Algemene voorwaarden

Dit zijn de Algemene Voorwaarden van AdminPulse BV met maatschappelijke zetel te 2880 Bornem, Het Huis, Stationsplein 1 en met ondernemingsnummer 0475.384.429 (RPR – Antwerpen, afdeling Mechelen) (hierna “AdminPulse BV”), en de klant. Als klant wordt aangemerkt: de professionele klant die de diensten van AdminPulse BV gebruikt voor professionele of gemengde doeleinden, met uitzondering van consumenten. De Belgische wetgeving inzake consumentenbescherming is niet van toepassing.

 

1. DEFINITIES

In deze Algemene Voorwaarden gehanteerde definities hebben, zowel in het enkelvoud als het
meervoud, de betekenis die daaraan is toegekend in de Overeenkomst of zoals hieronder beschreven:

1.1. Algemene Voorwaarden: deze algemene leveringsvoorwaarden voor het gebruik en de levering
van de Diensten.

1.2. Beheerder: de Eindgebruiker die verantwoordelijk is voor het Beheeraccount en die de
uitgebreidste gebruiksrechten op de Software heeft.

1.3. Beheerderaccount: het gebruiksaccount die alleen toegankelijk is voor en gebruikt kan worden
door de Beheerder.

1.4. Diensten: de diensten die AdminPulse BV verleent aan Klant zoals beschreven in de Overeenkomst,
waaronder begrepen, de levering van Software en diensten op het gebied van training en
consultancy.
1.5. Eindgebruiker: een natuurlijke persoon die onder verantwoordelijkheid van Klant gebruik maakt
van en als gebruiker kan inloggen in de omgeving van de Software van Klant.

1.6. Eindgebruikersaccount: een persoonsgebonden gebruikersaccount voor het gebruik van de
Software, met inbegrip van het Beheerderaccount.

1.7. Klant: degene die op basis van de Overeenkomst de Diensten afneemt.

1.8. Overeenkomst: de overeenkomst tussen Klant en AdminPulse BV op grond waarvan AdminPulse BV de
Diensten zal leveren aan Klant en waarvan de Algemene Voorwaarden onlosmakelijk onderdeel
uitmaken.

1.9. Partij(en): AdminPulse BV en Klant individueel als Partij of gezamenlijk als Partijen.

1.10. Software: de Dienst bestaande uit een software functionaliteit die wordt geïnstalleerd binnen de
eigen ICT-infrastructuur van Klant of op basis van Software as a Service ‘op afstand’ via internet
of een ander datanetwerk aan Klant beschikbaar wordt gesteld en beschikbaar gehouden.

1.11. Trial: een probeerversie van de Software waarmee Klant de Software gedurende een beperkte
tijdsperiode kosteloos kan gebruiken, waarna Klant moet overschakelen op een betaalde versie.

1.12. Website: https://www.adminpulse.eu.

 

2. TOEPASSELIJKHEID

2.1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten,
waaronder begrepen de Overeenkomst, waarbij Diensten door AdminPulse BV aan Klant worden
geleverd.

2.2. De Algemene Voorwaarden zijn opgebouwd uit een algemeen deel en een aantal aanvullende
modules. De voorwaarden uit het algemeen deel zijn van toepassing op iedere Overeenkomst
die AdminPulse BV met Klant sluit. Afhankelijk van de afgenomen Diensten kunnen aanvullend een of
meerdere modules van toepassing zijn. Bij tegenstrijdigheden tussen het algemene deel en een
specifieke module, prevaleren de afspraken uit de desbetreffende module.

2.3. AdminPulse BV is gerechtigd gedurende de looptijd van de Overeenkomst deze Algemene Voorwaarden
te wijzigen na voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan Klant met inachtneming van een
termijn van tenminste één (1) maand voor de inwerkingtreding. De Klant heeft in dit geval het
recht om de Overeenkomst op te zeggen met ingang op de datum van inwerkingtreding van de
betreffende wijziging en zonder betaling van enige schadevergoeding, mits verzending van een
aangetekend schrijven aan AdminPulse BV voorafgaand aan de datum van inwerkingtreding van de
betreffende wijziging.

2.4. Indien enige bepaling van de Algemene Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de
overige bepalingen van de Algemene Voorwaarden onverminderd van kracht blijven. AdminPulse BV
zal in dat geval met de Klant te goeder trouw onderhandelen om een nieuwe bepaling ter
vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk
het doel en de strekking van de nietige dan wel vernietigde bepalingen in acht wordt genomen.

2.5. Mondelinge mededelingen, toezeggingen, aanbiedingen of afspraken hebben uitdrukkelijk geen
rechtskracht, tenzij deze schriftelijk door AdminPulse BV zijn bevestigd.

3. TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST

3.1. De Overeenkomst kan tot stand komen door (i) het aanbod op de voorgeschreven wijze te
accepteren of (ii) door de Diensten – wat ook het zich registreren voor de Trial omvat – via de
Website te bestellen, waarna de Diensten door AdminPulse BV langs elektronische weg zullen worden
bevestigd. Bij het bestellen van de Diensten via de Website zal de (potentiële) Klant altijd worden
gevraagd de Algemene Voorwaarden van AdminPulse BV te aanvaarden. Klant erkent uitdrukkelijk dat
elke aanvaarding van de Algemene Voorwaarden langs elektronische weg aanleiding geeft tot
een geldige Overeenkomst.

3.2. Iedereen die deze Overeenkomst aangaat namens een rechtspersoon, verklaart en garandeert
dat hij wettelijk bevoegd is om deze rechtspersoon te binden aan deze Algemene Voorwaarden.
AdminPulse BV heeft te allen tijde het recht om aanvullende informatie te vragen over de ondertekenaar
en de (potentiële) Klant.

3.3. Klant verklaart en garandeert in ieder geval (i) dat alle verstrekte (registratie)gegevens volledig,
waarheidsgetrouw en accuraat zijn en (ii) dat hij over de juistheid ervan zal waken.

4. UITVOERING OVEREENKOMST

4.1. AdminPulse BV zal zich inspannen de Diensten als een goed opdrachtnemer en met zorg uit te voeren
conform het bepaalde in de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden. De Diensten worden
uitgevoerd op basis van een inspanningsverplichting, tenzij expliciet anders overeengekomen.

4.2. Klant zal tijdig de voor AdminPulse BV, in redelijkheid voor de uitvoering van de Overeenkomst,
noodzakelijk geachte informatie en medewerking verschaffen. Klant staat ervoor in dat de door
haar aangeleverde informatie juist en volledig is.

4.3. Klant is verantwoordelijk voor het beheer, waaronder controle van de instellingen, van het gebruik
van de door AdminPulse BV geleverde Diensten en de wijze waarop de resultaten van de Diensten
worden ingezet. Klant is tevens verantwoordelijk voor de instructie aan en het gebruik door
Eindgebruikers.

4.4. Ingeval medewerkers van AdminPulse BV op locatie van Klant werkzaamheden verrichten, draagt Klant
kosteloos zorg voor de door die medewerkers in redelijkheid gewenste faciliteiten, zoals een
werkruimte met computer-, data- en telecommunicatie faciliteiten. De werkruimte en faciliteiten
zullen voldoen aan alle wettelijke en overigens geldende eisen betreffende
arbeidsomstandigheden. Klant zal de binnen haar organisatie geldende huis- en
beveiligingsregels vóór aanvang van de werkzaamheden aan de door AdminPulse BV ingezette
medewerkers kenbaar maken.

4.5. Alle door AdminPulse BV genoemde termijnen zijn naar beste weten vastgesteld op grond van de
gegevens die bij het aangaan van de Overeenkomst bij AdminPulse BV bekend waren en zullen zoveel
mogelijk in acht worden genomen.

4.6. Voor zover in enige Overeenkomst, bijlage, plan van aanpak of offerte, leverdata en/of termijnen
zijn vermeld, zijn deze indicatief en vormen zij geen dwingende termijnen, tenzij uitdrukkelijk
anders is bepaald. In alle gevallen, derhalve ook indien Partijen schriftelijk en uitdrukkelijk een
uiterste termijn zijn overeengekomen, is AdminPulse BV pas in verzuim nadat zij door Klant op
deugdelijke wijze, gedetailleerd en schriftelijk in gebreke is gesteld en AdminPulse BV na het verstrijken
van de redelijke termijn die in die ingebrekestelling is gegeven, alsnog niet deugdelijk nakomt.

4.7. AdminPulse BV is niet gebonden aan (leverings)termijnen die vanwege buiten haar macht gelegen
omstandigheden die zich na het aangaan van de Overeenkomst hebben voorgedaan, niet meer
gehaald kunnen worden. Indien overschrijding van enige termijn dreigt, zullen AdminPulse BV en Klant
zo spoedig mogelijk in overleg treden.

4.8. Het is AdminPulse BV toegestaan derden bij de uitvoering van haar verplichtingen in te zetten. Het is
Klant niet toegestaan de rechten uit de Overeenkomst zonder voorafgaande schriftelijke
toestemming van AdminPulse BV aan een derde over te dragen.

5. OPLEIDINGEN EN CONSULTANCY

5.1. Indien de Diensten bestaan uit het leveren van opleidingen en/of consultancy, heeft Klant niet
het recht om reeds overeengekomen c.q. ingeplande werkzaamheden te annuleren. Wel kunnen
de overeengekomen c.q. ingeplande werkzaamheden tot drie (3) werkdagen van tevoren
kosteloos worden verplaatst. Een verplaatsing dient steeds per e-mail bij AdminPulse BV te worden
aangevraagd.

5.2. Indien Klant minder dan drie (3) werkdagen van tevoren een verzoek indient om de
overeengekomen c.q. ingeplande werkzaamheden te verplaatsen, heeft AdminPulse BV het recht om
het volledige voor de oorspronkelijke dag(en) met Klant overeengekomen bedrag vermeerderd
met administratiekosten ter compensatie in rekening te brengen. Voor de werkzaamheden op de
nieuwe datum ontvangt Klant een afzonderlijke factuur.

