Une facturation consciencieuse n’est pas seulement impeccable pour vos clients, elle offre également d’autres avantages (inattendus) et des perspectives commerciales pour les bureaux d’expertise comptable. Ce blog vous donnera des conseils en vue d’une communication et d’une facturation claires, afin que les clients paient plus rapidement et soient plus satisfaits. Mais ce n’est pas tout, car vous découvrirez également comment tirer des informations précieuses de votre processus de facturation et quelles sont ces informations.
Les avantages d’un processus de facturation précis pour votre fiduciaire
- Renforcer les relations d’affaires
En établissant des factures précises pour les clients, vous faites preuve de fiabilité en tant que comptable. Une description détaillée des services prestés, y compris la distinction entre les services relevant ou non d’un forfait convenu, garantit la transparence. Ce mode de communication et de facturation clair renforce la confiance et augmente les chances d’une collaboration à long terme. - Comprendre la rentabilité
Grâce à une facturation consciencieuse et à l’enregistrement du temps, vous maîtrisez votre rentabilité. Toutes les heures prestées sont-elles effectivement facturées ? Les heures prestées correspondent-elles au temps réservé à chaque forfait ? L’enregistrement et l’affectation corrects des heures prestées aux bons clients et aux bons projets sont essentiels à l’analyse de la rentabilité. À partir de là, vous pouvez prendre des décisions commerciales éclairées, telles que la fixation des marges et du prix adéquats pour les forfaits. Nous vous en dirons plus dans un autre blog. - Cash-flow prévisible
Une facturation précise permet aux bureaux d’expertise comptable de mieux planifier et gérer les revenus et les dépenses. Grâce à une vue d’ensemble claire des factures impayées et des échéances de paiement, vous pouvez prévoir votre cash-flow avec plus de précision. Cela permet de planifier les dépenses professionnelles et d’éviter les problèmes de liquidités.
Conseils pratiques aux bureaux d’expertise comptable en vue d’optimiser le processus de facturation
Un processus de facturation précis présente des avantages pour votre bureau, mais comment organiser le processus le plus rigoureusement possible ? Voici quelques conseils pour améliorer davantage votre processus actuel.
- Fixer clairement les conditions de paiement
Fixer clairement les conditions de paiement, y compris le délai de paiement et les méthodes de paiement acceptées. Communiquez clairement ces conditions lors de l’intégration d’un nouveau client afin d’éviter les malentendus. - Automatisez les factures récurrentes et les rappels de paiement
Supprimez les tâches manuelles et automatisez-les à l’aide d’un logiciel de gestion. Envisagez d’envoyer des factures mensuelles aux clients sous forfait et des rappels de paiement en cas de dépassement du délai de paiement. Consultez votre logiciel de gestion ou votre logiciel de comptabilité pour voir ce que vous pouvez automatiser et tirez-en parti. En fonction de la taille de votre portefeuille clients, cela vous fera gagner beaucoup de temps. De plus, grâce à l’automatisation, vous pouvez toujours être sûr que les factures et les rappels sont envoyés à temps. - Utilisez un seul système pour l’enregistrement du temps et la facturation
En gardant une trace de tout dans un seul logiciel, vous êtes automatiquement plus de précis. Vous n’avez plus besoin de copier-coller les heures prestées de l’outil d’enregistrement du temps dans votre logiciel de facturation. En travaillant avec un seul logiciel (comme AdminPulse), vos heures enregistrées sont automatiquement ajoutées au projet de facture du client. Cela minimise les risques d’erreurs de facturation, garantit la transparence des factures et permet de ne jamais oublier des heures prestées lors de la facturation. - Facilitez le traitement des factures pour les clients
Veillez à ce que les clients puissent facilement traiter votre facture dans leur propre logiciel de comptabilité. Offrez différentes options, telles qu’UBL, Peppol et PDF. Placez un code QR sur la facture pour faciliter le paiement, créez un lien avec Twikey et/ou utilisez la domiciliation. Cela augmente la probabilité que les clients paient dans le délai imparti. - Contrôlez et analysez les données de facturation
Étudiez régulièrement les données relatives aux prestations de facturation, telles que le nombre de factures ouvertes, le délai moyen de paiement des clients et le nombre d’impayés. Analysez régulièrement ces données afin d’identifier des modèles ou des tendances et de découvrir les éléments perfectibles dans le processus de facturation et la communication qui l’entoure.
Conclusion : une facturation précise est une preuve d’intelligence
Une facturation et une communication consciencieuses contribuent à une bonne relation avec votre client. Vous pourrez également obtenir des informations commerciales précieuses à partir de vos activités facturées. En un mot : une facturation précise et un enregistrement correct du temps sont plus importants que vous ne le pensiez. Heureusement, il existe des mesures simples à prendre pour affiner le processus de facturation de votre bureau d’expertise comptable.
