Waar staan we met ons kantoor? Kunnen we nog nieuwe klanten aannemen of hebben we meer accountants nodig? Wie is overbelast en wie kan bijspringen? Het zijn vragen die je jezelf als kantooreigenaar stelt en meestal beantwoordt op onderbuikgevoel. Bart De Keersmaeker, Chief Technology Officer bij AdminPulse, hoorde dit het afgelopen jaar keer op keer terugkomen bij accountantskantoren.
Beslissingen op onderbuikgevoel
“Ik heb met tientallen kantooreigenaren gesproken over hoe zij hun planning eigenlijk aanpakken”, vertelt De Keersmaeker. “En dat is bij iedereen anders. Het ene accountantskantoor werkt met een Excel-bestand dat drie mensen tegelijk aanpassen, het andere met documenten en mails die overal verspreid staan. Wat ze allemaal gemeen hadden is dat niemand echt overzicht had. Er werd vooral gewerkt op onderbuikgevoel en dat wilden wij wegnemen met een nieuwe capaciteitsplanner.”
Eén jaar, tien testers
De ontwikkeling begon ruim een jaar geleden, in samenwerking met een bewust beperkte testgroep. De Keersmaeker: “Een tiental kantoren met verschillende manieren van werken, elk met minstens tien medewerkers. Want in een klein team ken je elkaars agenda uit je hoofd. Zodra je met meerdere vestigingen werkt, of mensen die deels remote werken, geeft extra overzicht ineens veel meer rust.”
Veel variabelen
Zo’n planner bouwen is volgens De Keersmaeker niet bepaald eenvoudig. “Er zijn zoveel variabelen en data bij betrokken. Om een goede en gebruiksvriendelijke planning te kunnen maken, moet je bijvoorbeeld kunnen instellen wie wanneer aanwezig is, hoeveel uren iedereen werkt, vakanties, ziektes.”
Checklist voor een goede start
Die gegevens zitten echter veelal in het hoofd van kantoordirecteuren. Zo bleek een accountantskantoor zonder urenrooster geen uitzondering. “Een planning is maar zo goed als de gegevens erachter. Dus gaandeweg maakten we een checklist voor de data die iedere nieuwe gebruiker eerst goed moet zetten, voor je accuraat kunt plannen. Dat kostte tijd, maar we wilden niet de eerste zijn, we wilden het gewoon goed doen.”
Verrast door de waarheid
Veel kantoren hadden zelf al een idee welke richting ze op wilden. “Op basis van hun input en feedback leverden wij elke paar weken een nieuwe versie op.” Volgens De Keersmaeker reageerden veel kantooreigenaren verrast: “Ze denken te weten wie er nog ruimte in z’n agenda heeft of welke taak al af is. Wanneer ze dan de planner raadplegen, klopt hun gevoel grappig genoeg niet altijd met de cijfers in het systeem.”
Doorlopende feedback, ook na lancering
Ook na de livegang blijft De Keersmaeker sleutelen aan de tool, op basis van wat kantoren aandragen. “Het gaat ons erom dat je 's ochtends binnenkomt en in één oogopslag ziet waar je staat. Als dat nog niet lukt, wil ik dat graag weten dus alle feedback is welkom.”
Meer weten over de capaciteitsplanner van AdminPulse? Kijk op adminpulse.eu/nl/capaciteitsplanner
Dit interview is origineel gepubliceerd in de september editie van Accountant.nl
