Voorjaar 2022, de broers Fidan en Agron Shala richten Plutus Accountants & Advisors op, een jong en ambitieus accountantskantoor. AdminPulse bezocht ze in hun flex office om te horen wat deze energieke accountants drijft.
Waarom wilden jullie zelf een accountantskantoor beginnen?
We hebben altijd al met de gedachte gespeeld om samen een bedrijf te runnen.
In de praktijk zagen we ook een heleboel zaken die beter konden. Wij wilden met een ander concept komen. We vinden dat de nieuwe generatie accountants het imago van de ‘saaie boekhouder’ moet wegwerken. Een moderne en efficiënte aanpak van digitalisering, automatisering en realtime accounting is dus een must.
Veel boekhoudkantoren werken nog klassiek, gedreven door de deadlines van de aangiftes. Wat zie je dan in de praktijk? In de maand van de btw-aangifte moet er een inhaalbeweging gebeuren, alle documenten worden in één keer binnengehaald en verwerkt. Ontbreekt er nog iets, dan moet dat nog opgevraagd en verwerkt worden binnen die hele korte termijn.
In dit digitaal tijdperk moet dat toch allemaal veel makkelijker en transparanter kunnen?
We maken gebruik van cloud software en tools om transparant te kunnen samenwerken met de klant. We leiden onze klanten daarin ook op zodat ze hun documenten direct bezorgen in plaats van deze te bundelen en in grotere batches door te sturen. Zo verlagen wij onze werkdruk en de klant is er zeker van dat alles tijdig bezorgd werd. Minder kopzorgen dus. Ze kunnen ook hun verkoopfacturen in het portaal aanmaken, waardoor er een gedeelte van het inputwerk wegvalt voor ons. Dankzij dit realtime concept kunnen we alles gemakkelijk monitoren en kunnen we de klant bijstaan waar nodig.
Wanneer zijn jullie met het accountantskantoor gestart?
De vennootschap is opgericht in april 2022. Wij hadden onze erkenning als fiscaal-accountants al, maar de vennootschap moest nog erkend worden. Dat hebben we aangevraagd bij het ITAA en begin juni werd onze erkenning officieel gepubliceerd. Vanaf toen zijn we dan officieel van start gegaan.
Wat was jullie loopbaan voordat jullie als zelfstandige accountant begonnen?
We hebben allebei ongeveer hetzelfde traject gevolgd: Handel in het middelbaar, daarna Bachelor Accountancy-Fiscaliteit. Na de bachelor zijn we van start gegaan in een accountantskantoor en intussen ook begonnen met de studie Fiscale Wetenschappen in Brussel om ons verder te specialiseren in de nationale en internationale fiscale wetgeving.
Gedurende deze studies hebben we dus twee jaar overdag gewerkt en ‘s avonds lessen gevolgd in Brussel. Uiteindelijk hebben wij onze stage en de nodige examens afgelegd bij het ITAA om onze erkenning als Fiscaal-Accountants te krijgen.
Op dit moment volgen we naast onze permanente vorming nog een opleiding Business Intelligence & Data Analytics.
Ik heb bijna 7 jaar bij het accountantskantoor gewerkt waar ik gestart ben
- en ik bijna 4 jaar.
Daarna hebben we besloten om zelf van start te gaan.
Wat waren de grootste obstakels bij de opstart?
De opstartkosten en het voorbereidingswerk. Dat is natuurlijk afhankelijk van hoe je opstart. Het kan zijn dat je een aantal dossiers kan overnemen, of dat je je ergens kan gaan inwerken bij iemand die klaarstaat om overgenomen te worden. Dan kom je andere obstakels tegen.
Wij hebben besloten om vanaf nul te beginnen en alles zelf voor te financieren. De uitrusting, de offices, de soft- en hardware, alle zaken die je nodig hebt. Dat kwam uit onze eigen pocket en dan moet je zien dat je dat kan terugverdienen.
Van april tot juni zijn we eigenlijk volledig bezig geweest met het voorbereidingswerk: de nodige analyses maken, de interne procedures en workflows uitwerken, bekijken wat we nodig hadden, enz.
