Printemps 2022, les frères Fidan et Agron Shala fondent Plutus Accountants & Advisors, un cabinet comptable jeune et ambitieux. AdminPulse leur a rendu visite dans leur bureau flex pour découvrir ce qui motive ces comptables débordant d’énergie.
Pourquoi créer votre propre cabinet comptable ?
Nous avions toujours caressé l'idée de monter une affaire ensemble.
Dans la pratique, nous avons également vu beaucoup de choses qui pourraient être améliorées. Nous avons voulu proposer un concept différent. Nous pensons que la nouvelle génération de comptables doit se débarrasser de l'image du "comptable ennuyeux". Une approche moderne et efficace, de la numérisation, de l'automatisation et de la comptabilité en temps réel est donc indispensable.
De nombreux cabinets comptables travaillent encore de façon traditionnelle, au rythme du délai des déclarations. Or, que remarque-t-on dans la pratique ? Une fois arrivé le mois des déclarations, c’est le grand rattrapage : il faut tout rassembler et traiter en une fois. Et s’il manque quelque chose, il faut le demander et l’intégrer dans les plus brefs délais.
À l’ère du numérique, tout cela ne devrait-il pas être beaucoup plus facile et transparent ?
Nous utilisons des logiciels et des outils en nuage qui nous permettent de coopérer en toute transparence avec les clients. Nous nous chargeons également de former nos clients afin qu'ils remettent directement leurs documents au lieu de les regrouper et de les transmettre par lots plus volumineux. De cette façon, nous réduisons notre charge de travail et le client est assuré que tout sera livré à temps. Donc moins de maux de tête. Ils ont également la possibilité de créer leurs factures de vente sur notre portail, ce qui élimine une partie du travail de saisie pour nous. Grâce à ce concept en temps réel, nous pouvons facilement garder un œil sur tout et assister le client si nécessaire.
Quand avez-vous ouvert votre cabinet comptable ?
La société a été fondée en avril 2022. Nous étions déjà certifiés comme comptables fiscaux à titre individuel, mais ce n’était pas encore le cas de la société. Nous avons donc introduit une demande auprès de l’ITAA. Notre certification a été officiellement publiée début juin, ce qui correspond au lancement officiel de notre activité.
Quel parcours professionnel avez-vous suivi avant de vous lancer ?
Nous avons tous deux suivi un parcours similaire : études secondaires commerciales, puis Licence en Comptabilité et Fiscalité. Après le baccalauréat, nous avons rejoint un cabinet comptable tout en suivant une formation en Sciences Fiscales en cours du soir pour nous spécialiser davantage dans le droit fiscal national et international.
Il nous a donc fallu, pendant deux ans, travailler en journée et suivre des cours à Bruxelles le soir. Enfin, nous avons effectué notre stage et passé les examens nécessaires à l'ITAA pour obtenir notre accréditation en tant que comptables fiscaux.
Actuellement, en plus de notre formation continue, nous suivons une formation de Business Intelligence & Data Analytics.
J’ai travaillé pendant près de sept ans au sein du cabinet comptable où j’ai débuté
- et moi, pendant presque quatre ans.
Nous avons ensuite décidé de monter notre propre cabinet.
Quels ont été les principaux obstacles lors du démarrage ?
Les frais de démarrage et travaux de préparation. Bien sûr, cela dépend de la façon dont vous procédez. Il se peut que vous puissiez reprendre un certain nombre de dossiers ou apprendre le métier chez quelqu’un qui arrête sous peu. Les obstacles rencontrés sont alors différents.
Nous avons décidé de partir de zéro et de tout préfinancer nous-mêmes. L'équipement, les bureaux, les logiciels et le matériel, tout ce dont vous avez besoin. C'est sorti de notre poche et il faut voir si on peut le récupérer.
D'avril à juin, nous nous sommes attelés au travail de préparation : faire les analyses nécessaires, élaborer les procédures internes et les flux de travail, examiner ce dont nous avions besoin, etc.
Nous avons discuté avec presque tous les fournisseurs de logiciels en Belgique. Nous avons visité le Forum for the Future, nous sommes allés partout ! Nous avons étudié les logiciels et outils dans le cloud dont nous avions besoin pour optimiser à la fois nos opérations internes et la collaboration avec nos clients.
