Een zaterdagochtend, 2021. Roberto de Bruin, eigenaar van AUB administraties in Hillegom, zit in alle rust achter zijn computer te factureren. Hij ziet dat een tarief niet klopt, maar heeft geen idee hoe hij dit snel rechtzet. Dat wordt wachten tot maandag, want de helpdesk is niet bereikbaar in het weekend…
Roberto de Bruin werkte twintig jaar lang met hetzelfde lokale kantoorbeheerpakket. Uren bijhouden en facturen versturen ging daarin prima. Maar hoe langer hij ermee werkte, hoe meer er iets begon te knagen. “Een groot minpunt vond ik dat ik elke update zelf moest doen, op elke computer in ons lokale netwerk. Dat was zo een uur werk, en dat twee keer per jaar.” Geen ramp, maar dus wel verloren tijd.
Nog erger vond hij de rapportages. Standaardoverzichten waren er genoeg, maar zodra hij iets specifieks wilde, zoals een vergelijking van gewerkte en gefactureerde uren per klant, werd het zoeken. “Er zat een hele kerstboom aan keuzes in, waar ik gewoon niet uitkwam.”
Ook de tariefomschakeling aan het einde van het jaar was elk jaar weer spannend. Als Roberto de uren niet op tijd had bijgewerkt, gingen ze automatisch mee tegen het nieuwe tarief. “Het ging nooit in één keer goed. Dan had ik de leverancier weer nodig om te vertellen hoe ik dat nou moest aanpassen.”
Maar die hulp was op zaterdag niet beschikbaar. En dat was nu net het moment dat hij graag factureerde. Rustig, zonder telefoontjes of vragen van collega’s. “Maar als ik dan ergens tegenaan liep moest ik wachten tot maandag, tot de helpdesk er weer was. Dat gaf niet zozeer stress, maar wel irritatie want dan moest ik weer schuiven met mijn planning.”
De kleine irritaties stapelden zich op. Los van elkaar waren ze niet vervelend genoeg om meteen te handelen, maar bij elkaar opgeteld werd duidelijk: zo wilde Roberto niet meer werken. Daarom ging hij twee jaar geleden alternatieven bekijken. Zijn wens was helder: een online pakket voor uren en facturatie, zonder toeters en bellen. “Zulke eenvoudige pakketten bestaan tegenwoordig niet meer. Maar AdminPulse was een van de weinigen die gebruiksvriendelijk op mij overkwam.” Hij en zijn drie collega's stapten over.
De implementatie verliep online, begeleid door een vaste accountmanager. Roberto liet zijn team meekijken en gaf uitleg. Toch vielen sommige collega’s anderhalf jaar lang terug op vertrouwde Excel-lijsten. Daarin werden taken en planningen bijgehouden, terwijl het nieuwe systeem ook al draaide. Elk kantoor dat overstapt, kampt hier in meer of mindere mate mee. Roberto is eerlijk over zijn eigen rol hierin: “Het was flink wennen voor iedereen, voor mij ook. Het oude systeem werkte toen nog makkelijker, simpelweg omdat het bekend was. Dit jaar zijn we écht gestopt met Excel.”
Het meest merkbare verschil zit in de facturatie. Vroeger downloadde hij factuurmutaties handmatig, bouwde ze om naar Excel en importeerde ze in zijn financiële pakket. “Nu is het gewoon één druk op de knop en alles wordt overgezet. De rapportages zijn ook toegankelijker geworden. Ik haal nu bijvoorbeeld overzichten op per klant van wat er is gefactureerd, wat nog openstaat, en kan die eventueel exporteren voor verdere analyse.”
In het oude systeem was een fout in de urenregistratie een klein drama. “Een verkeerd tarief, uren bijboeken of uren die bij de verkeerde klant stonden. Nu pas ik dat soort dingen makkelijk zelf aan, zonder te hoeven wachten op support. En wat ik natuurlijk ook fijn vind is dat alle systeemupdates vanzelf gaan. AdminPulse draait ze op de achtergrond, dus ik hoef niet meer zelf langs al onze computers te lopen.”
Al met al kost facturatie Roberto nu minimaal 1 à 2 werkdagen minder per maand. En z’n zaterdagen achter het scherm zijn voorbij. “Die uren kan ik thuis besteden. De overige vrijgekomen tijd gaat nu op aan controlewerk, Wwft-compliance en andere zaken die normaal bleven liggen.”
AUB administraties is AdminPulse steeds verder aan het uitbouwen. Roberto kent de online support maar houdt ook een lijst bij met actiepunten die hij elk half jaar bespreekt met zijn accountmanager. Hoe lopen de processen, wat zijn knelpunten, welke nog onbekende functies zijn handig? Eén van die gesprekken leverde al een concrete toevoeging op: het referentiejaar. Om bij te houden hoeveel tijd er aan een fiscaal jaar is besteed, ook als de werkzaamheden over meerdere kalenderjaren lopen. “Die optie werd toen op mijn verzoek ingebouwd. Heel prettig.”
Kleinere kantoren hebben geen grote IT-afdeling, maar wél de vrijheid om te kiezen met wie ze verder bouwen. Dat is dan misschien ook wel de gouden tip voor kleine accountancykantoren. Niet dat je het perfecte systeem moet vinden, maar dat je een partij kiest die met je meedenkt en meegroeit.