We hebben met bijna alle softwareleveranciers in België gesproken. We zijn naar het Forum for the Future geweest, we zijn overal geweest! We bestudeerden welke cloud software en tools we nodig hadden om zowel onze interne werking als de samenwerking met de klant te optimaliseren.
De nodige hardware kopen was ook erg moeilijk, want door de crisis in de chipindustrie waren er leveringsproblemen met de computers die aan onze voorwaarden voldeden. We moesten echt snel zijn om onze computers vast te krijgen.
Uiteraard hebben we ook een financieel plan gemaakt om na te gaan wat onze vaste en variabele kosten zijn, hoelang gaat het duren om de investeringen te recupereren, hoelang kunnen we met ons eigen geld verder, enz. Aan zo’n opstart hangen inderdaad risico’s, maar als zelfstandige moet je wat risico’s nemen.
Zijn jullie zaken tegengekomen die je niet had verwacht?
We hadden verwacht dat de instroom van nieuwe klanten trager zou verlopen. Het was een verrassing dat het zo snel rondverteld werd en dat we al heel wat klanten hadden voordat we echt van start konden gaan. Dat was natuurlijk positief, maar het betekende ook dat alle procedures meteen efficiënt moesten verlopen. Dan is het belangrijk dat je de juiste werkprocessen en software voorziet, want anders verlies je daar weer tijd aan.
Hoe zorgen jullie dat alles op rolletjes loopt?
We vertellen nieuwe klanten over ons concept en dat we volledig digitaal werken. We maken ze duidelijk dat we geen papieren facturen of documenten aanvaarden.
Zodra ze besluiten klant te worden, brengen we alle formaliteiten in orde zoals de opmaak van de opdrachtbrief en de volmacht. Deze documenten worden samen met een overzichtelijke handleiding voor de toewijzing van de digitale fiscale mandaten doorgestuurd. Onze documenten worden bij voorkeur elektronisch ondertekend met de identiteitskaart. We voorzien op onze documenten een zone voor dergelijke elektronische ondertekening, zo krijgen wij alles geldig binnen. Het klantdossier in AdminPulse wordt dan ook automatisch vervolledigd en de nodige taken worden aangemaakt.
Wij gaan pas een samenwerking aan als in AdminPulse alles op 100% en in het groen staat. Als er bijvoorbeeld nog anti-witwasdocumenten getekend moeten worden of als er nog iets in het rood staat, dan gaan we daar eerst achteraan. Een groot voordeel van AdminPulse is dat je alle stappen kan opvolgen en dat je de progressie kan zien.
Dat maakt voor ons het werk ook gemakkelijker en zijn we gerustgesteld dat het dossier volledig is. De communicatie met externe partijen gebeurt eveneens probleemloos aangezien wij de nodige volmachten en documenten vanaf het begin in bezit hebben.
Nadat de volledige opstart in AdminPulse achter de rug is, gaan we over naar het opzetten van het klantenportaal. Na onze online demo kan de samenwerking dan definitief starten.
Voor onze dagelijkse werking hebben we een interne workflow uitgewerkt en daar duidelijke afspraken over gemaakt, ook naar de toekomst toe.
Dus om alles op rolletjes te laten verlopen zijn interne procedures en het zicht hebben op de vooruitgang en de stand van zaken zeer belangrijk. Als je duidelijke antwoorden geeft op de vragen: wie, wat, wanneer, waarom en hoe, dan kan er weinig verkeerd gaan.
We zijn allemaal mensen en iedereen kan zich uiteraard eens vergissen, maar toch moeten we ons best doen om die human errors zoveel mogelijk te voorkomen. Zo vermijd je ook stres en chaos in een beroep waarin bepaalde regelgevingen al leiden tot kafkaëske bureaucratie. Met duidelijke afspraken en het automatiseren van bepaalde stappen vermijd je volgens ons al redelijk wat problemen en kan alles efficiënter verlopen.
Wat is jullie doel?
Voor ons staat het aanbieden van een goede service en de tevredenheid van de klant op de eerste plaats. Het aanbieden van realtime accounting aan alle klanten, ongeacht de grootte of de vorm van de onderneming, is volgens ons ‘the next step’ naar de modernisering van ons beroep.