L’achat du matériel n’a pas été une sinécure : en raison de la crise des puces électroniques, nous avons eu du mal à nous faire livrer les ordinateurs qui répondaient à nos besoins. Nous avons dû agir en toute rapidité pour recevoir nos ordinateurs.
Bien entendu, nous avons également établi un plan financier pour vérifier quels étaient nos frais fixes et variables, combien de temps il nous faudrait pour récupérer notre investissement, combien de temps nos fonds propres nous permettraient de tenir, etc. Tout cela comporte bien sûr un certain risque, mais comme indépendant, il faut prendre des risques.
Certaines choses vous ont-elles surpris ?
Nous nous attendions à ce que l’afflux de nouveaux clients soit plus lent. Que la nouvelle se soit répandue si rapidement et que nous ayons déjà eu pas mal de clients avant de véritablement démarrer, cela nous a surpris. C’était une bonne chose, bien sûr, mais cela signifiait également que toutes nos procédures devaient être bien en place dès le départ. Disposer du bon logiciel et des bons processus de travail est alors très important, sinon c’est encore une perte de temps supplémentaire.
Comment faites-vous pour que tout roule comme sur des roulettes ?
Nous informons les nouveaux clients de notre concept et du fait que nous travaillons de façon entièrement numérique. Nous leur indiquons clairement que nous n'acceptons pas les factures ou documents papier.
Une fois qu’ils ont décidé de devenir client, nous réglons toutes les formalités : la rédaction de la lettre de mission, procurations, etc. Ces documents sont transmis avec un manuel clair pour l'attribution des procurations fiscales via eID ou Itsme. Tous nos documents sont signés numériquement avec la carte d’identité. Nos documents comportent un champ pour la signature. De cette façon, tous les documents que nous recevons sont valides. AdminPulse remplit alors automatiquement la fiche client et crée des tâches.
La collaboration ne prend véritablement effet qu’une fois que tout est vert et 100 % complet dans AdminPulse. Par exemple, si certains documents anti-blanchiment doivent encore être signés ou si un élément est encore en rouge, nous nous en occupons en priorité. Un des gros avantages d’AdminPulse, c’est qu’il permet de suivre tout cela et de voir la progression.
Cela nous facilite la tâche et nous rassure sur le fait que le dossier est complet. La communication avec les parties tierces est également simplifiée, car nous détenons les procurations et les documents nécessaires dès le départ.
Une fois le démarrage complet dans AdminPulse terminé, nous activons le portail client. Après notre démonstration en ligne, la collaboration peut alors se lancer.
Pour nos opérations quotidiennes, nous avons mis au point un flux de travail interne et nous avons conclu des accords clairs à ce sujet, également pour l'avenir.
Pour que tout roule comme sur des roulettes, il faut donc impérativement établir des procédures internes et disposer d’un bon aperçu des progrès réalisés. Si vous donnez des réponses claires aux questions : qui, quoi, quand, pourquoi et comment, il y a peu de chance que les choses tournent mal.
Nous sommes tous des êtres humains et tout le monde peut commettre des erreurs, mais nous devons tout de même faire de notre mieux pour éviter autant que possible ces erreurs humaines. De cette façon, vous évitez aussi le stress et le chaos dans une profession où certaines réglementations conduisent déjà à une bureaucratie kafkaïenne. Avec des accords clairs et l'automatisation de certaines étapes, nous pensons que vous pouvez éviter pas mal de problèmes et que tout peut se dérouler plus efficacement.
Quel est le but que vous vous êtes fixé ?
Pour nous, offrir un bon service et la satisfaction du client est primordial. Offrir une comptabilité en temps réel à tous les clients, quelle que soit la taille ou la forme de leur entreprise, est, selon nous, "la prochaine étape" vers la modernisation de notre profession.
Le client ne doit pas non plus avoir l'impression que nous sommes occupés. Par exemple, je ne devrais pas dire au téléphone : « Désolé s’il m’a fallu une semaine pour répondre à votre e-mail, mais j’étais occupé. » Si un client a une question ou a besoin d'aide, c'est prioritaire.
Comment décrochez-vous de nouveaux clients ?
