De afgelopen jaren onderging de accountingsector een transformatie: boekhouders die met stapels papieren aan de slag gingen, maakten plaats voor moderne, proactieve adviseurs die hun klanten bijstaan met inzichten en oplossingen. Met 15 jaar ervaring als fiscaal accountant zag Ellen Schmit (ORF Boekhouding & Fiscaliteit) die evolutie van dichtbij. Vanuit haar eigen ervaringen geeft ze tips over hoe accountingkantoren hun nieuwe rol als CFO as a service kunnen vervullen en hoe je klanten en medewerkers meeneemt in die positieve verandering.
De veranderende rol van de accountant
“Waar mijn bureau vroeger bomvol lag met mappen, gebeurt nu alles digitaal. Dat klanten vandaag al hun documenten rechtstreeks in hun boekhoudpakket kunnen opladen, zorgt ervoor dat we veel sneller kunnen werken en meer aan day to day-boekhouding kunnen doen: we kunnen meteen inspelen op de behoeften van de klant. Een correcte boekhouding is natuurlijk nog steeds belangrijk, maar het is niet langer onze core business. Klanten verwachten nu ook meer van hun boekhouder dan de wettelijke verplichtingen: ze willen iemand die hen adviseert, met hen meedenkt en proactief inspeelt op de cijfers.”
CFO as a service: advies op maat
“Veel klanten van accountantskantoren zijn kleine kmo’s zonder interne CFO. Zij vertrouwen op hun accountants voor financieel advies en ondersteuning. In de praktijk noemen we dat ‘CFO as a service’: klanten contacteren ons steeds vaker voor een kort overleg over investeringen, personeelszaken of andere zakelijke beslissingen. Accountants moeten vandaag de dag dus niet alleen goed op de hoogte zijn van financiële wetgeving, maar nemen ook een adviserende rol aan en begeleiden hun klanten bij belangrijke keuzes.”
Organisatieverandering bij accountantskantoren
“Om de rol van CFO as a service goed te vervullen, moeten accountantskantoren zich anders organiseren dan vroeger. Het gaat niet alleen over digitaliseren en kiezen voor de juiste IT-pakketten, het vraagt ook een verandering van de structuur binnen het kantoor. Er moet voldoende personeel zijn voor de dagelijkse opvolging en het verwerken van stukken, maar ook om aangiftes te doen en advies te verlenen. De belangrijkste tips die ik daarin kan geven is om je medewerkers altijd te betrekken bij beslissingen, hen de gepaste opleidingen te geven en duidelijk te maken dat de nieuwe manier van werken voordelen biedt.”
Klanten meenemen in de verandering
“Niet alleen je medewerkers, maar ook je klanten moeten mee zijn in het digitale verhaal. Toen wij overschakelden naar een nieuwe boekhoudsoftware, organiseerden we enkele avonden waarop we de software uitlegden aan onze klanten. Sommige klanten waren meteen enthousiast, andere hadden wat meer tijd nodig. Voel je weerstand bij klanten? Belicht dan de positieve kanten van digitalisatie: dat je sneller kan inspelen op problemen, dat hun cijfers altijd up-to-date en beschikbaar zijn of dat ze je sneller en makkelijker kunnen contacteren.”
Een nieuwe rol vraagt nieuwe vaardigheden
“Dat accountants meer als adviseur optreden, betekent ook dat ze andere vaardigheden nodig hebben. Wat in de huidige opleidingen vaak ontbreekt zijn communicatieskills: hoe ga je om met verschillende klanten? De ene klant vindt cijfers heel interessant en gaat daar graag diep op in, terwijl een andere klant liever korte updates en tips krijgt. Klantbehoeften begrijpen en kunnen omgaan met diverse persoonlijkheden is van onschatbare waarde in de adviserende rol.”
Nog enkele tips
Ellen deelt graag enkele praktische tips en tricks vanuit haar persoonlijke ervaring:
Kies voor klanten waar je energie van krijgt
Je klantenlijst zou moeten bestaan uit klanten waar jij energie van krijgt en die van jou energie krijgen. Als adviesverlener is een vertrouwensband heel belangrijk, de klik moet goed zitten. Durf dus selectief zijn in je klanten.
Maak een budget op voor al je klanten
Door een budget en een aantal uren aan klanten toe te wijzen en dat goed op te volgen, merk je snel welke klanten verlieslatend zijn, maar ook welke medewerkers productief werken.
Durf nee te zeggen
Denk voor je een nieuwe klant aanneemt telkens na of die klant bij je kantoor past, wat de klant nodig heeft en of jouw kantoor dat kan bieden. Is er geen match? Durf die klant dan te weigeren.
Laat je agenda niet volledig door je klanten bepalen
Als accountant wordt je agenda grotendeels gevuld door je klanten die een afspraak willen. Daar kan je verandering in brengen door proactief in te spelen op dingen die je tegenkomt in dossiers en niet te wachten tot je klant zelf met vragen naar jou komt.
Kijk toe op de werkverdeling en work-lifebalans
Zie je dat de ene medewerker verdrinkt in het werk, terwijl de andere tijd lijkt over te hebben? Dan zit het evenwicht waarschijnlijk niet goed. Klanten groeien en daardoor worden ook dossiers omvangrijker. Herbekijk dus op tijd de werkverdeling en probeer zo een goede work-lifebalans te bewaren.
Praat geregeld met je medewerkers
Beperk je niet tot een jaarlijks evaluatiegesprek met je medewerkers, maar plan meerdere korte gesprekken in om te checken hoe het met hen gaat en of er iets misloopt. Zo kan je kleine en grote problemen meteen aanpakken en vermijd je dat frustraties zich opstapelen.
Jouw kantoor versterken?
Een efficiënte backoffice voor accountantskantoren wordt niet vanzelf geboren, maar is wel eenvoudig te realiseren.
Ben jij er klaar voor om je backoffice efficiënter in te richten en je kantoor toekomstbestendig te maken, zonder extra personeel?
Vul het formulier in en download direct het e-book: "Versterk je kantoor: Meer rendement met het huidige team". Ontdek hoe je stap-voor-stap je backoffice op orde brengt.
