficiënter in te richten en je kantoor toekomstbestendig te maken, zonder extra personeel?
Vul het formulier in en download direct het e-book: "Versterk je kantoor: Meer rendement met het huidige team". Ontdek hoe je stap-voor-stap je backoffice op orde brengt.