Accountantskantoor Borsje | Seijkens: Lekker slim budgetbeheer

Meten is weten, daarom vindt Accountantskantoor Borsje Seijkens het instellen van budgetten per klant en het berekenen van de kosten per medewerker zo belangrijk. Zo sturen ze snel bij en voeren ze  eenvoudig verbeteringen door, zowel richting klanten als binnen eigen processen. We spraken hierover met Roy Seijkens.

Ik dacht te weten wat een klant oplevert

"Het inzicht in de rentabiliteit was vroeger heel lastig. Vaak was het een kwestie van gevoel. Ik dacht te weten wat een klant oplevert en wat ongeveer de kosten zijn. Maar vaak merk je dat als mensen iets inschatten er toch afwijkingen ontstaan. Bijvoorbeeld als zaken ongemerkt langer duren. Uiteindelijk zorgt dat ervoor dat je gevoel niet altijd overeenkomt met de werkelijkheid."

Budgetten om te monitoren

"Met een budget in AdminPulse kun je monitoren hoe het ervoor staat. Wordt een budget overschreden, dan zie je dat meteen. Je kunt dan nagaan wat er precies mis gaat: Hebben we een te laag budget? Zijn er slechte afspraken gemaakt? Worden ze niet nageleefd? Of maken we zelf fouten? Op die manier kunnen we de kwaliteit verbeteren."

"Veel klanten werken al jaren met ons. Dus bij hen weten we ongeveer wat de kosten en opbrengsten zijn. Zo kunnen we doorheen het jaar monitoren en op pieken letten. Als er een piek is, kun je nagaan wat er is gebeurd. Is het extra advies, dan moeten we dat extra factureren. Of ging er iets mis? Hebben wij zelf een fout gemaakt? Dan kunnen we dat bespreken met medewerkers om te zien hoe we dit in de toekomst kunnen verbeteren."

AdminPulse budgetten laten berekenen

"We experimenteren nu meer met budgetten. Voorheen waren budgetten per klant ieder jaar ongeveer gelijk. We maten dat af aan de hand van de gepresteerde uren. Je zag dan wel of het budget te hoog of te laag was."

"AdminPulse kan budgetten zelf berekenen. Je kan een budget instellen per klant, je kan per medewerker instellen wat die werknemer eigenlijk kost. Zo krijg je inzicht in de rentabiliteit per klant en dan kun je ook zien welke klanten jaar na jaar niet presteren. Dan moet je in overleg: Wat gaat er mis? Levert de klant slecht aan? Klopt het budget niet? Zo kunnen we ingrijpen."

Onze rentabiliteit verbeteren

"In de toekomst zal onze rentabiliteit verder verbeteren. Dankzij AdminPulse kunnen we zaken goed bijhouden. Eén voordeel is dat we nu echt alles factureren wat we hebben geleverd. We monitoren of klanten wel opleveren wat we verwacht hadden. We kunnen een budget verkeerd opstellen, maar er kunnen ook fouten gebeuren vanuit de klant zoals slecht documenten aanleveren. We kunnen ze nu bijsturen en zelfs “opvoeden” om beter aan te leveren."

"We kijken ook naar ons eigen proces: Wat moeten we verbeteren om de administratie soepeler te verwerken? Waarom kost het meer tijd dan verwacht? Door die knelpunten eruit te halen, kunnen we tijdig bijsturen."

"We verwachten dat onze rentabiliteit de komende jaren omhoog gaat. Voorheen zaten we immers met ideeën over kosten en opbrengsten die niet altijd klopten. Nu kunnen we eindelijk zien of iets écht zo is."

Meer tips van Roy?

Die vind je in deze video's!

Ook zin in lekker werken tijdens piekperiodes?