De klant mag ook niet voelen dat wij het druk hebben. Ik mag bijvoorbeeld niet aan de telefoon zeggen ‘Sorry, die mail is een week blijven liggen omdat ik het druk heb’. Als een klant een vraag heeft of hulp nodig heeft, dan heeft dat prioriteit.
Hoe komen jullie aan nieuwe klanten?
Mond-tot-mond reclame is super belangrijk. Jonge mensen spreken onder elkaar over hoe ze werken. Onze online aanwezigheid is ook heel belangrijk. Op onze website presenteren we ons als modern accountantskantoor en via blogs en artikels breiden we onze presentie op het web ook uit.
Het klantenportaal trekt ook jonge mensen aan. Klanten kunnen makkelijk met hun smartphone documenten inscannen en opladen. Ze zien direct dat het bij ons aangekomen is en hoeven zich daar verder geen zorgen over te maken. Dit maakt het voor de klant makkelijker, want die hoeft niet meer alles te klasseren of ergens fysiek te bewaren. De volledige administratie wordt gecentraliseerd en is altijd beschikbaar. We krijgen zo alles op tijd binnen waardoor de verwerking snel en tijdig kan gebeuren, het is dus een win-winsituatie!
Jullie werken volledig digitaal. Is dat om jullie te onderscheiden van andere accountantskantoren?
We willen ons onderscheiden, maar we willen vooral het onze klanten makkelijker maken. Veel ondernemers zien hun boekhouding als een last: ze moeten documenten ergens klasseren en bewaren en die dan voor een bepaalde datum aan hun accountant bezorgen. Wij willen onze klanten helpen en dat gaat niet als je pas op het einde van een periode alle gegevens krijgt, want dan ben je nergens van op de hoogte.
Daarom willen wij met onze klanten interactief en op een transparante manier samenwerken. We moedigen ze aan om aankoopfacturen of kosten direct op te laden naar het portaal en binnen de 24u verwerken wij deze in hun boekhouding. Ze kunnen er ook hun verkoopfacturen in maken, deze kunnen door ons gemakkelijk opgevolgd worden.
Zeker voor een starter is het niet makkelijk om een verkoopfactuur te maken, vooral niet in complexe regelingen. Zelfs de kleinste onderneming komt tegenwoordig in aanraking met internationale verrichtingen, met verkopen aan het buitenland. Wij proberen onze klanten hier direct in bij te staan, dat gaat perfect via het portaal.
Ons concept is de klant begeleiden en de boekhouding in realtime bijwerken zodat de klanten steeds op de hoogte zijn van hun cijfers. Zo komen ze nooit voor verrassingen te staan. Wij kunnen alles mee opvolgen en ook op tijd mogelijke problemen detecteren, analyseren en eventueel corrigeren.
Is het moeilijk om klanten te overtuigen van de voordelen van een digitaal accountantskantoor?
Bij starters is dat heel makkelijk. De wereld van zelfstandig ondernemen is helemaal nieuw voor hen, ze zijn direct mee in ons verhaal.
Dan zijn er de zelfstandigen die al digitaal werken, maar die het gewoon waren om ieder kwartaal alles in één keer te uploaden. Die overtuigen we om dat met een grotere frequentie te doen. We vragen ook feedback. Een klant die alles digitaal deed, maar wel slechts één keer per kwartaal, doet dat nu dagelijks via zijn smartphone of laptop en hij vindt dat veel makkelijker. Hij hoeft niet meer te klasseren of de documenten ergens extern te bewaren.
Ondernemers die interesse hebben om met ons samen te werken, proberen we te overtuigen van ons digitaal verhaal. Als ze via onze website komen, weten ze dat al want daar staat dat we volledig digitaal werken.
We werken écht 100% digitaal, we maken geen uitzonderingen. Als dat absoluut niet gaat, dan zeggen we eerlijk dat ze best een andere boekhouder zoeken.
Wat is de grootste meerwaarde van digitaal werken?
Wij stellen ons altijd de vraag wat de meest efficiënte manier is om iets aan te pakken. Dat moet niet per se digitaal of elektronisch zijn. Als er nieuwe technologieën komen, dan schakelen we zo snel mogelijk over naar de meest efficiënte.
Het hoofddoel is dat het werk voor de klant én voor ons makkelijker wordt.