5.3. Indien de werkzaamheden op verzoek van Klant worden verplaatst, komen eventuele reeds door

AdminPulse BV gemaakte onkosten die niet ongedaan gemaakt kunnen worden (zoals niet-
annuleerbare reserveringen voor de reis en het verblijf van consultants) voor rekening van Klant.

5.4. Indien AdminPulse BV, in samenspraak met Klant, de ingeplande werkzaamheden wenst te verplaatsen
– ook binnen de drie (3) werkdagen – heeft Klant geen recht op schadevergoeding.

6. GEBRUIK VAN DATA

6.1. Bij het gebruik van de Software voegt Klant gegevens toe aan de Software (“Klantgegevens”)
en worden gebruiksgegevens gegenereerd door de Eindgebruikers (“Gebruiksgegevens”),
gezamenlijk aangeduid als Gegevens. Gegevens kunnen zowel persoonsgegevens als niet-
persoonsgebonden gegevens bevatten.

6.2. Gegevens bestaan uit:

1. Technische informatie en verkeersgegevens, zoals het type besturingssysteem, browsertype,
   apparaat, toetsenbordtaal en IP-adres.
2. Geaggregeerde, door Klanten of Eindgebruikers gegenereerde gegevens, zoals de duur van
   sessies, het aantal verzonden facturen, gecreëerde boekjaren, het opnieuw instellen van
   wachtwoorden, en dergelijke, aantal en soort verwerkte documenten en dossiers.
3. Niet-geaggregeerde door Klanten of Eindgebruikers gegenereerde gegevens, zoals de
   context en inhoud van support tickets, chatboxen, beveiligingslogboeken en dergelijke.
4. Productiegegevens, zoals afbeeldingen, bestanden of databases van Klantgegevens,
   onderworpen aan strikte waarborgen.

6.3. Het gebruik van Gegevens, zoals hierboven uiteengezet, is beperkt tot de volgende doeleinden:

1. Verbetering van Software en gebruikerservaring, bijvoorbeeld door het analyseren van
   geaggregeerde gebruikspatronen, het mogelijk maken van individuele gebruikersvoorkeuren,
   of zoals hierboven uiteengezet voor beperkte productiegegevens.
2. Marketing en het tonen van relevante informatie, bijvoorbeeld voor aanvullende of waarde
   toevoegende Software en het verstrekken van relevante marktupdates of informatie.
3. Beveiliging en aanverwante doeleinden, bijvoorbeeld door het analyseren van sessie- en
   inloggegevens (ook in realtime), incidentregistraties en dergelijke om beveiligingsproblemen
   en incidenten (zoals inbreuken, fraude en diverse vormen van hacking) te voorkomen, te
   onderzoeken en te documenteren, en de beveiliging van de Software te verbeteren.
4. Statistieken en onderzoek, bijvoorbeeld met betrekking tot de hoeveelheid facturen die door
   onze systemen gaan, inclusief het gebruik van geaggregeerde en anonieme statistieken in
   algemene marketing, en als Software of diensten met toegevoegde waarde, zoals in-app
   marktstatistieken die relevant zijn voor Klant.
5. Naleving, AdminPulse BV kan Gebruiksgegevens gebruiken en analyseren voor
   nalevingsdoeleinden ten opzichte van de Algemene Voorwaarden, bijvoorbeeld door te
   loggen wanneer een Klant de Algemene Voorwaarden accepteert.
6. Ontwikkeling en testen, bijvoorbeeld door het analyseren van geaggregeerde
   gebruikspatronen, het verstrekken van Gegevens voor het ontwikkelen van nieuwe
   technologieën en producten, het verbeteren van de gebruikerservaring, het testen van de
   belasting van nieuwe of bijgewerkte Software, of de haalbaarheid van technologie.

6.4. AdminPulse BV kan ook gebruik maken van relevante informatie uit openbare of commercieel
beschikbare bronnen en dergelijke informatie combineren met Gegevens zoals hierboven
beschreven, bijvoorbeeld om opzoekfuncties te bieden in bedrijfsregisters.

6.5. Voorwaarde voor het gebruik van Gegevens voor bovengenoemde doeleinden is dat dit gebruik
in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving, met inbegrip van de nodige
beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van de
Gegevens te waarborgen. Voor zover persoonsgegevens deel uitmaken van een dergelijke
Gegevensverwerking, moeten zij worden geanonimiseerd. Indien anonimiseren om technische
of praktische redenen niet mogelijk is, zal AdminPulse BV alternatieve maatregelen treffen om hetzelfde
beschermingsniveau te waarborgen.

6.6. AdminPulse BV kan Gegevens delen met andere bedrijven in de groep waarvan AdminPulse BV onderdeel is,
verkopers en partners, met inachtneming van dezelfde voorwaarden en beperkingen als hierin
uiteengezet. AdminPulse BV zal Gegevens alleen in de volgende situaties delen met derden:

1. om te voldoen aan wet- of regelgeving, of om te reageren op een juridisch bindend verzoek
   van autoriteiten, zoals een gerechtelijk bevel of bevelschrift;
2. om ernstige bedreigingen van de veiligheid of fraude te onderzoeken of te voorkomen;
3. een reorganisatie, fusie, verkoop of aankoop van AdminPulse BV, geheel of gedeeltelijk, waarbij
   vertrouwelijke informatie kan worden bekendgemaakt aan andere bedrijven van de groep
   waarvan AdminPulse BV onderdeel is, of aan potentiële kopers die de hierin vervatte verplichtingen
   in acht nemen door middel van een vertrouwelijkheidsovereenkomst.

6.7. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zal AdminPulse BV Gegevens niet verkopen, verhuren of
leasen aan derden.

6.8. AdminPulse BV zal Klant onverwijld in kennis stellen van elk verzoek tot openbaarmaking van Gegevens
dat rechtstreeks van overheidsinstanties wordt ontvangen, tenzij een dergelijke kennisgeving
wettelijk verboden is. AdminPulse BV zal niet ingaan op dergelijke verzoeken, tenzij Klant daartoe
toestemming heeft gegeven. AdminPulse BV zal Gegevens alleen bekend maken aan
overheidsinstanties om te voldoen aan wettelijk bindende verzoeken, zoals een gerechtelijk bevel
of bevelschrift.

6.9. Klant blijft rechthebbende van de Gegevens. Klant bepaalt zelf en is verantwoordelijk voor welke
Gegevens met behulp van de Software worden opgeslagen, bewerkt, verwerkt of anderszins
ingevoerd. AdminPulse BV is niet gehouden de juistheid en volledigheid van de Gegevens te controleren
en is daarom niet aansprakelijk voor de gevolgen van het gebruik van door Klant aangeleverde
onjuiste en/of onvolledige Gegevens. Klant vrijwaart AdminPulse BV voor aanspraken van derden op
vergoeding van schade die deze derden op enigerlei wijze op AdminPulse BV zouden kunnen verhalen,
voor zover deze aanspraak is gegrond op het gebruik dat door Klant van de Software is gemaakt.

7. TOEGANG TOT DE SOFTWARE

7.1. Zolang de Overeenkomst van kracht is, mag Klant gebruikmaken van de Software met
inachtneming van de rechten die bij het sluiten van de Overeenkomst zijn verleend. De omvang
van de verleende rechten kan gedurende de looptijd van de Overeenkomst worden beperkt of
uitgebreid in overeenstemming met hetgeen in de Overeenkomst en deze Algemene
Voorwaarden daaromtrent is bepaald.

7.2. Binnen de grenzen van het verleende gebruiksrecht, mag Klant het overeengekomen aantal
Eindgebruikers een toegangs- en gebruiksrecht verstrekken. Onder de verantwoordelijkheid van
Klant krijgen deze Eindgebruikers toegang tot de Software. Klant zal andere personen dan de
overeengekomen Eindgebruikers geen toegang geven tot de Software of deze laten gebruiken.
Klant en iedere Eindgebruiker zijn verantwoordelijk voor het vertrouwelijke gebruik van
gebruikersnaam, wachtwoord en voor (de gevolgen van) eventueel misbruik daarvan.

7.3. Het aantal Eindgebruikersaccounts stemt overeen met het aantal Eindgebruikers van Klant. Elke
Eindgebruiker heeft dus een persoonlijke Eindgebruikersaccount. De Beheerder bepaalt de
reikwijdte van de rechten van de Eindgebruikersaccounts en de Beheerder zal altijd
verantwoordelijk blijven voor het verlenen van deze rechten.

7.4. Elk Eindgebruikersaccount (met inbegrip van het Beheerderaccount) behoort slechts toe aan één
persoon en mag bijgevolg niet gedeeld worden met andere personen. Zowel de Beheerder als
elke Eindgebruiker krijgen de raad om een uniek wachtwoord te creëren, om dit regelmatig te
veranderen en/of gebruik te maken van een dubbele authenticatie.

7.5. AdminPulse BV is gerechtigd de toegang tot de Software te blokkeren in geval van niet-geautoriseerd
gebruik of misbruik van de Software door Klant en/of Eindgebruiker en/of bij onrechtmatig gebruik
van de Software door derden. Indien dit met het oog op de urgentie van het geval in redelijkheid
mogelijk is, zal AdminPulse BV voorafgaand aan een blokkade Eindgebruiker hierover informeren.
AdminPulse BV zal wegens blokkering in voornoemde gevallen nimmer tot enige schadevergoeding
jegens Eindgebruiker gehouden zijn.

8. INTEGRATIES EN DATA UITWISSELINGEN MET DERDE PARTIJEN

8.1. Klant kan een overeenkomst sluiten met derde partijen teneinde integraties / data-uitwisselingen
aan te gaan en/of diensten af te nemen in aanvulling op de Diensten.