Le bouche-à-oreille revêt une grande importance. Les jeunes échangent leurs méthodes de travail. Notre présence en ligne est également très importante. Sur notre site web, nous nous présentons comme un cabinet comptable moderne. Nous élargissons aussi notre présence sur la toile en publiant des blogs et des articles.
Notre portail client attire également les jeunes. Les clients peuvent facilement scanner et télécharger des documents avec leurs smartphones. Ils voient directement que nous l’avons reçu, ils n’ont pas à s’en inquiéter. Cela facilite la tâche du client, qui n'a plus besoin de tout classer ou de le conserver physiquement quelque part. L'ensemble de l'administration est centralisée et toujours disponible. Ainsi, nous recevons tout à temps et pouvons tout traiter dans les délais. C’est du gagnant-gagnant !
Le travail entièrement numérique est-il censé vous différencier des autres cabinets comptables ?
Nous voulons nous différencier, mais notre objectif est surtout de faciliter les choses pour nos clients. De nombreux entrepreneurs voient leur comptabilité comme un fardeau : ils doivent classer et conserver des documents quelque part, puis les remettre à leur comptable avant une certaine date. Nous voulons aider nos clients, ce qui n'est pas possible si nous ne recevons toutes les données qu'à la fin d'une période, car nous ne sommes alors au courant de rien.
C’est pourquoi nous voulons travailler avec nos clients de manière interactive et transparente. Nous les encourageons à uploader les factures d'achat ou les frais directement sur le portail, après quoi nous les intégrons dans leur comptabilité dans les 24 heures. Ils peuvent également y créer leurs factures de vente, que nous pouvons suivre facilement.
Pour un entrepreneur débutant, il n'est pas facile d'établir une facture de vente, surtout lorsque les réglementations sont complexes. Aujourd'hui, même la plus petite entreprise effectue des transactions internationales, avec des ventes à l’étranger. À cet égard, nous essayons d'aider directement nos clients, ce qui se passe à merveille via le portail.
Notre concept consiste à accompagner le client et à actualiser sa comptabilité en temps réel. Ainsi, le client est toujours au courant de ses chiffres et n'a jamais de surprises. Cela nous permet de tout suivre avec lui et de détecter, d’analyser et de corriger à temps d’éventuels problèmes.
Est-il difficile de convaincre les clients des avantages d'un cabinet comptable numérique ?
Avec les entrepreneurs débutants, c'est très facile. Comme le monde de l’entrepreneuriat est totalement nouveau pour eux, ils embrayent directement.
Et puis il y a les indépendants qui travaillent déjà de manière numérique, mais qui étaient habitués à tout uploader en une seule fois chaque trimestre. Nous les convainquons de le faire plus fréquemment. Nous demandons également un feed-back. Un client qui faisait tout par voie numérique, mais une seule fois par trimestre, le fait maintenant quotidiennement via son smartphone ou son laptop et trouve cela beaucoup plus facile. Il ne doit plus classer ses documents ni les conserver quelque part en externe.
Quant aux entrepreneurs qui souhaitent travailler avec nous, nous essayons de les convaincre de notre concept numérique. S'ils arrivent via notre site web, ils savent déjà que nous travaillons de manière entièrement numérique, car le site le mentionne.
Nous travaillons vraiment de manière 100 % numérique et ne faisons aucune exception. Si cela ne leur convient absolument pas, nous leur recommandons en toute honnêteté de chercher un autre comptable.
Quelle est la plus grande valeur ajoutée du travail numérique ?
Nous nous demandons toujours quelle est la manière la plus efficace d'aborder quelque chose. Cela ne doit pas nécessairement être par voie numérique ou électronique. Lorsque de nouvelles technologies apparaissent, nous passons le plus rapidement possible à la plus efficace.
L'objectif principal est de faciliter le travail pour le client comme pour nous.
Nous sommes très cohérents à cet égard. Par exemple, notre bureau est pratiquement vide, il n'y a que des écrans d'ordinateur et des claviers. De même, nous n'achetons ni papier, ni Post-it, ni stylos. Nous n'avons même pas de stylo pour signer des documents, car cela se fait maintenant électroniquement !
