Een deadline missen, het is zo gebeurd als je dossierstatussen niet centraal zichtbaar zijn. Maar dat betekent niet dat alles altijd zomaar zichtbaar moet zijn. Met individuele workflows krijgt iedereen de voor hen relevante taken te zien en krijg je een vlotte doorstroming. Rust voor jou, en al je collega’s. Dit is wat Roy Seijkens van accountantskantoor Borsje Seijkens hierover zegt:
"Ik denk dat het belangrijkste probleem is dat mensen weinig zicht hebben op de status van dossiers. Ze zeggen dat ze veel kunnen onthouden, maar kleine dingen worden toch vergeten. Door kleine verstoringen wordt het lastig om bij te houden waar ze gebleven zijn. Dat zorgt voor extra stress. Is alles compleet? Heb ik alles gedaan? Voor velen is het moeilijk om deze chaos voor te blijven."
"Zorg voor goede workflows. Dat is volgens mij het belangrijkste punt, omdat de doorstroming dan beter wordt. Gewoon al het opvolgen van zaken die moeten gebeuren wordt makkelijker. Het gaat vaak maar om kleine taken, zoals het versturen van de aangifte van de vennootschapsbelasting. Als mensen daar niet aan herinnerd worden, blijft het soms maanden liggen."
"Tijdens piekperiodes is het moeilijk om de status van dossiers goed bij te houden. Ik heb het zelf druk en dat geldt ook voor de andere medewerkers. Taken lopen door elkaar heen. Bij de jaarafsluiting zijn er posten waar we aan moeten denken, zoals de BTW, de bijtelling voor auto’s en correcties van fiscale kosten… Hierdoor wordt het monitoren van dossiers soms vergeten."
"We proberen de drukte te spreiden, door zaken eerder op te pakken. Zo blijft het niet allemaal liggen tot bijvoorbeeld de jaarafsluiting. Bijtellingen voor auto’s kunnen in het vierde kwartaal verzorgd worden, afschrijvingstabellen kunnen eerder gemaakt worden. Net zoals het boeken van administraties. Veel kantoren doen dit nog per kwartaal of jaar. Maar het kan ook maandelijks of zelfs wekelijks, afhankelijk van de wensen van de klant. Op deze manier doen we de taken doorheen het jaar en spreiden wij de drukte. Daardoor wordt ook het bijhouden van de status van dossiers makkelijker."
"Tijdens de jaarafsluiting komen alle belangrijke adviespunten voor klanten aan bod. Bijvoorbeeld: Hebben ze gebruik gemaakt van de investeringsaftrek? We attenderen klanten daarop en zorgen ervoor dat ze dossiers alvast aanleveren."
"We attenderen klanten op zaken die ze in januari en februari moeten aanleveren, zoals jaaroverzichten van de bank en hypotheek overzichten. Door klanten proactief te adviseren en te vertellen waar ze aan moeten denken, helpen we hen op tijd te starten met aanleveren. Zo spreiden we de workload. Wat voorheen per kwartaal ging, kan ook maandelijks. Klanten waarderen dat, want zo krijgen ze meer real-time informatie."
"Ik monitor de status van dossiers en stuur bij waar nodig, zodat alles tijdig af is. Daardoor wordt de werklast in het komende jaar minder zwaar."
Die vind je in deze video's!