8.2. Klant zal overeenkomsten genoemd in artikel 8.1 direct aangaan met betreffende derden, waarbij
AdminPulse BV (in haar hoedanigheid van leverancier van de Diensten) in geen enkele vorm een
betrokken partij is. Dergelijke partijen zijn geen sub-verwerkers van AdminPulse BV en AdminPulse BV is in
geen enkele vorm aansprakelijk voor het handelen van deze partijen.

8.3. Indien Klant kiest om de omgeving van de Software (direct) te verbinden / integreren met een
derde partij, al dan niet gebruikmakend van een of meerdere koppelingen van AdminPulse BV, verleent
Klant hierbij toestemming aan AdminPulse BV voor het uitwisselen van data tussen AdminPulse BV en
betreffende partij voor zover dat door deze partij als benodigd is aangemerkt voor de diensten.
Hieronder kan mede worden verstaan de uitwisseling van persoonsgegevens en het opslaan van
toegangs- of identificatiecodes / tokens ten behoeve van het bewerkstelligen van deze data-
uitwisseling / integratie.

8.4. Klant is verantwoordelijk voor het correct (laten) inrichten en tot stand brengen van integraties
en/of data-uitwisselingen (inclusief autorisaties), al dan niet gebruikmakend van een of meerdere
koppelingen van AdminPulse BV, tussen de Software en door Klant gekozen derde partij(en). AdminPulse BV
is nimmer verantwoordelijk en/of aansprakelijk voor het (correct) functioneren van software van
Klant en / of derden die middels de koppelingen van AdminPulse BV met de Software communiceren /
data uitwisselen.

8.5. Indien door Klant gebruik wordt gemaakt van een of meerdere koppelingen die door AdminPulse BV ter
beschikking worden gesteld, wordt aan Klant voor de duur van de Overeenkomst een niet
overdraagbaar, niet-exclusief en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht verleend om de koppeling
te gebruiken binnen de eigen organisatie voor uitsluitend interne doeleinden. AdminPulse BV behoudt
zich het recht voor om voor het gebruik van de koppelingen door Klant en/of derden partij(en),
aanvullende kosten in rekening te brengen.

8.6. Het is AdminPulse BV toegestaan om naar eigen inzicht een aanvraag-beperking (“throttling”) toe te
passen op het moment dat het verkeer dat gegenereerd wordt door Klant via de koppeling het
systeem van AdminPulse BV zodanig belast dat hierdoor de performance voor andere gebruikers
verslechtert of wordt gehinderd.

9. GEBRUIKSREGELS SOFTWARE

9.1. Klant garandeert dat zij, en de betreffende Eindgebruikers, bij het gebruik van de Software de
volgende regels in acht nemen:

1. Klant en Eindgebruiker zullen zijn (rand)apparatuur, software, infrastructuur en internetverbinding beschermen tegen virussen, computercriminaliteit en (ander) onrechtmatig gebruik door gebruiker(s) of derden;
2. Klant en Eindgebruiker zullen niet de Software, (computer)netwerken of infrastructuren van AdminPulse BV of andere gebruikers verstoren of beschadigen, of met betrekking daartoe overlast, beperkt gebruik of onvoorzien gebruik (voor andere gebruikers) veroorzaken;
3. Klant en Eindgebruiker zullen geen toegangsmiddelen misbruiken of de beveiliging van de Software doorbreken en/of proberen te doorbreken;
4. Klant en Eindgebruiker zullen niets doen of nalaten waarvan hij weet of redelijkerwijs had moeten weten dat die zouden kunnen leiden tot een gebruik van de Software dat strafbaar of onrechtmatig is jegens AdminPulse BV en/of derden;
5. Klant en Eindgebruiker zullen niet zonder toestemming binnendringen in een computersysteem of een deel daarvan dat verbonden is met de Software (hacken);
6. Klant en Eindgebruiker zullen op geen enkele wijze inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten van AdminPulse BV en/of derden in verband met de Diensten;
7. Klant en Eindgebruiker zullen geen informatie en gegevens die AdminPulse BV in het kader van de Software verstrekt openbaar maken, verveelvoudigen of anderszins aanwenden, anders dan voor gebruik in de interne bedrijfsvoering van Klant;
8. Het gebruik van de Software door Klant en Eindgebruiker is naar eigen inzicht en op eigen risico en Klant en Eindgebruiker zijn zelf verantwoordelijk voor eventuele schade aan een computersysteem of verlies van data voortvloeiend uit het gebruik van de Software; en
9. Klant is gehouden onverwijld melding aan AdminPulse BV te doen van fouten die zij ontdekt in de door AdminPulse BV ter beschikking gestelde Software.

 

10. INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN

10.1. Alle rechten van intellectuele eigendom op de op grond van de Overeenkomst ontwikkelde of
aan Klant ter beschikking gestelde Software of andere materialen berusten uitsluitend bij
AdminPulse BV, haar licentiegevers of toeleveranciers. Klant verkrijgt de gebruiksrechten die bij deze
Algemene Voorwaarden, de Overeenkomst en de wet uitdrukkelijk zijn toegekend. Een aan Klant 
toekomend recht tot gebruik is voor de duur van de Overeenkomst en is niet-exclusief, niet-
overdraagbaar, niet-verpandbaar en niet-sublicentieerbaar. Klant heeft uitdrukkelijk geen recht
op toegang tot de broncode c.q. de bronbestanden van de Software en andere materialen,
behoudens de gevallen waarin dit bij dwingend recht is toegestaan.

10.2. Het is Klant niet toegestaan om de Software en andere materialen te reverse engineeren
(bijvoorbeeld door middel van decompilatie), behoudens de gevallen waarin dit bij dwingend
recht is toegestaan. AdminPulse BV kan (technische) maatregelen nemen ter bescherming van de
Software of materialen. Indien dergelijke beveiligingsmaatregelen zijn genomen, is het Klant niet
toegestaan om deze te ontwijken of te verwijderen. Het is Klant niet toegestaan om wijzigingen
aan te brengen in de Software en andere materialen, dan wel om enige aanduidingen van
intellectuele eigendomsrechten daaruit te verwijderen of aan te passen.

10.3. AdminPulse BV vrijwaart Klant tegen elke aanspraak van een derde welke gebaseerd is op de bewering
dat door AdminPulse BV zelf ontwikkelde Software of andere materialen inbreuk maken op een recht
van intellectuele eigendom van die derde, onder de voorwaarde dat Klant AdminPulse BV onverwijld
schriftelijk informeert over het bestaan en de inhoud van de aanspraak en de afhandeling van de
zaak, waaronder het treffen van eventuele schikkingen, geheel overlaat aan AdminPulse BV. Klant zal
daartoe de nodige volmachten, informatie en medewerking aan AdminPulse BV verlenen om zich tegen
deze aanspraken te verweren. Deze verplichting tot vrijwaring vervalt indien de verweten inbreuk
verband houdt (i) met door Klant ter gebruik, bewerking, verwerking of onderhoud aan AdminPulse BV
ter beschikking gestelde materialen, dan wel (ii) met wijzigingen die Klant zonder schriftelijke
toestemming van AdminPulse BV in de Software of andere materialen heeft aangebracht of heeft laten
aanbrengen. Indien in rechte onherroepelijk vaststaat dat de door AdminPulse BV zelf ontwikkelde
Software of andere materialen inbreuk maken op enig aan een derde toebehorend recht van
intellectuele eigendom of indien naar het oordeel van AdminPulse BV een gerede kans bestaat dat een
zodanige inbreuk zich voordoet, zal AdminPulse BV, indien mogelijk, zorg dragen dat Klant het
geleverde, of functioneel gelijkwaardige andere Software kan blijven gebruiken. Iedere andere
of verdergaande vrijwaringsverplichting van AdminPulse BV wegens inbreuk op een recht van
intellectuele eigendom van een derde is uitgesloten.

11. TARIEVEN EN BETALING

11.1. De door Klant aan AdminPulse BV te betalen tarieven worden vermeld op de Website bij het bestellen
van de Diensten of in (een bijlage bij) de Overeenkomst.

11.2. Alle tarieven zijn exclusief btw en in euro’s.

11.3. Aan een door AdminPulse BV afgegeven voorcalculatie of begroting kunnen door Klant nimmer rechten
of verwachtingen worden ontleend. Een door Klant aan AdminPulse BV kenbaar gemaakt beschikbaar
budget geldt nimmer als een tussen Partijen overeengekomen (vaste) prijs voor de door AdminPulse BV
te verrichten prestaties. Uitsluitend indien zulks tussen Partijen schriftelijk is overeengekomen is
AdminPulse BV gehouden Klant te informeren bij dreigende overschrijding van een door AdminPulse BV
afgegeven voorcalculatie of begroting.

11.4. De Klant aanvaardt uitdrukkelijk dat AdminPulse BV gerechtigd is de overeengekomen prijzen, op
jaarlijkse basis, proportioneel te herzien op basis van volgende formule:
p = p0 [a(S/S0) + b], waarbij:

• p = aangepaste prijs
• p0 = basisprijs (zoals vastgesteld op de datum van de totstandkoming van de
  Overeenkomst)
• S = de Agoria Digital-referentie loonkosten van de maand voorafgaand aan de
  aanpassing van de prijs
• S0 = the Agoria Digital-referentie loonkosten van de maand voorafgaand aan de datum
  van de totstandkoming van de Overeenkomst
• a = 80%
• b = 20%

Indien van toepassing, zal AdminPulse BV de Klant schriftelijk informeren over de herziening van de
prijs.