Nous n'utilisons délibérément pas d'imprimantes, mais seulement des scanners. Nous en avons besoin uniquement pour les rattrapages, lorsque nous recevons un dossier d'un client qui a toujours travaillé sur papier et veut désormais passer au numérique. Nous scannons alors tout ce qui concerne l'exercice en cours. Le client peut ensuite uploader tous les nouveaux documents via le portail.
À quoi veillez-vous lors du choix d'un logiciel pour votre cabinet comptable ?
Le logiciel à usage interne doit être flexible et fréquemment mis à jour. Il est également impératif que les logiciels puissent être couplés, ce qui nous facilite grandement la tâche.
Le logiciel destiné aux clients doit avant tout être convivial. Ici également, les intégrations sont indispensables, afin de pouvoir automatiser des flux entiers. Par exemple, les opérations financières ne sont plus traitées manuellement sur la base d'extraits PDF, mais entièrement synchronisées via CODA ou PSD2.
Tous les logiciels doivent également être des logiciels en cloud. C'est super facile : où que vous soyez, vous pouvez accéder à toutes les données sur votre tablette ou votre laptop, même si vous êtes chez le client et que vous avez besoin de quelque chose. Nous n'avons pas besoin d'imprimer quoi que ce soit. Nous apportons généralement un ordinateur portable et un écran supplémentaire, que nous installons en face du client, ce qui nous permet de tout lui montrer. Cela fonctionne parfaitement avec les logiciels en cloud et c'est également moins contraignant pour le matériel.
Automatisez-vous autant que possible ?
Nos clients, des entrepreneurs indépendants, veulent que tout se déroule le plus efficacement possible, c'est pourquoi nous essayons de trouver une manière de travailler permettant que les flux de documents se déroulent le plus facilement possible. Cela concerne aussi bien les documents entrants que les documents créés.
Par exemple, beaucoup de jeunes entrepreneurs n’ont pas uniquement un compte bancaire classique, mais utilisent également des portefeuilles en ligne ainsi que diverses passerelles de paiement telles que PayPal pour leur boutique en ligne. Ici aussi, nous recherchons les solutions nécessaires afin de permettre une synchronisation dans la comptabilité.
En tant que comptable, vous devez en effet être constamment au fait des logiciels présents sur le marché afin d'optimiser au maximum l'administration.
Le travail de saisie en tant que tâche comptable va presque complètement disparaître, ce qui ne signifie pas pour autant que notre profession est vouée à disparaître. Notre travail consistera alors à fournir des conseils fiscaux et juridiques, des analyses approfondies des chiffres, une optimisation de l'administration et du flux de travail au sein de l'entreprise. Plus vous serez à même d’y répondre rapidement en tant que cabinet comptable, mieux ce sera.
En tant que comptable, vous devez donc avoir de solides compétences techniques ?
Avec l'évolution actuelle du monde numérique et l'émergence de nouvelles technologies, en tant que comptables modernes, nous devons être à la pointe du progrès sur le plan technique.
Notre métier ne se limite plus seulement à la comptabilité-fiscalité, car nous devons en fait être capables d’accomplir toutes sortes de choses. Mais nous le faisons avec plaisir !
Avec chaque dossier, nous apprenons quelque chose de nouveau, que nous pouvons ensuite réutiliser pour un autre client.
Au début de la collaboration, nous effectuons une petite recherche avec le client. Travaillera-t-il avec des factures de vente, des reçus quotidiens ? Quels sont ses comptes bancaires ? Jusqu'où le client veut-il aller dans la numérisation ?
Ensuite, nous effectuons la configuration et réalisons les intégrations nécessaires afin que tout se déroule automatiquement.
Au début, nous présentons au client une brève démonstration du fonctionnement de son portail et de ce qu'il peut y faire. Ensuite, la collaboration peut commencer et nous pouvons assister le client si nécessaire.
Vous affichez carrément les honoraires de votre cabinet comptable sur votre site ?
Nous essayons toujours de nous mettre à la place du client. Imaginons que celui-ci découvre un site qui lui semble intéressant mais qui ne comporte aucune indication de prix. Il devra alors prendre rendez-vous pour connaître les tarifs. Nous ne cautionnons pas cette pratique. Nous trouvons plus facile que les clients potentiels puissent déjà avoir une idée approximative des honoraires que nous pratiquons. Ils savent ainsi à quoi s’attendre.