We zijn daar heel consequent in. Ons bureau is bijvoorbeeld bijna leeg, daar staan alleen computerschermen en toetsenborden op. We kopen ook geen papier, post-its of pennen. We hebben niet eens een pen om documenten te tekenen, dat gebeurt nu elektronisch!
We gebruiken bewust geen printers, maar enkel scanners. Het enige waar we die voor nodig hebben, is voor inhaalbewegingen. Voor als er een dossier binnenkomt van een klant die altijd op papier heeft gewerkt en nu wil overschakelen naar digitaal. Wij scannen dan alles in van het lopende boekjaar. Daarna kan de klant alle nieuwe documenten via het portaal uploaden.
Waarop letten jullie bij het kiezen van software voor jullie accountantskantoor?
De software voor intern gebruik moet flexibel zijn en frequent updaten. Het is ook absoluut noodzakelijk dat software aan elkaar gekoppeld kan worden. Dat maakt het werk voor ons veel makkelijker.
De software voor de klanten moet in de eerste plaats gebruiksvriendelijk zijn. Integraties zijn ook hier onontbeerlijk, zodat we hele stromen kunnen automatiseren. Financiële verrichtingen worden bijvoorbeeld niet meer manueel verwerkt op basis van PDF-uittreksels, deze worden volledig via CODA of PSD2 gesynchroniseerd.
Alle software moet ook cloud software zijn. Dat is super gemakkelijk: je kan overal op je tablet of op je laptop aan alle gegevens. Ook als je bij de klant bent en iets nodig hebt. We hoeven niets af te drukken. We brengen meestal een laptop en een extra scherm mee, we zetten dat voor de klant en dan kunnen we alles tonen. Dat werkt perfect met cloud software en het is ook minder belastend voor je hardware.
Jullie automatiseren zoveel mogelijk?
Onze klanten, zelfstandige ondernemers, willen dat alles zo efficiënt mogelijk gebeurt. Daarom proberen wij een manier van werken te vinden om de documentstromen zo makkelijk mogelijk te laten verlopen. Dat gaat zowel over de documenten die binnenkomen als over de documenten die gecreëerd worden.
Heel veel jonge ondernemers hebben bijvoorbeeld niet alleen een klassieke bankrekening, maar gebruiken ook online wallets en verschillende payment gateways zoals PayPal voor hun webshop. Ook hier zoeken wij naar de nodige oplossingen om een synchronisatie in de boekhouding mogelijk te maken.
Als accountant moet je eigenlijk steeds op de hoogte blijven van de software die op de markt zijn, zodat je de administratie zoveel mogelijk kan optimaliseren.
Inputwerk als taak voor de accountant zal bijna volledig verdwijnen, wat niet betekent dat ons beroep zal uitsterven. Onze taak zal dan bestaan uit fiscaal-juridisch advies, diepgaande analyses van de cijfers, optimaliseren van de administratie en de workflow binnen de onderneming. Hoe sneller je als accountantskantoor daarop kan inspelen, hoe beter.
Als accountant moet je dus technisch goed zijn?
Met de huidige ontwikkelingen in de digitale wereld en de opkomst van nieuwe technologieën moeten wij als moderne accountants er technisch sterk voor staan.
Onze job is niet meer gewoon accountancy-fiscaliteit, we moeten eigenlijk van alles kunnen. Maar wij doen dat graag!
Bij elk dossier leer je wel iets nieuws en dat kan je dan weer gebruiken bij een andere klant.
In het begin van de samenwerking doen we een klein onderzoek met de klant. Gaat die met verkoopfacturen werken, met dagontvangsten? Welke bankrekeningen zijn er? Hoever wil de klant gaan met digitaliseren?
Daarna doen wij de setup en voorzien wij de nodige integraties, zodat alles automatisch verloopt.
In het begin geven wij de klant een korte demo van hoe hun portaal werkt en wat ze er allemaal in kunnen doen. Hierna kan de samenwerking van start gaan en kunnen wij de klant bijstaan waar nodig.
Wij proberen ons altijd in de schoenen van de klant te verplaatsen. Stel dat die op een website komt waarop het aanbod heel interessant lijkt, maar er nergens een indicatie van de prijzen is. Je moet eerst een afspraak maken om achter de tarieven te komen. Daar staan wij niet achter. We vinden het makkelijker als mogelijke klanten al kunnen zien wat ongeveer de tarieven zijn, zo weten ze waarmee ze rekening moeten houden.