11.5. Partijen zullen in de Overeenkomst de datum of data waarop AdminPulse BV de vergoeding voor de
overeengekomen prestaties aan Klant in rekening brengt, vastleggen. Verschuldigde bedragen
worden door Klant betaald volgens de overeengekomen dan wel op de factuur vermelde
betalingscondities. Bij gebreke van een specifieke regeling zal Klant binnen een termijn van 30
dagen na factuurdatum betalen. Betaling dient te geschieden op een door AdminPulse BV aan te geven
bankrekening of zal, indien dit is overeengekomen, middels domiciliëring (SEPA Direct Debit)
worden geïnd. Indien Klant niet akkoord is met het op de factuur vermelde bedrag, dient Klant dit
uiterlijk binnen 30 dagen na dagtekening van de factuur, schriftelijk met onderbouwing aan
AdminPulse BV te melden. Na het verstrijken van voornoemde termijn wordt Klant geacht met de factuur
te hebben ingestemd. Klant is niet gerechtigd tot opschorting van enige betaling en evenmin tot
verrekening van verschuldigde bedragen.

11.6. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zijn alle vergoedingen vooraf verschuldigd en niet
terug betaalbaar, waaronder begrepen ongebruikte credits, gebruikersaccounts, Software of
resterende dagen in een abonnementsperiode. Dit tenzij de beschikbaarheid van de Software
aanzienlijk is verminderd om redenen die uitsluitend aan AdminPulse BV zijn toe te schrijven. AdminPulse BV
kan naar eigen goeddunken en als enige remedie een redelijke restitutie aanbieden voor de
vergoedingen die zijn opgebouwd tijdens een dergelijke periode van verminderde
beschikbaarheid.

11.7. Voor elke factuur die Klant op de vervaldag niet of slechts gedeeltelijk heeft betaald, is hij – van
rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling – een verwijlinterest ten belope van 1 %
per maand achterstand verschuldigd. Een reeds begonnen maand telt in dit geval als volledige
maand. Het aldus verschuldigde bedrag wordt bovendien nog vermeerderd met alle door
AdminPulse BV betaalde inningskosten, plus 10 % van het factuurbedrag, met een minimum van € 150
(excl. Btw) bij wijze van forfaitaire schadevergoeding, onverminderd het recht van AdminPulse BV om
een hogere schadevergoeding te eisen die dit bedrag overstijgt.

11.8. Indien Klant één of meer facturen niet betaalt, heeft AdminPulse BV het recht om de toegang tot de
Diensten tijdelijk op te schorten totdat het de feitelijke en volledige betaling van Klant heeft
ontvangen. De tijdelijke opschorting van de toegang tot de Diensten heeft echter geen invloed
op de voortzetting van de abonnementsperiode. Wanneer Klant zijn verbintenissen jegens
AdminPulse BV niet nakomt en in verzuim is, heeft AdminPulse BV het recht om, na zorgvuldige
belangenafweging en schriftelijke aankondiging, de verdere uitvoering van de Overeenkomst,
geheel dan wel gedeeltelijk, op te schorten.

11.9. Meerwerk zal pas na schriftelijke opdrachtverstrekking door Klant worden gefactureerd bij de
eerstvolgende factuur dan wel na voltooiing van het meerwerk. Onder meerwerk worden de
werkzaamheden verstaan die buiten de inhoud of omvang van de schriftelijk overeengekomen
werkzaamheden vallen.

12. GEHEIMHOUDING

12.1. Elke Partij kan Vertrouwelijke Informatie verkrijgen van de andere Partij die redelijkerwijs geacht
moet worden eigendom te zijn van de verstrekkende Partij, vertrouwelijk te zijn of
concurrentiegevoelig te zijn (“Vertrouwelijke Informatie”). De Partijen zullen Vertrouwelijke
Informatie vertrouwelijk houden en redelijke maatregelen nemen om de Vertrouwelijke Informatie
van de andere Partij te beschermen, en deze niet bekendmaken aan derden tenzij de andere
Partij hiertoe gemachtigd is, of indien dit vereist wordt door dwingende wettelijke bepalingen.

12.2. Klant erkent dat de door AdminPulse BV verrichte Diensten steeds een vertrouwelijk karakter hebben
en dat deze bedrijfsgeheimen van AdminPulse BV, diens toeleveranciers of de producent van de
Software bevatten.

12.3. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen is het AdminPulse BV toegestaan in een of meer
(pers)berichten melding te maken van het aangaan dan wel het bestaan van de Overeenkomst.
AdminPulse BV is gerechtigd de naam en het logo van Klant op de AdminPulse BV website en/of een
referentielijst te plaatsen en deze aan derden ter informatie beschikbaar te stellen.

13. PRIVACY

13.1. Voor zover de Overeenkomst verwerking van de persoonsgegevens door AdminPulse BV met zich mee
brengt in opdracht en voor doeleinden van Klant, fungeert AdminPulse BV hierbij als (sub)verwerker. In
die hoedanigheid zal AdminPulse BV zich houden aan alle op haar als verwerker rustende wettelijke
verplichtingen. AdminPulse BV zal de persoonsgegevens verwerken onder de voorwaarden zoals
uiteengezet in Module C van deze Algemene Voorwaarden.

14. INFORMATIE

14.1. Indien van de zijde van AdminPulse BV (bijvoorbeeld door het service center, door salespersoneel, of
door consultants) aan medewerkers van Klant inhoudelijke informatie of advies wordt verstrekt
op het gebied van fiscaliteit, wet- en regelgeving en/of andere onderwerpen van juridische of
administratieve aard, wordt dat gedaan onder voorwaarde en in de verwachting dat Klant de
informatie en/of adviezen verifieert of door deskundigen laat verifiëren. AdminPulse BV aanvaardt geen
verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor de juistheid en/of volledigheid van deze
informatie/adviezen.

15. AANSPRAKELIJKHEID

15.1. De totale aansprakelijkheid van AdminPulse BV wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming
van de overeenkomst of op welke rechtsgrond dan ook, daaronder uitdrukkelijk begrepen iedere
tekortkoming in de nakoming van een met Klant overeengekomen garantieverplichting of
vrijwaring, is beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag van de voor die
overeenkomst bedongen prijs (excl. Btw). Indien de Overeenkomst hoofdzakelijk een
duurovereenkomst is met een looptijd van meer dan één jaar, wordt de voor die overeenkomst
bedongen prijs gesteld op het totaal van de vergoedingen (excl. Btw) bedongen voor één jaar. In
geen geval zal de totale aansprakelijkheid, cumulatieve aansprakelijkheid van AdminPulse BV uit welke
hoofde dan ook meer bedragen dan EUR 100,000 (honderdduizend euro).

15.2. AdminPulse BV kan uitsluitend aansprakelijk worden gehouden tot vergoeding van directe schade.
Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: a) de kosten die Klant heeft gemaakt voor het
noodgedwongen langer operationeel houden van haar oude systeem of systemen en daarmee
samenhangende voorzieningen doordat AdminPulse BV op een voor haar bindende datum niet heeft
gepresteerd, verminderd met eventuele besparingen die het gevolg zijn van de vertraagde
prestatie; b) redelijke kosten, gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de
schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op directe schade in de zin van dit artikel; c)
redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming, beperking of herstel van schade, voor zover Klant
aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade in de zin van dit artikel;
d) de kosten van noodvoorzieningen, zoals het uitwijken naar andere systemen, het inhuren van
derden of het hanteren van noodprocedures of afwijkende werkwijzen.

15.3. AdminPulse BV is niet aansprakelijk voor enige indirecte schade, daaronder begrepen omzet- en
winstderving, verlies van gegevens, (schade-)vorderingen van derden, boetes of naheffingen,
gemiste opbrengsten of besparingen, reputatie- of imagoschade of andere indirecte schade of
gevolgschade welke voortvloeit uit of in verband staat met het niet nakomen van enige
verplichting dan wel enig onrechtmatig handelen van AdminPulse BV.

15.4. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat Klant de schade
zo spoedig mogelijk na ontdekking (doch uiterlijk binnen een één (1) maand) schriftelijk bij
AdminPulse BV meldt.

15.5. De aansprakelijkheid van AdminPulse BV voor schade wegens materiële beschadiging van zaken
bedraagt totaal nimmer meer dan EUR 1.250.000 (één miljoen tweehonderdvijftig duizend euro).

15.6. De vorige leden van dit artikel zijn niet van toepassing indien en voor zover de desbetreffende
schade is veroorzaakt door opzettelijke fouten of grove nalatigheid van AdminPulse BV.

16. OVERMACHT

16.1. In geval van overmacht van één van de Partijen zullen de verplichtingen op grond van deze
Overeenkomst worden opgeschort zolang de overmacht situatie voortduurt. Onder overmacht
wordt mede verstaan een tekortkoming van toeleveranciers van AdminPulse BV. De opschorting zal
echter niet gelden voor de verplichtingen waarop de overmacht geen betrekking heeft en/of de
verplichtingen die reeds voor het intreden van de overmachtssituatie zijn ontstaan.

16.2. Gebruikelijke situaties van overmacht zijn onder meer de volgende: alle omstandigheden die bij
het sluiten van de Overeenkomst redelijkerwijs niet te voorzien en onvermijdelijk waren, en die
AdminPulse BV beletten de Overeenkomst uit te voeren, of die de uitvoering van de Overeenkomst
financieel of anderszins moeilijker maken dan normaal het geval zou zijn (met inbegrip van onder
andere: oorlog, natuurrampen, brand, inbeslagname, epidemieën en pandemieën, vertragingen
bij of faillissement van derden die AdminPulse BV inschakelde, personeelstekort, stakingen,
organisatorische omstandigheden, dreiging of daden van terrorisme, interventies van de
overheid, stroomuitval en storingen of onderbrekingen van om het even welke
communicatieapparatuur, software of hardware).

