Silvanna Van Graven runt al drie jaar haar eigen kantoor Van Graven Finance & Advice. ‘Als ondernemer heb je twee taken: je bent leider van het bedrijf, maar je werkt ook vakinhoudelijk. Er komt dus best veel op je af. Dat wordt alleen maar meer als je begint te groeien. AdminPulse zorgt dat alles meer gestroomlijnd verloopt en dat er minder van mij afhangt.’
Vrijgesteld van dagelijkse taken
‘Drie jaar geleden startte ik als zelfstandige omdat ik geen bedrijf vond waar ik me thuis voelde. Ik wil de werkgever zijn die ik zelf niet kon vinden en met een leuk team een hoop leuke klanten helpen. AdminPulse is een goede hulp om mezelf als werkgever vrij te stellen van dagelijkse taken en mijn werk leefbaarder te maken. Ik hoef mijn team niet dagelijks te vertellen wat ze moeten doen, want dat kunnen ze gewoon in het systeem zien. Zo heb ik meer tijd om met de sales, strategie en marketing bezig te zijn.’
Groeien met AdminPulse
‘Om te groeien heb je processen nodig en die faciliteert AdminPulse. Op een gegeven moment raak je gewoon het overzicht kwijt. Dan is een systeem als AdminPulse heel fijn. In de tool krijgen we met het hele team inzicht in wat er gedaan moet worden, wat prioriteit heeft en wat er speelt bij klanten. Niet alles moet nog door mijn handen gaan. En als er iets van mij verwacht wordt, dan krijg ik gewoon een impuls vanuit het systeem en maak ik daar een taak van. Dat zorgt ervoor dat we de capaciteit hebben om te groeien zonder dat ik me over kleine dingen zorgen hoef te maken.’
Onmisbare functies
‘Het taakbord zou ik niet meer kunnen missen. Daarin worden terugkerende taken automatisch klaargezet voor elke klant, zodat je gewoon niets kan vergeten. Dat is voor mij essentieel. Ook het relatiedossier is erg handig: daarmee heb je alle info van je klant in een overzicht. Voordien hadden we een facturatiesysteem met de basisgegevens en een tekstbestand met extra gegevens per klant. Dat was minder handig. Nu hebben we een compleet overzicht.’
Van reactief naar proactief
‘Sommige klanten trekken harder aan onze mouw dan andere. De ene vraagt elke week om hulp, de andere hoor je bijna nooit. AdminPulse herinnert ons eraan om met alle klanten bezig te zijn. Het zorgt er dus voor dat we niet meer reactief, maar proactief te werk gaan. Is er een bepaald document nog niet geaccordeerd en nadert de deadline? Dan worden we daaraan herinnerd en gaan we in gesprek met de klant. Je wordt getriggerd om dingen af te ronden die je anders laat liggen.’
AdminPulse denkt mee na
‘AdminPulse is gewoon een heel handig programma dat met alle ontwikkelingen ook steeds beter wordt. Je kan er steeds meer mee. Wij gebruiken nog niet eens alle functionaliteiten. Als we bepaalde functies missen of we hebben ideeën om het programma nog te verbeteren, kunnen we dat makkelijk met hen delen. Vinden ze het een goed idee, dan zetten ze het op de lijst en komt het er ook echt. Of ze zeggen: dat kan nu nog niet, maar je kan het het ook op deze manier oplossen. Dat ze mee nadenken met ons is ontzettend fijn.’