Alex Eenink, oprichter van Begrijpt Finance B.V., heeft één missie: meer tijd overhouden voor zijn klanten. Door zijn backoffice efficiënter in te richten is hij hierin geslaagd. Hoe? Hij deelt drie concrete tips om meer rendement te behalen met het huidige team.
Begrijpt Finance B.V. is een kantoor met acht medewerkers, waarvan Alex de eigenaar is. Hij vertelt over hoe het kantoor presteerde om de backoffice efficiënter in te richten, zodat er meer tijd overblijft voor waardevolle adviezen voor de klant: “Ik ben jarenlang bezig geweest met het vinden van een goedlopende software trein en ik ben blij dat we eindelijk een effectieve oplossing hebben gevonden. Klanten openen eenvoudigweg de app op de telefoon, zien onze boekhoudkundige vragen verschijnen en antwoorden kort maar krachtig, vaak zelfs met een bijlage. Hierdoor behoud je real-time inzicht in je boekhouding.
Ook intern werken we sneller en efficiënter, vanwege de koppeling tussen pakketten en de vergaande automatisering in de backoffice. Bij ons wordt nu 50% van de administraties automatisch verwerkt. Zonder deze automatisering had ik meer personeel nodig gehad om alle taken te verwerken. Een automatiseringsgraad van 50% is niet ons einddoel, want we willen dit nog hoger tillen. Door meer te automatiseren kunnen we meer klanten helpen en groeien, zonder extra personeel.” Maar automatisering is niet het enige waar Alex zich mee bezighoudt. Hij deelt hieronder alvast drie tips, die hem verder hebben geholpen bij het realiseren van een efficiënte backoffice, te beginnen met de samenwerking met de klant.
De samenwerking met de klant is een cruciaal element in een efficiënte backoffice. Door heldere communicatie leveren klanten tijdig de benodigde documenten en facturen aan, waardoor het team op de backoffice kan doorwerken. Het scheelt een hoop tijd, wanneer je niet continu achter ontbrekende documenten aan moet. Begrijpt Finance B.V. heeft de samenwerking tussen de klant en het kantoor geoptimaliseerd door slimme software in te zetten. “Voorheen was het heel erg duwen en trekken voordat we eindelijk tot een jaarrekening of eindproduct kwamen. Daar besparen we nu flink wat tijd op, doordat klanten eenvoudig de documenten via een app onderweg aanleveren en op hetzelfde moment ook direct de vragen beantwoorden. Bij ons op kantoor blijven we zo in een soepele workflow en daarom tipt Alex: “Werk aan de samenwerking met de klant, want daar zit de meeste winst in de backoffice. Ook klanten ervaren een efficiënte samenwerking als prettig.”
Als je een administratie- of accountantskantoor beheert, dan weet je dat de communicatie nog wel eens omslachtig kan zijn. Waar voorheen er met een klant afspraken werden gemaakt, vind je die later (en soms te laat) terug op een notitieblaadje of op één van de pagina’s in het dossier. Gaat er iemand op vakantie, is een collega ziek of is de notitie tussen wal en schip beland? Dan dreigde je gauw achterop te raken, doordat het overzicht verdween: “En ja, dan sta je dus met de mond vol tanden als de klant opbelt om te vragen naar de stand van zaken. Wij houden door het gebruik van AdminPulse ons taakbeheer up-to-date, zodat iedere collega op elk moment de status van taken inziet. Hierdoor verbetert niet alleen de communicatie met de klant, maar optimaliseert het ook de relaties op de werkvloer.”
De backoffice van je kantoor is grotendeels gelijk aan de backoffice van je klanten: een verzameling slimme tools. Denk aan een programma voor je jaarrekeningen, een tool voor fiscale aangiftes, software om voorraadbeheer in te managen, een documentenmanagementtool en een gecentraliseerd boekhoudprogramma. Alex vertelt over de transformatie die het kantoor de laatste drie jaar heeft doorgemaakt: “We keken hiervoor met name naar wat de klant nodig had en wat we konden aanvullen op hun eigen pakketten. Hierdoor ben je eigenlijk altijd brandjes aan het blussen, doordat je conformeert aan de klant. We verloren alle tijd aan het monitoren van dossiers en het uitzoeken van informatie die niet aanwezig of incompleet was. Inmiddels hebben we een leidende softwarestraat, waarmee je structureel efficiënter werkt en enorm veel tijd bespaart.” En dat was hard nodig wilde er ruimte ontstaan voor meer advies.
Een efficiënte backoffice voor administratiekantoren wordt niet vanzelf geboren, maar is wel eenvoudig te realiseren.
Ben jij er klaar voor om je backoffice efficiënter in te richten en je kantoor toekomstbestendig te maken, zonder extra personeel?
Vul het formulier in en download direct het e-book: "De backoffice-gids: Meer rendement met het huidige team". Ontdek hoe je stap-voor-stap je backoffice op orde brengt.