16.3. Indien de overmachtssituatie langer dan zestig dagen duurt, hebben Partijen het recht om de
Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven te beëindigen tenzij voorzienbaar is
dat de overmacht situatie binnen redelijke termijn zal worden opgelost. Wat reeds als gevolg van
de Overeenkomst is gepresteerd, wordt in dat geval naar verhouding afgerekend, zonder dat
Partijen elkaar overigens iets verschuldigd zullen zijn.

 

17. HELPDESK

17.1. Mocht Klant hulp nodig hebben of met een vraag zitten over de Diensten, dan wordt Klant
aangeraden om de online handleiding (indien beschikbaar) van AdminPulse BV te raadplegen. Mocht
de informatie die hij daar kan vinden, hem niet helpen, kan hij contact opnemen met de helpdesk
van AdminPulse BV door een supportticket in te dienen.

17.2. De helpdesk van AdminPulse BV zal zijn uiterste best doen om Klant zo snel mogelijk verder te helpen
na ontvangst van het verzoek om ondersteuning. Deze ondersteuning is als uitgangspunt
kosteloos, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Verzoeken tot het verrichten van
maatwerk en het verzorgen van opleidingen en trainingen kunnen niet door de helpdesk worden
afgehandeld en kunnen tegen een aanvullende vergoeding worden afgenomen.

18. DUUR EN BEËINDIGING

18.1. De Overeenkomst vangt aan op de in de Overeenkomst overeengekomen datum of op het
moment dat Klant een Eindgebruikersaccount heeft aangemaakt.

18.2. Het gebruik van de Software is onderhevig aan specifieke abonnementsperiode van één maand
of één jaar, zoals gespecificeerd bij het aangaan van de Overeenkomst. Indien geen
abonnementsperiode is gespecificeerd bij het aangaan van de Overeenkomst, bedraagt de
abonnementsperiode één (1) jaar. Na afloop van de initiële abonnementsperiode wordt de
abonnementsperiode steeds stilzwijgend verlengd met een periode gelijk aan de initiële
abonnementsperiode, tenzij een der Partijen de Overeenkomst met inachtneming van de
hiergenoemde opzegtermijn tegen het einde van de lopende abonnementsperiode schriftelijk per
e-mail via info@adminpulse.eu opzegt. Bij een abonnementsperiode van één (1) maand geldt
een opzegtermijn van vijftien (15) kalenderdagen. Bij een abonnementsperiode van één (1) jaar
geldt een opzegtermijn van drie (3) maanden.

18.3. Voor iedere verlenging van de abonnementsperiode wordt de geldende prijs altijd gebaseerd op
het huidige aantal Eindgebruikersaccounts en klantendossiers van Klant onmiddellijk
voorafgaand aan de verlengingsdatum van de abonnementsperiode. Dit betekent dat eventuele
opgeschaalde Diensten zullen blijven gelden tijdens de abonnementsperiode, tenzij Klant met
inachtneming van deze Algemene Voorwaarden de Diensten heeft verminderd.

18.4. Elke Partij heeft het recht om de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen door
schriftelijke kennisgeving aan de andere Partij, in geval:

1. de andere Partij een materiële inbreuk pleegt op deze Overeenkomst, en deze inbreuk niet
   herstelbaar is;
2. de andere Partij een materiële inbreuk pleegt op deze Overeenkomst en deze inbreukherstelbaar is, maar de andere Partij de inbreuk niet herstelt binnen een periode van 30 (dertig) werkdagen na een schriftelijke ingebrekestelling aan de andere Partij waarin dezelaatste in gebreke wordt gesteld om deze inbreuk te herstellen.

18.5. In aanvulling op het recht om de Overeenkomst te beëindigen overeenkomstig artikel 18.2 en
18.4, is een Partij gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang, zonder
ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst, te beëindigen, zonder dat hiervoor enige
verplichting tot vergoeding van eventuele schade van Partijen ontstaat, indien één van de
volgende omstandigheden zich voordoet:

1. de andere Partij wordt in staat van faillissement verklaard;
2. de andere Partij wordt ontbonden;
3. aan de andere Partij wordt (al dan niet voorlopig) surseance van betaling verleend;
4. de andere Partij haar activiteiten (of een aanzienlijk deel daarvan) staakt;
5. de onderneming van de andere Partij wordt geliquideerd of gestaakt;
6. een bewindvoerder, curator, vereffenaar, beheerder of enige andere persoon wordt
   aangesteld voor de activa van de andere Partij;
7. een bevel tot ontbinding van de andere Partij wordt uitgevaardigd, of de andere Partij neemt een besluit tot ontbinding.

18.6. AdminPulse BV is bijkomend gerechtigd om de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen
en de levering van Diensten onder de Overeenkomst op te schorten in geval de Klant bij de
totstandkoming van de Overeenkomst niet over de nodige vertegenwoordigingsbevoegdheid
beschikte om de Overeenkomst aan te gaan.

18.7. Bij beëindiging van de Overeenkomst vervallen alle rechten van Klant met betrekking tot de
Diensten. Rechten en plichten uit de Overeenkomst tussen AdminPulse BV en Klant, die naar hun aard
en inhoud bestemd zijn om voort te duren, waaronder begrepen over intellectueel eigendom,
aansprakelijkheid, geheimhouding, overmacht en geschillenbeslechting, blijven onverminderd
van kracht na beëindiging of ontbinding van de Overeenkomst.

19. GEVOLGEN BEËINDIGING OVEREENKOMST

19.1. Partijen zullen in geval van beëindiging van de Overeenkomst (anders dan in geval van
ontbinding door AdminPulse BV) steeds te goeder trouw samenwerken bij de eventueel door Klant na
afloop van de overeenkomst nog gewenste ondersteuning bij de migratie van de dienstverlening
aan Klant of aan een door Klant aan te wijzen derde (exit-periode). AdminPulse BV kan echter niet
ghehouden worden om gedurende een periode langer dan drie (3) maanden deze medewerking
te verlenen en haar inspanningen gedurende de exit- periode zijn op basis van best effort en
zover commercieel (ter beoordeling van AdminPulse BV) redelijk. Een zoveel mogelijk ononderbroken
beschikbaarheid van de gegevens en Diensten staat gedurende de exit-periode centraal. Partijen
zullen uiterlijk drie (3) maanden voor het einde van de Overeenkomst overleggen over de grootte
van de inspanning die Klant van AdminPulse BV vraagt. AdminPulse BV zal de kosten die zij maakt in verband
met de exit-periode op basis van nacalculatie aan Klant in rekening brengen.

20. KENNISGEVINGEN

20.1. Informatie over nieuwe functies, prijswijzigingen of gepland onderhoud wordt verstrekt in de
software, op de informatiepagina's van de Website of via e-mail.

20.2. Kennisgevingen met betrekking tot orderbevestigingen, informatie van bijzonder belang,
beveiliging of privacy, worden verzonden naar het e-mailadres van de primaire contactpersoon.

20.3. Klant is verantwoordelijk voor het te allen tijde verstrekken van actuele contactinformatie, met
inbegrip van een primair onderhouden contact e-mail.

20.4. Alle kennisgevingen worden geacht te zijn verzonden en zijn onmiddellijk van kracht wanneer ze
door AdminPulse BV zijn verzonden of geplaatst.

20.5. AdminPulse BV is gerechtigd om direct met Eindgebruikers binnen de Software te communiceren (i)
voor zover dit noodzakelijk is met het oog op het waarborgen van de veiligheid en / of de kwaliteit
van haar dienstverlening (ii) om mededelingen met betrekking tot onderhoud dan wel nieuwe
functionaliteiten en/of producten te doen, of (iii) om aanverwante aanvullende diensten direct aan
te bieden.

21. TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN

21.1. Onderhavige Algemene Voorwaarden en de Overeenkomsten zijn onderworpen aan het Belgisch
recht. Voor eventuele geschillen omtrent de interpretatie, geldigheid of uitvoering van deze
Algemene Voorwaarden en de Overeenkomsten en daarmee samenhangende betwistingen
inzake onrechtmatige daad zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement
waar AdminPulse BV haar maatschappelijke zetel heeft bevoegd, tenzij AdminPulse BV hiervan uitdrukkelijk
afwijkt.

Module A

Cloud based diensten

Als de Overeenkomst betrekking heeft op de levering van Software die wordt geïnstalleerd op de ICT-
infrastructuur van AdminPulse BV dan wel een door hem ingeschakelde toeleverancier (oftewel indien de
Software cloud based wordt aangeboden), geldt daarvoor het bepaalde in deze module. Onder deze
module valt in ieder geval, zonder hiertoe beperkt te zijn, de oplossing AdminPulse.

 

22. INGEBRUIKNAME VAN DE SOFTWARE

22.1. AdminPulse BV zal zich inspannen om de Software na de totstandkoming van de Overeenkomst zo
spoedig mogelijk gereed te maken voor ingebruikname door Klant en de betreffende
Eindgebruikers.

22.2. Tenzij anders overeengekomen, is AdminPulse BV niet gehouden tot het inladen, converteren of
migreren van klantgegevens. AdminPulse BV kan voor ondersteuning in dit kader afzonderlijke kosten
bij Klant in rekening brengen.

23. TRIAL

23.1. AdminPulse BV kan de Software, dan wel specifieke onderdelen van de Software, middels een
proefaccount voor een bepaalde periode beschikbaar stellen zodat Klant deze gedurende een
beperkte tijdsperiode kosteloos uit kan proberen. De tijdsperiode gedurende welke Klant toegang
heeft tot dit proefaccount wordt bepaald naar het uitsluitend oordeel van AdminPulse BV. AdminPulse BV
behoudt zich het recht voor om op ieder moment het proefaccount te sluiten en alle gegevens
die Klant in het proefaccount heeft ingevoerd permanent te wissen.

23.2. Ongeacht het feit dat Klant die een kosteloos proefaccount gebruikt (nog) geen betalende Klant
is, moet Klant met de proefversie – en al zijn Eindgebruikers – tijdens de proefperiode evenzeer
voldoen aan alle geldende gebruiksvoorwaarden en andere relevante bepalingen in deze
Algemene Voorwaarden.

