Een eenduidige werkwijze bij de Wwft-procedure is cruciaal, want als de regels rondom Wwft geschonden worden krijgt het kantoor een boete en niet de medewerker in kwestie. Hoe je ervoor zorgt dat de Wwft goed is ingeburgerd lees je in dit blog.
69% heeft onvoldoende Wwft-kennis
Uit onderzoek van ComplianceWise blijkt dat 69% van de respondenten onvoldoende kennis heeft over de Wwft en het lastig vindt om tot een eenduidige werkwijze te komen. Terwijl er meer ruimte en tijd ontstaat voor belangrijke zaken als klantcontact, innovatie en groei als de Wwft-procedure op jouw kantoor adequaat en snel wordt uitgevoerd. Zorg er daarom als eigenaar, teamleider of relatiebeheerder van een accountantskantoor voor dat al je medewerkers dezelfde werkwijze volgen bij Wwft-procedures.
Gestandaardiseerde Wwft-procedure is noodzaak
De Wwft–regelgeving gaat steeds verder en het toezicht op de naleving ervan wordt steeds strikter. Belangrijk dus om de Wwft goed te kennen. Hoe richt je jouw organisatie voldoende Wwft-proof in, hoe monitor je klanten die zelf onder de Wwft vallen en wanneer is een Wwft-melding aan de orde?
Het is cruciaal dat iedereen weet voor wie en wanneer de Wwft van toepassing is en wat het Wwft-risicobeleid is. Hoe het cliëntenonderzoek in zijn werk gaat en waar gegevens worden vastgelegd. In welke gevallen een meldingsplicht geldt. En dat zijn nog maar enkele aspecten die te maken hebben met de Wwft. Kortom, het is belangrijk dat alle medewerkers van een accountantskantoor op de hoogte zijn van de nieuwste eisen van de Wwft.
Niet alleen in het belang van jouw accountantskantoor, maar ook in dat van je klanten. Want als een ondernemer tegen de lamp loopt omdat hij de Wwft niet naleeft kijkt hij het eerst naar jou: 'Waarom heb je mij daar niet voor gewaarschuwd?' Je bewijst hem geen dienst als je hem uit de wind houdt.
Tel daarbij op dat de consequenties er niet om liegen, in termen van boetes en reputatieschade. Met een duidelijk beleid en heldere werkwijze voorkom je dat je in zee gaat met niet-integere klanten. Door ongebruikelijke transacties te melden vervul je je maatschappelijke rol als accountant.
Hoe is dat voor jouw accountantskantoor? Hanteren jullie al dezelfde werkwijze?
Hoe pak je het aan?
Een juiste werkprodecure voor de Wwft, hoe pak je dat aan? Het is zaak om ervoor te zorgen dat je actuele gedragslijnen, procedures en maatregelen instelt die ervoor zorgen dat de vereiste cliëntenonderzoeken effectief en consequent worden uitgevoerd. Dat de zakelijke relatie met cliënten consequent wordt gemonitord. En dat de juiste maatregelen worden genomen om de risico’s op witwassen en financieren van terrorisme te beperken en te beheersen.
Dit mag in elk geval niet in je procedure ontbreken:
- Slimme tooling om cliëntonderzoeken uit te voeren volgens vaste procedures.
- Een gedegen inwerktraject voor nieuwe medewerkers.
- Beleid waarin de werkprocedure is vastgelegd.
- Kennisoverdracht via training en opleiding.
- Regelmatige updates over nieuwe Wwft-eisen.
Om het cliëntenonderzoek en de cliëntmonitoring efficiënt uit te voeren is het noodzakelijk dat jouw kantoor voldoende kennis heeft van de Wwft-verplichtingen. Vandaar ook de eis uit artikel 35 van de Wwft om ervoor te zorgen dat alle betrokken medewerkers bekend zijn met de bepalingen van de Wwft.
Bepaalde indicatoren geven aan of de herkomst of bestemming van geldstromen als verdacht worden aangemerkt. Maar zonder bewustzijn, kennis en de juiste automatisering is het ondenkbaar om verdachte transacties op te merken. Daarbij is het in de praktijk moeilijk om de juiste indicatoren en profielen op te stellen voor een goede detectie. Met als gevolg dat veel meldingen zogenaamde false positives zijn, en dus onbruikbaar. Het is arbeidsintensief om het kaf van het koren te scheiden.
Reden te meer om de juiste procedures in te stellen om snel en makkelijk clientenonderzoek te doen binnen jouw accountantskantoor. We helpen je daarmee graag op weg.
Download Wwft-checklist
AdminPulse heeft een handige checklist ontwikkeld voor accountantskantoren om de uitvoering van het cliëntenonderzoek te vergemakkelijken. Met deze checklist zet je in 6 stappen een Wwft-compliant cliëntonderzoek op. Vul dit formulier in om de checklist te downloaden.