De tarieven op onze website zijn onze startersprijzen. Dat zijn indicatieve prijzen, gefocust op startende ondernemingen. Afhankelijk van de sector en bijkomende zaken spreken we dan een concrete en juiste prijs af.
Jullie werken met vaste prijzen?
Het internet speelt hierin een belangrijke rol. Je gaat toch ook niet Netflix betalen op basis van het aantal films dat je gaat bekijken, of Spotify op basis van het aantal liedjes waar je naar luistert? Je hebt bij Spotify of Netflix premium formules, voor als je meer features wil. Zo werken wij eigenlijk ook.
Wat we niet doen is uren registreren om die dan te factureren. Het is niet fijn voor de klant als die eens een vraag stelt of een afspraak wil waardoor er ineens een rekening voor extra gepresteerde uren komt.
Wij willen transparant zijn, zodat de klant niet voor vervelende verrassingen komt te staan. Daarom werken we met vaste prijzen, die we met de klant afspreken. Het is natuurlijk ook zo dat als de klant groeit, wij meegroeien. Dat bespreken we natuurlijk altijd.
Klopt het dat jullie de prijs zo laag kunnen houden dankzij digitalisering?
Sommigen willen bij ons klant worden omdat ze onze tarieven aantrekkelijk vinden. Wij kunnen die prijzen alleen houden als alles zoveel mogelijk digitaal gaat en efficiënt verwerkt kan worden. Als klanten al hun documenten per kwartaal in één keer bij ons binnenbrengen, dan kan dat nooit lukken.
Wij verwachten van onze klanten dat ze ons alle documenten snel bezorgen.
We werken met verschillende softwares, die OCR en AI gebruiken. Alles wat digitaal binnenkomt, wordt door de OCR herkenning en AI voorbereid. De software doet al boekingsvoorstellen.
Als onze klanten een verkoopfactuur maken op het portaal, is die ook automatisch ingeboekt.
Onze taak als accountants is dan controleren of de fiscale regels juist zijn toegepast, of kosten juist zijn toegewezen. Soms moeten we daar nog een aanpassing doen maar meestal is het gewoon verifiëren en de boeking is gedaan.
Op Allemaal Digitaal van Finplex werd verteld dat het aantal ondernemingen is gestegen, maar dat het aantal accountantskantoren gelijk is gebleven. Met hetzelfde aantal mensen moet meer werk gedaan worden. Door de juiste software te gebruiken en door efficiënt te werken, kunnen wij meer dossiers behandelen.
Wij willen volledig switchen van inputters naar adviesverleners. In plaats van boekingswerk te doen, staan we naast de klant en kunnen wij deze tijdig bijstaan waar nodig.
Wat dan met onverwachte kosten, zoals een fiscale controle bijvoorbeeld?
Dat wordt allemaal besproken. We maken een opdrachtbrief in AdminPulse. Dat is een contract met de klant. Daarin zijn de standaard tarieven voorzien voor recurrente opdrachten zoals boekhouding, fiscaliteit, BTW en dergelijke. Er is een apart tarief voor uitzonderlijke zaken zoals een fiscale controle, of de aanvraag van een fiscale ruling. Dat is dan vaak wel een uurtarief. We spreken dat ook op voorhand met de klant af.
Hoe houden jullie de rentabiliteit van jullie eigen kantoor in de gaten?
Voordat we van start zijn gegaan met ons kantoor hebben we natuurlijk een financieel plan gemaakt. We hebben onderzocht wat de prijzen ongeveer kunnen zijn, hoeveel uur werk dat vertegenwoordigt en hoeveel uur werk we kunnen wegwerken door automatisering en efficiënt werken. Zo zijn we op die startprijzen uitgekomen.
Wij houden ons momenteel niet bezig met tijdsregistratie. Voorlopig vertrouwen we op ons buikgevoel dat ons waarschuwt als we ergens veel meer werk aan hebben. Als dat gebeurt, dan houden we een gesprek met de klant zelf. We maken de klant dan duidelijk dat die uitgebreidere diensten nodig heeft dan wat afgesproken was.