23.3. Als Klant gebruikgemaakt heeft van de Trial en nog steeds over een actief Beheerderaccount
beschikt, kunnen Eindgebruikersaccounts worden besteld via het Beheerderaccount door op de
'activatie'-knop te klikken en de gevraagde gegevens te verstrekken. Mocht Klant geen actief
Beheerderaccount meer hebben of de Software om een andere reden niet online kunnen
bestellen, dan dient Klant contact op te nemen met AdminPulse BV.

24. OPSCHALEN EN AFSCHALEN VAN DE DIENSTEN

24.1. Het staat Klant vrij de afgenomen Diensten te verhogen, bijvoorbeeld door extra
Eindgebruikersaccounts of aanvullende klantendossiers af te nemen. Dit kan op elk moment
gedurende de abonnementsperiode. In dat geval wordt de gevraagde extra Diensten onmiddellijk
geactiveerd. Een bijkomende vergoeding wordt pro rata in rekening gebracht, rekening houdend
met het resterende gedeelte van de huidige abonnementsperiode gedurende welke Klant gebruik
kan maken van de extra Diensten.

24.2. Het staat Klant vrij de afgenomen Diensten te verminderen, bijvoorbeeld door minder
Eindgebruikersaccounts en klantendossiers af te nemen. Een kennisgeving daartoe dient bij een
abonnementsperiode van één (1) maand uiterlijk (15) dagen voor de verlengingsdatum van de
abonnementsperiode en bij een abonnementsperiode van één (1) jaar uiterlijk drie (3) maanden
voor de voor de verlengingsdatum van de abonnementsperiode te worden gedaan. Indien de
kennisgeving te laat wordt gedaan, is AdminPulse BV gerechtigd de afgenomen Diensten in kwestie
voor de gehele volgende abonnementsperiode te factureren aan Klant, zelfs indien Klant deze
niet langer gebruikt. Eventuele vermindering van de Diensten worden pas vanaf de
(respectievelijk maandelijkse of jaarlijkse) verlengingsdatum doorgevoerd. Bijgevolg heeft Klant
geen recht op enige vergoeding voor het niet gebruiken van bepaalde functies en de
Eindgebruikersaccounts tijdens de lopende abonnementsperiode.

25. GEBRUIKSLIMIETEN

25.1. AdminPulse BV kan een maximum stellen aan de capaciteit die Klant mag of kan gebruiken in het kader
van de Diensten. Denk hierbij aan een maximumhoeveelheid gegevensopslag of
netwerkverkeer, maximaal aantal documenten of een maximale bestandsgrootte per geüpload
document.

25.2. Indien er voor de Diensten geen limiet is gesteld aan de capaciteit, is op de betreffende Diensten
een “fair use” beleid van toepassing. Hieronder wordt verstaan dat Klant maximaal anderhalf
keer de capaciteit mag gebruiken die andere klanten van AdminPulse BV onder vergelijkbare
omstandigheden gebruiken.

25.3. Bij een overschrijding van de gebruikslimieten of het fair use beleid, kan AdminPulse BV aanvullende
kosten in rekening brengen, of (na schriftelijke waarschuwing) het gebruik van de Diensten
beperken tot de toegestane capaciteit.

25.4. AdminPulse BV is niet aansprakelijk voor de gevolgen van het niet juist functioneren van de Diensten
indien Klant de toepasselijke gebruikslimiet (al dan niet op basis van fair use) overschrijdt.

26. BESCHIKBAARHEID EN ONDERHOUD VAN DE SOFTWARE

26.1. AdminPulse BV zal zich inspannen om de overeengekomen Software steeds naar behoren te laten
functioneren en streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid, kwaliteit en beveiliging van
de Software. AdminPulse BV behoudt zich het recht voor om de technische en functionele
eigenschappen van de Software tussentijds te wijzigen om deze te verbeteren en om eventuele
fouten te herstellen of om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien een
dergelijke aanpassing leidt tot een materiële afwijking in de functionaliteit van de Software, zal
AdminPulse BV Klant daarvan schriftelijk of elektronisch op de hoogte stellen.

26.2. AdminPulse BV staat er niet voor in dat de Software zonder fouten, storingen of onderbrekingen
functioneert. AdminPulse BV zal zich ervoor inspannen fouten in de Software, apparatuur, infrastructuur
en / of beheeromgeving binnen een redelijke termijn te herstellen indien en voor zover het
Software, apparatuur, infrastructuur of beheeromgeving betreft die door AdminPulse BV zelf is
ontwikkeld of gebouwd en de desbetreffende gebreken door Klant gedetailleerd beschreven bij
AdminPulse BV zijn gemeld. AdminPulse BV kan in voorkomend geval het herstel van de gebreken uitstellen
totdat een nieuwe versie van de Software, apparatuur, infrastructuur of beheeromgeving in
gebruik wordt genomen. AdminPulse BV kan niet garanderen dat alle fouten worden hersteld. AdminPulse BV
is gerechtigd tijdelijke oplossingen dan wel programma-omwegen of probleem vermijdende
beperkingen in de Software aan te brengen.

26.3. AdminPulse BV kan de Software geheel of gedeeltelijk tijdelijk buiten gebruik stellen voor preventief,
correctief of adaptief onderhoud of andere vormen van service. AdminPulse BV zal de
buitengebruikstelling niet langer laten duren dan noodzakelijk en deze zo mogelijk buiten voor
haar gebruikelijke kantoortijden laten plaatsvinden.

27. NIEUWE EN GEWIJZIGDE VERSIES VAN DE SOFTWARE

27.1. AdminPulse BV kan de uitvoering van de Software voortzetten met gebruikmaking van een nieuwe of
gewijzigde versie van de Software. AdminPulse BV is niet gehouden specifiek voor Klant bepaalde
eigenschappen of functionaliteiten van de dienst of Software te handhaven, te wijzigen of toe te
voegen.

27.2. In het geval van het introduceren van een vervangende applicatie met equivalente en/of meer
uitgebreide functionaliteit dan bestaande Software, is het AdminPulse BV toegestaan Klant te migreren
naar deze vervangende applicatie, die vervolgens een Software zal zijn in de zin van de
Overeenkomst. In dergelijke gevallen heeft AdminPulse BV het recht redelijke kosten voor de migratie
afzonderlijk bij Klant in rekening te brengen. AdminPulse BV zal deze kosten van tevoren aankondigen.
Indien Klant dan te kennen geeft geen kosten voor zijn rekening te willen nemen, hebben Partijen
het recht de Overeenkomst tussentijds te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn
van een jaar. Klant kan tijdens deze opzegtermijn gebruik maken van de oorspronkelijke
Software.

28. BACK-UPS

28.1. In overeenstemming met het door haar gehanteerde back-up beleid, welke van tijd tot tijd kan
wijzigen, maakt AdminPulse BV reservekopieën (of “back-ups”) van de middels de Software opgeslagen
klantgegevens. Op verzoek van Klant kan tegen een aanvullende vergoeding een back-up
beschikbaar worden gesteld.

29. GEVOLGEN BEËINDIGING OVEREENKOMST

29.1. Na beëindiging van de Overeenkomst kan Klant in overeenstemming met de daartoe verstrekte
instructies de bij het gebruik van de Software ingevoerde gegevens exporteren of, voor specifieke
gegevens, AdminPulse BV verzoeken om een eenmalige aanlevering. AdminPulse BV zal de gegevens in een
algemeen gebruikelijk formaat aan Klant ter beschikking stellen zodat deze gegevens
redelijkerwijs verwerkt kunnen worden door Klant.

29.2. Anders dan eventueel op grond van bepalingen van dwingend recht aanvaardt AdminPulse BV geen
bewaarplicht of bewaartermijn voor de door Klant ingevoerde data en gegevens.

29.3. Na het verstrijken van de door AdminPulse BV per e-mail aangegeven periode is AdminPulse BV gerechtigd
alle gegevens die met behulp van de Software zijn opgeslagen, bewerkt, verwerkt of anderszins
ingevoerd te verwijderen en te vernietigen.

Module B

On premise Diensten

Als de Overeenkomst betrekking heeft op de levering van Software die wordt geïnstalleerd binnen de
eigen ICT-infrastructuur van Klant (oftewel indien de Software als een on premise oplossing wordt
aangeboden), geldt daarvoor het bepaalde in deze module. Onder deze module vallen in ieder geval,
zonder hiertoe beperkt te zijn, de volgende oplossingen: Admin-IS, Admin-Consult, AdminPower,
Admin-Mobile, Admin-DMS, Admin-Analytics, Admin-App en Admin-Search.

30. INSTALLATIE EN CONFIGURATIE

30.1. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is Klant zelf verantwoordelijk voor de installatie en
configuratie van de Software. AdminPulse BV kan kosten in rekening brengen bij Klant voor eventuele
ondersteuning in dit kader.

30.2. Klant is zelf verantwoordelijk voor de inrichting van een geschikte en toereikende ICT-
infrastructuur, rekening houdend met het voorgenomen gebruik van de Software. AdminPulse BV kan
op verzoek van Klant minimale specificaties overleggen. Klant begrijpt dat deze specificaties in
de loop der tijd kunnen worden bijgesteld, mede in verband met voortschrijdende technologie.

30.3. Tenzij anders overeengekomen, is AdminPulse BV niet gehouden tot het inladen, converteren of
migreren van klantgegevens. AdminPulse BV kan voor ondersteuning in dit kader afzonderlijke kosten
bij Klant in rekening brengen.

30.4. Indien AdminPulse BV ondersteuning verleent bij de installatie of configuratie van de Software, zal Klant
voorafgaand aan de ingebruikname van de Software een acceptietest uitvoeren op basis van de
door Partijen gezamenlijk bepaalde acceptatiecriteria.