Les honoraires indiqués sur notre site sont des prix de départ. Ils sont donnés à titre indicatif et adaptés aux jeunes entreprises. En fonction du secteur et d’autres paramètres, nous convenons ensuite d’une tarification concrète et correcte.
Vous travaillez avec des honoraires fixes ?
L’internet joue un rôle important à cet égard. Vous ne payez pas non plus Netflix en fonction du nombre de films que vous regardez ou Spotify en fonction du nombre de chansons que vous écoutez, n’est-ce pas ? Spotify ou Netflix proposent des formules « premium » aux personnes qui désirent bénéficier de fonctionnalités supplémentaires. Nous travaillons de la même façon.
Nous ne nous contentons pas de comptabiliser les heures prestées pour ensuite les facturer. Rien de plus désagréable pour le client que de poser une question ou de prendre rendez-vous pour ensuite se voir facturer des heures de travail en plus.
Nous voulons faire preuve de transparence et éviter les mauvaises surprises au client.
C’est pourquoi nous pratiquons des honoraires fixes, dont nous convenons avec lui. Évidemment, lorsque le client grandit, nous grandissons avec lui. Mais nous en discutons toujours au préalable.
Est-il vrai que c’est la numérisation qui vous permet de proposer des tarifs aussi avantageux ?
Certains veulent devenir clients chez nous parce qu’ils trouvent nos prix intéressants. Si nous sommes en mesure de maintenir ces honoraires, c’est uniquement parce que nous travaillons autant que possible par voie numérique et toujours dans un souci d’efficacité. Nous en serions bien incapables si nos clients nous apportaient tous leurs documents trimestriels en même temps.
Nous attendons de nos clients qu’ils nous transmettent tous leurs documents au plus vite.
Nous travaillons avec plusieurs logiciels qui utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’intelligence artificielle (IA). Tout ce qui nous parvient par voie numérique est traité par OCR et IA. Le logiciel donne déjà des suggestions de réservation.
Lorsque nos clients créent une facture de vente sur le portail, celle-ci est également saisie automatiquement.
Notre travail de comptable consiste alors à vérifier si les règles fiscales ont été correctement appliquées ou si les coûts ont été correctement répartis. Nous devons parfois procéder à un ajustement, mais la plupart du temps, une simple vérification suffit pour clôturer la réservation.
Lors du salon de Finplex, il a été dit que le nombre d’entreprises avait augmenté mais que le nombre de cabinets comptables était resté le même. Il faut donc faire plus de travail avec le même nombre de personnes. En utilisant le bon logiciel et en travaillant efficacement, nous sommes en mesure de traiter davantage de dossiers.
Ce que nous voulons, ce n’est pas saisir des données, mais uniquement conseiller le client. Non pas faire des réservations comptables, mais être à ses côtés et lui apporter notre aide lorsqu’il en a besoin.
Et en cas de coûts imprévus, un contrôle fiscal par exemple ?
Tout cela fait l’objet d’une discussion préalable. Nous créons une lettre de mission dans AdminPulse. C’est un contrat qui nous relie au client. Celui-ci prévoit des honoraires standard pour les missions récurrentes : comptabilité, fiscalité, TVA, etc. Les services exceptionnels, contrôle fiscal ou demande de ruling fiscal par exemple, font l’objet d’une tarification distincte. Il s’agit bien souvent d’un tarif horaire, dont nous convenons également à l’avance avec le client.
Comment contrôlez-vous la rentabilité de votre bureau ?
Avant de créer notre bureau, nous avons naturellement établi un plan financier. Nous avons fait une estimation des prix que nous pouvions demander, du nombre d’heures de travail que cela représentait et du nombre d’heures que nous pourrions gagner en automatisant nos procédures et en travaillant de manière efficace. C’est ainsi que nous avons fixé nos prix de départ.
Pour l’instant, nous ne comptabilisons pas nos heures. Nous nous fions à notre intuition et sentons quand une affaire demande beaucoup plus de travail que prévu. Lorsque c’est le cas, nous fixons un entretien avec le client et nous lui faisons clairement savoir qu’il aura besoin de plus de services que ce qui a été convenu au départ.
