Nooit meer zoeken naar klantinformatie: 6 tips van Numlock Accountants

Hoe kun je als accountantskantoor slimmer werken en meer tijd overhouden voor je klanten? Koen Moonen, eigenaar van Numlock Accountants, vond zijn oplossing met AdminPulse. Hij deelt zijn ervaringen en geeft tips voor andere kantoren die efficiënter willen werken.

Tijdrovende werkwijzen die je kantoor remmen

Veel accountants werken in een omgeving vol digitale én fysieke gegevens. Dat leidt tot geworstel met versnipperde informatie en tijdrovende processen:

• Meerdere systemen
  Medewerkers moeten meerdere systemen en opslaglocaties raadplegen om alle juiste informatie te vinden.
  
  
• Lokale opslag
  Gegevens staan niet in de cloud, maar op een lokale server of zitten in het hoofd van één bepaalde collega.
  
  
• Handmatig documenten verwerken
  Documenten uitwisselen verloopt soms via een tijdrovend proces van mailen, printen, handmatig ondertekenen, inscannen en terugsturen.
  
  
• Papieren aantekeningen
  Accountants maken aantekeningen op papier die vervolgens overgetypt, gescand of gefotografeerd worden.
  
  
• Alles in Excel
  Sommige kantoren proberen alles in Excel bij te houden, van urenregistratie tot administratie, en lopen tegen beperkingen aan.

Van Excel naar efficiëntie 

Ook Numlock Accountants uit Eindhoven worstelde hiermee. Het kantoor, dat mbk’ers ondersteunt met administratie, jaarrekeningen en belastingaangiftes, wilde graag groeien. Maar met een los CRM-systeem, urenpakket en financieel pakket was dat lastig. Koen Moonen, eigenaar van Numlock: “Wij weten veel van onze klanten. Maar die kennis stond verspreid over Word-documenten op de server, aantekeningen in jaarrekeningdossiers en notities in de boekhoudsoftware. Sommige informatie zat zelfs alleen in mijn hoofd en het kostte veel tijd om dat te delen met collega’s. Ik wilde alle kennis vastleggen op één plek waar iedereen alles kon vinden.”

Alles op één plek met AdminPulse

Via boekhoudplatform Yuki maakte Koen kennis met AdminPulse. In november 2022 stapte hij over. Dat leverde Numlock onder meer deze voordelen op:

• Meer overzicht en grip
• Hoger rendement per klant
• Meer tijd voor persoonlijk klantcontact
• Snellere documentcreatie met minder fouten
• Betere toegang tot klantinformatie, ook als collega's afwezig zijn

“We hebben nu veel meer controle”, zegt Koen. “Klantgegevens, e-mailcorrespondentie, planning, gewerkte uren, alles staat op één plek.”

Van handmatig naar geautomatiseerd

“Het hele proces van documentenuitwisseling hebben we geautomatiseerd via koppelingen tussen PinkWeb en AdminPulse. Alle CRM-gegevens worden automatisch gesynchroniseerd. En voor de Wwft zit in AdminPulse een registratie van je cliëntacceptatie en je kennis van de klant. Die informatie is voor alle collega’s direct toegankelijk. Voorheen was het ook lastig om te zien of we binnen budget bleven bij een klant. Nu kan ik dat in AdminPulse direct checken”, aldus Koen.

Document aanmaken met drie klikken

Een ander groot voordeel vindt Koen de automatische documentgeneratie. “Voorheen moesten we voor elke brief een bestaand document pakken en de relatiegegevens aanpassen. Met het risico dat er nog iets van een andere klant in stond. Nu kan ik met drie klikken een document genereren dat direct naar een klant kan. Dat voorkomt fouten en bespaart ons tijd.”

6 tips voor een succesvolle implementatie 

Overweeg je ook de overstap naar kantoorbeheersoftware zoals AdminPulse? Koen deelt zijn belangrijkste lessen:

1. Wijs een projectmanager aan 
   “Zorg dat één iemand volledig aan de slag kan met de implementatie. En wees zelf beschikbaar om belangrijke keuzes te maken over de inrichting.”
   
   
2. Eerst opruimen   
   “Voordat we overstapten, hebben we in onze bestaande systemen eerst alle oude rommel opgeruimd. Dus maak een export van je klantenbestand en verwijder alle overbodige data. En zorg dat er bij alle relaties een contactpersoon staat, dat is belangrijk in AdminPulse. Zo begin je met een schone basis.”
   
   
3. Structuur aanbrengen 
   “Breng de volledige structuur van holdings, werkmaatschappijen en aandeelhouders in kaart en stel dat in. Dit kost even tijd, maar helpt je later bij je Wwft-verplichtingen.”  
   
   
4. Budgetten en tarieven invoeren 
   “Voer je uren en budgetten in. Zo kun je vanaf dag één zien of je binnen budget blijft bij klanten.”
   
   
5. Begin klein 
   “Begin met een paar klanten en houd je oude systeem nog even aan. Zo kun je rustig uitvogelen hoe alles werkt en gaandeweg volledig overstappen.”
   
   
6. Wees realistisch over de doorlooptijd 
   “Na twee jaar zijn wij nog steeds bezig met het verrijken van ons systeem. Het team van AdminPulse helpt ons daarbij. Onthoud dat het tijd kost om je administratiesoftware helemaal compleet te maken, maar het gaat je uiteindelijk veel tijdswinst opleveren.” 
    

Kom naar Hixtival voor meer tips en tricks 

Wil je meer weten over automatisering en je accountantskantoor laten groeien? Kom dan op 28 november naar het Hixtival in de Basiliek in Veenendaal. Koen Moonen is daar keynote speaker en je ontdekt er de beste software voor accountants, waaronder AdminPulse. Aanmelden voor Hixtival 2024 kan hier.