30.5. Het gebruik van de Software is beperkt tot de aantallen afgenomen Eindgebruikersaccounts en
eventuele overige in de Overeenkomst gespecificeerde gebruikslimieten. Voor eventuele
uitbreidingen van de afgenomen Diensten dient Klant contact met AdminPulse BV op te nemen.

31. ONDERHOUD EN ONDERSTEUNING

31.1. AdminPulse BV en diens toeleveranciers kunnen updates en upgrades uitbrengen om fouten in de
Software op te lossen of de prestaties daarvan te verbeteren. Dit kan resulteren in een
verandering in functionaliteit. AdminPulse BV is niet gehouden specifiek voor Klant bepaalde
eigenschappen of functionaliteiten van de Dienst of Software te handhaven, te wijzigen of toe te
voegen.

31.2. Aan het beschikbaar stellen van updates of upgrades kunnen aanvullende kosten verbonden
zijn. Als het beschikbaar stellen en doorvoeren van updates en upgrades geen onderdeel is van
de Overeenkomst, is Klant er zelf voor verantwoordelijk om over te stappen op een nieuwe versie
van de Software. AdminPulse BV kan geen aansprakelijkheid aanvaarden voor schade als gevolg van
fouten of problemen die zijn opgelost in updates of upgrades van de Software.

31.3. AdminPulse BV zal ook oude versies van de Software blijven ondersteunen zolang Klant hiervoor een
geldige licentie heeft. Echter waar het zaken betreft die opgelost zijn in een nieuwe versie, is
AdminPulse BV gerechtigd ondersteuning te weigeren totdat Klant is overgestapt naar de nieuwste
versie.

31.4. Indien Klant verzoekt om technische en/of praktische ondersteuning bij het gebruik van de
Software, kan AdminPulse BV hiervoor aanvullende kosten in rekening brengen, tenzij deze
ondersteuning expliciet onderdeel is van de overeengekomen Diensten.

 

32. READ-ONLY LICENTIE

32.1. Na beëindiging van de Overeenkomst kan Klant middels een zogenaamde ‘read-only’ licentie
toegang tot de Software behouden om de bij het gebruik van de Software ingevoerde gegevens
in te zien. Het gebruik van de Software beperkt zich tot het opvragen en inzien van de ingevoerde
gegevens en kan daarmee niet voor andere doeleinden worden gebruikt. De read-only licentie is
niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar.

32.2. Bij het gebruik van de Software middels de read-only licentie worden er uitdrukkelijk geen
garanties of andere toezeggingen gedaan met betrekking tot de prestaties, betrouwbaarheid of
beschikbaarheid van de Software. De Software wordt verstrekt in de staat waarin deze zich
bevindt ("as-is") en zoals beschikbaar ("as-available"). Klant heeft geen recht op updates van de
Software en is zelf verantwoordelijk voor het controleren van de Software op veiligheid en
eventuele overige (wettelijke) eisen.

32.3. Anders dan eventueel op grond van bepalingen van dwingend recht aanvaardt AdminPulse BV geen
bewaarplicht of bewaartermijn voor de door Klant ingevoerde data en gegevens.

32.4. AdminPulse BV behoudt zich het recht voor om de read-only licentie op elk moment met inachtneming
van een redelijk opzegtermijn te beëindigen of om een vergoeding te verbinden aan het gebruik
van de read-only licentie. Deze vergoeding zal op voorhand aan Klant worden gecommuniceerd.

Module C

Verwerking van persoonsgegevens

Als AdminPulse BV onder de Overeenkomst in opdracht van Klant persoonsgegevens verwerkt, geldt daarvoor
het bepaalde in deze module. Tenzij anders overeengekomen dient deze module in een zodanig geval
als (sub)verwerkersovereenkomst, waarbij AdminPulse BV als Verwerker moet worden aangemerkt en Klant
als Verwerkingsverantwoordelijke.

 

33. DEFINITIES

33.1. De definities Verwerkingsverantwoordelijke, Betrokkene, Persoonsgegevens, Inbreuk in verband
met Persoonsgegevens, Verwerking, Verwerker en Gevoelige Gegevens (Bijzondere
Persoonsgegevens categorieën) hebben dezelfde betekenis zoals gebruikt in EU 2016/679
Algemene Verordening Gegevensbescherming (de ‘AVG’).

34. TOEPASSELIJKHEID

34.1. Deze module regelt de Verwerking van Persoonsgegevens door de Verwerker namens de
Verwerkingsverantwoordelijke, en schetst hoe de Verwerker zal bijdragen aan het waarborgen
van de privacy namens de Verwerkingsverantwoordelijke en zijn geregistreerde Betrokkenen,
door middel van technische en organisatorische maatregelen in overeenstemming met de
toepasselijke privacywetgeving, waaronder de AVG.

34.2. Het doel van de Verwerking van Persoonsgegevens door de Verwerker namens de
Verwerkingsverantwoordelijke is de uitvoering van de Diensten die onder de Overeenkomst door
de Verwerker worden geleverd.

34.3. Deze module heeft voorrang op tegenstrijdige bepalingen met betrekking tot de Verwerking van
Persoonsgegevens in de Overeenkomst of in andere eerdere overeenkomsten of schriftelijke
communicatie tussen de Partijen.

35. RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE VERWERKER

35.1. De Verwerker zal Persoonsgegevens slechts Verwerken namens en in overeenstemming met
de schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke. Door het aangaan van de
Overeenkomst draagt de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker op om Persoonsgegevens
op de volgende wijze te verwerken; i) uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke
wetgeving, ii) om te voldoen aan alle verplichtingen volgens de Overeenkomst, iii) zoals nader
gespecificeerd via het gewone gebruik door de Verwerkingsverantwoordelijke van de Diensten
van de Verwerker en iv) zoals gespecificeerd in deze module.

35.2. De Verwerker heeft geen reden om aan te nemen dat wetgeving die op hem van toepassing is,
de Verwerker verhindert om de hierboven genoemde instructies uit te voeren. De Verwerker zal,
zodra hij daarvan op de hoogte is, de Verwerkingsverantwoordelijke in kennis stellen van
instructies of andere Verwerkingsactiviteiten door de Verwerkingsverantwoordelijke die naar het
oordeel van de Verwerker in strijd zijn met de toepasselijke privacywetgeving.

35.3. De Verwerker zal de onderstaande en de overige in de Overeenkomst gespecificeerde
categorieën van Betrokkenen verwerken:

• Eindgebruikers van Klant
• klantmedewerkers
• contactpersonen voor Klant

35.4. De Verwerker zal de onderstaande en de overige in de Overeenkomst gespecificeerde
categorieën van Persoonsgegevens verwerken:

• contactgegevens, zoals naam, telefoon, adres, e-mail enz.
• functie-informatie, zoals functie, bedrijf, enz.
• informatie over gewerkte uren
• informatie over bankrekeningen
• familie informatie zoals kinderen, begunstigden, burgerlijke stand, andere familieleden, enz.

35.5. De Verwerker zal de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van Persoonsgegevens
waarborgen overeenkomstig de op de Verwerker van toepassing zijnde privacywetgeving. De
Verwerker zal systematische, organisatorische en technische maatregelen treffen om een
passend beveiligingsniveau te waarborgen, rekening houdend met de stand van de techniek en
de kosten van de tenuitvoerlegging in verhouding tot het risico dat de Verwerking
vertegenwoordigt, en de aard van de te beschermen Persoonsgegevens.

35.6. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke met passende technische en
organisatorische maatregelen bijstaan, voor zover mogelijk en rekening houdend met de aard
van de Verwerking en de informatie waarover de Verwerker beschikt, bij het nakomen van de
verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke op grond van de toepasselijke
privacywetgeving met betrekking tot het verzoek van Betrokkenen, en de algemene naleving van
de privacywetgeving op grond van de artikelen 32 t/m 36 van de AVG.

35.7. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke informatie of bijstand nodig heeft met betrekking tot
beveiligingsmaatregelen, documentatie of andere vormen van informatie over de wijze waarop
de Verwerker Persoonsgegevens verwerkt, en dergelijke verzoeken verder gaan dan de
standaardinformatie die de Verwerker verstrekt om als Verwerker te voldoen aan de
toepasselijke privacywetgeving, kan de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke voor dit
verzoek om aanvullende diensten redelijke kosten in rekening brengen.

35.8. De Verwerker en zijn personeel dragen zorg voor geheimhouding met betrekking tot de
Persoonsgegevens die onderwerp zijn van Verwerking in overeenstemming met de
Overeenkomst. Deze bepaling is ook van toepassing na beëindiging van de Overeenkomst.

35.9. De Verwerker zal, door de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onnodige vertraging in kennis
te stellen, de Verwerkingsverantwoordelijke in staat stellen te voldoen aan de wettelijke vereisten
inzake kennisgeving aan Autoriteit Persoonsgegevens of Betrokkenen over privacy-incidenten.

35.10. Voorts zal de Verwerker, voor zover dit passend en rechtmatig is, de
Verwerkingsverantwoordelijke in kennis stellen van;

1. van een Betrokkene ontvangen verzoeken om verstrekking van Persoonsgegevens,
2. verzoeken tot openbaarmaking van Persoonsgegevens door overheidsinstanties, zoals maar
   niet beperkt tot, de politie.

35.11. De Verwerker zal niet rechtstreeks reageren op verzoeken van Betrokkenen, tenzij hij daartoe
schriftelijk is gemachtigd door de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerker zal geen aan
deze module verbonden informatie verstrekken aan overheidsinstanties, zoals de politie,
waaronder Persoonsgegevens, tenzij daartoe verplicht door de wet, zoals via een gerechtelijk
bevel of een soortgelijk bevel.

