Volgens Roy Seijkens, van accountantskantoor Borsje Seijkens, leidt gebrek aan overzicht tot vergeten taken en stress. Zeker tijdens piekperiodes! Zijn raad? Gebruik workflows om je taken te spreiden. Combineer met een proactieve klantbenadering om alle stukken tijdig te ontvangen, en je werkdruk halveert.
"Vroeger was het opvolgen van deadlines een stuk lastiger. We hadden geen overzicht, dus het was moeilijk te monitoren waar iemand hulp nodig had. In AdminPulse hebben we nu workflows waarmee we alles makkelijk opvolgen en waarin we kunnen zien welke stappen nog openstaan. Welke Btw-aangiftes bijvoorbeeld blijven liggen en extra aandacht nodig hebben."
"Vroeger werden bij ons opdrachten doorgegeven via e-mail. Dan stuurde men: 'Je kan deze jaarrekening nu beginnen maken'. Nu zet AdminPulse de workflow automatisch door. De medewerker ziet precies welke jaarrekeningen vandaag gemaakt kunnen worden. Daardoor stroomt het werk veel vlotter door. Nu wordt er niets meer vergeten en blijft er niets meer een maand liggen omdat niemand het heeft opgemerkt. Voordien kon iets vergeten worden en pas een maand later terug opduiken. Het werk gebeurde uiteindelijk wel, maar we waren weer een maand verder. Terwijl het bijvoorbeeld maar iets was zoals even de aangiftes verzenden."
"Dat loopt nu aanzienlijk beter, vooral omdat de workflows zichzelf doorzetten. En omdat je alleen de taken ziet waaraan je nu kan beginnen. Daardoor raakt niets te ver in een lijst verstopt. Dat maakt dat zaken soepeler lopen. Ik verzend de facturen bijvoorbeeld direct nadat de jaarrekening helemaal klaar en verzonden is. Dan zie ik die taak staan en dan denk ik: 'Laat ik dat even doen, dan is het verzonden'.
Ander voorbeeld: Bij het verzenden van de aangifte vennootschapsbelasting zien de medewerkers de taak staan en denken ze: 'Ik moet maar op een knop drukken, laat ik het meteen even doen, dan is het verzonden'. Dat helpt de doorstroming aanzienlijk."
"We werkten vroeger met Excel-lijsten. Daarna hadden we een pakket dat alle workflows voor het hele jaar toonde. Dat gaf weinig rust. Het is beter om alleen de relevante taken te zien, zodat je weet wat je nu moet doen. Als alle workflows voor het hele jaar open staan en zichtbaar zijn, is dat helemaal niet overzichtelijk. Dat was de grootste klacht van ons personeel. AdminPulse kan je instellen zodat je alleen ziet wat relevant is. Dat zorgt voor aanzienlijk meer rust."
Die vind je in deze video's!