35.12. De Verwerker heeft geen zeggenschap of en hoe de Verwerkingsverantwoordelijke gebruik
maakt van integraties van derden via de API (of vergelijkbaar) van de Verwerker, en de
Verwerker aanvaardt in verband dus geen aansprakelijkheid. De Verwerkingsverantwoordelijke
is als enige verantwoordelijk voor integraties van derden.

35.13. De Verwerker kan Persoonsgegevens over gebruikers en het gebruik van de dienst door de
Verwerkingsverantwoordelijke verwerken wanneer dit noodzakelijk is om feedback te verkrijgen
en de dienst te verbeteren. De Verwerkingsverantwoordelijke verleent de Verwerker het recht
om geaggregeerde gegevens over systeemactiviteiten in verband met het gebruik van de
Diensten te gebruiken en te analyseren met het oog op optimalisering, verbetering of uitbreiden
van de wijze waarop wij onze Diensten verlenen en om ons in staat te stellen nieuwe functies en
functionaliteit in verband met de Diensten te creëren. De Verwerker wordt beschouwd als de
verwerkingsverantwoordelijke voor dergelijke verwerking en de verwerking is derhalve niet
onderworpen aan deze module.

35.14. Bij het gebruik van de dienst zal de Verwerkingsverantwoordelijke gegevens toevoegen aan de
Software ("Klantgegevens"). De Verwerkingsverantwoordelijke erkent en heeft er geen bezwaar
tegen dat de Verwerker de Klantgegevens in een geaggregeerd en geanonimiseerd formaat
gebruikt voor het verbeteren van de aan klanten geleverde diensten, onderzoek, opleiding,
educatieve en/of statistische doeleinden.

36. RECHTEN EN PLICHTEN VAN VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

36.1. De Verwerkingsverantwoordelijke bevestigt door het aangaan van de Overeenkomst dat:

1. zij wettelijk bevoegd is tot het Verwerken en bekendmaken van de Persoonsgegevens in
   kwestie aan Verwerker (met inbegrip van door Verwerker ingeschakelde subverwerkers).
2. zij verantwoordelijkheid draagt voor de accuraatheid, integriteit, inhoud, betrouwbaarheid en
   rechtmatigheid van de Verwerkte Persoonsgegevens zoals bekendgemaakt aan Verwerker.
3. zij heeft voldaan aan haar verplichtingen om relevante informatie te verstrekken aan
   Betrokkenen en toezichthoudende autoriteiten omtrent de Verwerkingen van
   Persoonsgegevens conform dwingend gegevensbeschermingswetgeving.
4. zij zal, bij het ontvangen en gebruik van de diensten van Verwerker onder de
   Dienstenovereenkomsten, geen Bijzondere Categorieën van Persoonsgegevens aan
   Verwerker bekendmaken/verstrekken, tenzij expliciet overeengekomen in de
   Overeenkomst.

37. INSCHAKELEN DERDEN VOOR VERWERKER EN DATA-OVERDRACHT

37.1. Als onderdeel van het leveren van de Diensten aan Verwerkingsverantwoordelijke conform de
Overeenkomst en deze module, zal Verwerker derden (subverwerkers) inschakelen bij de
uitvoering van de Overeenkomst en Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming
voor het mogen inschakelen van voornoemde subverwerkers door Verwerker. Deze
subverwerkers kunnen bedrijven binnen de Visma-groep zijn of externe derde partijen. Verwerker
ziet erop toe dat subverwerkers akkoord gaan met het accepteren van de verantwoordelijkheden
en daarmee corresponderende verplichtingen zoals neergelegd in deze module.

37.2. Een overzicht van de huidige subverwerkers met toegang tot Persoonsgegevens is beschikbaar
in het Visma Trust Centre en raadpleegbaar via: https://www.visma.com/trust-centre.
De Verwerker kan andere in de EU/EER gevestigde bedrijven van de
Visma-groep als subverwerker inschakelen zonder dat het Visma-bedrijf is opgenomen in de lijst
van Trust Center en zonder voorafgaande goedkeuring of kennisgeving aan de
Verwerkingsverantwoordelijke. Dit gebeurt gewoonlijk ten behoeve van o.a. ontwikkeling en
ondersteuningsactiviteiten. Verwerkingsverantwoordelijke mag gedetailleerdere informatie over
subverwerkers bij Verwerker opvragen.

37.3. Indien de subverwerkers buiten de EU of de EER zijn gevestigd, is een doorgifte van
persoonsgegevens uitsluitend toegestaan in landen die een passend beschermingsniveau
bieden zoals opgenomen in een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of voor
subverwerkers in de Verenigde Staten die zich hebben aangesloten bij het “EU-VS Data Privacy
Framework”, waarover de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke zal informeren.

37.4. In het andere geval machtigt Verwerkingsverantwoordelijke Verwerker om namens
Verwerkingsverantwoordelijke voor de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU/EER te
zorgen voor passende rechtsgronden door het aangaan van EU-Standard Contractual Clauses
(SCC’s).

37.5. De Verwerkingsverantwoordelijke wordt vooraf in kennis gesteld van elke wijziging van
subverwerkers die Persoonsgegevens verwerken. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke
bezwaar maakt tegen een nieuwe subverwerker binnen dertig (30) dagen na de kennisgeving,
beoordelen de Verwerker en de Verwerkingsverantwoordelijke de documentatie over de
beveiligingsmaatregelen van de subverwerker, teneinde de naleving van de toepasselijke
privacywetgeving te waarborgen. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke blijvend bezwaren
heeft en daarvoor redelijke gronden heeft, kan de Verwerkingsverantwoordelijke zich niet tegen
het gebruik van een dergelijke subverwerker verzetten (met name gezien de aard van online
standaardsoftware), maar kan de Verwerkingsverantwoordelijke de Overeenkomst opzeggen.

38. BEVEILIGING

38.1. De Verwerker verbindt zich ertoe een hoog niveau van beveiliging te bieden in zijn producten en
diensten. De Verwerker voorziet in zijn beveiligingsniveau door middel van organisatorische,
technische en fysieke beveiligingsmaatregelen, overeenkomstig de vereisten inzake
informatiebeveiligingsmaatregelen zoals uiteengezet in de AVG, artikel 32.

38.2. De Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de passende en adequate beveiliging
van de apparatuur en de IT-omgeving die onder zijn verantwoordelijkheid valt.

39. INSPECTIERECHTEN

39.1. De Verwerkingsverantwoordelijke kan maximaal eenmaal per jaar controleren of de Verwerker
zich aan deze module houdt. Indien de op de Verwerkingsverantwoordelijke van toepassing
zijnde wetgeving zulks vereist, kan de Verwerkingsverantwoordelijke om frequentere audits
verzoeken. Om een audit aan te vragen, dient de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker
ten minste vier (4) weken voor de voorgestelde auditdatum een gedetailleerd auditplan voor te
leggen, met een beschrijving van de voorgestelde omvang, duur en aanvangsdatum van de audit.
Indien een derde partij de audit moet uitvoeren, moet dit onderling tussen de partijen schriftelijk
worden overeengekomen. Indien de verwerkingsomgeving echter een "multitenant"-omgeving of
een soortgelijke omgeving is, geeft de verantwoordelijke voor de verwerking de Verwerker de
bevoegdheid om om veiligheidsredenen te besluiten dat de audits worden uitgevoerd door een
neutrale derde-auditor naar keuze van de Verwerker.

39.2. Indien de gevraagde reikwijdte van de audit wordt behandeld in een ISAE-, ISO- of vergelijkbaar
assurance-rapport dat binnen de voorafgaande twaalf (12) maanden door een gekwalificeerde
derde auditor is uitgevoerd, en de Verwerker bevestigt dat er geen bekende materiële wijzigingen
zijn in de gecontroleerde maatregelen, stemt Verwerkingsverantwoordelijke ermee in die
bevindingen te aanvaarden in plaats van een nieuwe audit aan te vragen van de maatregelen
waarop het rapport betrekking heeft.

39.3. In elk geval moeten de audits worden uitgevoerd tijdens de gewone kantooruren in de
desbetreffende vestiging, met inachtneming van het beleid van de Verwerker, en mogen zij de
bedrijfsactiviteiten van de Verwerker niet op onredelijke wijze hinderen.

39.4. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor alle kosten die voortvloeien uit de door de
Verwerkingsverantwoordelijke gevraagde controles. Voor verzoeken om bijstand van de
Verwerker kunnen kosten in rekening worden gebracht.

 

40. DUUR EN BEËINDIGING

40.1. Deze module is geldig zolang de Verwerker Persoonsgegevens verwerkt namens de
Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de Overeenkomst(en).

40.2. Bij beëindiging van de Overeenkomst zal de Verwerker Persoonsgegevens die namens de
Verwerkingsverantwoordelijke zijn verwerkt, wissen of retourneren, in overeenstemming met de
toepasselijke clausules in de Algemene Voorwaarden en/of de Overeenkomst. Deze verwijdering
zal zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is plaatsvinden, tenzij EU- of lokale wetgeving verdere
opslag vereist. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zullen de kosten van dergelijke
handelingen gebaseerd zijn op i) uurtarieven voor de door de Verwerker bestede tijd en ii) de
complexiteit van het gevraagde proces.

41. AANSPRAKELIJKHEID

41.1. Ter voorkoming van misverstanden, Partijen komen hierbij overeen en erkennen dat iedere Partij
aansprakelijk zal zijn en verantwoordelijk is voor de betaling van administratieve boetes en
schadevergoedingen aan Betrokkenen indien deze betalingsplicht aan deze Partij is opgelegd
door de relevante autoriteit persoonsgegevens of een bevoegde rechtbank in overeenstemming
met toepasselijke wetgeving. Aansprakelijkheidskwesties tussen de Partijen zullen worden
beheerst door de relevante bepalingen aangaande aansprakelijkheid zoals opgenomen in de
Algemene Voorwaarden.