Compliance zonder kopzorgen: hoe AdminPulse & Penneo accountants tijd doen winnen

Hoeveel tijd kost compliance jouw kantoor echt?

Hoeveel uren besteedt jouw team wekelijks aan het opvolgen van handtekeningen en het verzamelen van documenten? In veel kantoren loopt dat aantal verrassend hoog op. Zeker in een sector die al jaren met een personeelstekort kampt, is het antwoord vaak hetzelfde: te veel.

Compliance is een verplichting. Elke accountant weet dat het geen optie is om regels naast zich neer te leggen. Maar tegelijk hoeft compliance geen rem te zijn op de groei van je kantoor of op de kwaliteit van je dienstverlening. Met de juiste aanpak kan het zelfs een kans zijn om je processen te stroomlijnen en je klanten een betere ervaring te bieden.

Compliance: een verplichting die steeds zwaarder weegt

In de accountancysector is compliance allang geen vrijblijvende term meer. Het is een wettelijke én professionele verplichting waar elk kantoor zich strikt aan moet houden.

De regelgeving verandert bovendien voortdurend en wordt steeds complexer. Voorbeelden zijn:

• Antiwitwaswetgeving: kantoren moeten cliënten en transacties zorgvuldig controleren.
• Documentbeheer: alle documenten moeten correct ondertekend, veilig bewaard en makkelijk terug te vinden zijn.
• Dossieropbouw: elk dossier moet volledig en controleerbaar zijn bij kwaliteitscontroles.

Niet voldoen aan deze verplichtingen kan ernstige gevolgen hebben. Denk aan hoge boetes, reputatieschade en verlies van vertrouwen bij klanten. Voor accountantskantoren die hun geloofwaardigheid hoog in het vaandel dragen, is het dan ook ondenkbaar om compliance te verwaarlozen.

Toch is het naleven van al die verplichtingen vaak een tijdrovende en arbeidsintensieve klus. En daar wringt vandaag de schoen.

Personeelstekort in accountancy: een structurele uitdaging

De Belgische accountancysector kampt al enkele jaren met een nijpend personeelstekort. Nieuwe medewerkers aantrekken blijkt moeilijk, en ervaren krachten zijn felbegeerd. De hoeveelheid werk groeit echter onverminderd verder, waardoor de druk op de bestaande teams alleen maar toeneemt.

Compliance-taken versterken dat probleem. Het zijn taken die cruciaal zijn, maar tegelijk veel tijd vragen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Contracten laten ondertekenen, opvolgen en klasseren.
• Documenten verzamelen en controleren op juistheid.
• Naleving bewaken van steeds veranderende regelgeving.

Een vicieuze cirkel

Dit alles leidt tot een vicieuze cirkel:

1. Medewerkers raken overbelast door de administratieve druk.
2. Kantoren verliezen kostbare tijd die ze liever in klantenadvies of strategische projecten zouden steken.
3. Kwaliteit en efficiëntie lijden eronder, wat een negatieve impact kan hebben op klanttevredenheid en groei.

Het gevolg? Frustratie bij het personeel én risico’s voor de continuïteit van het kantoor.

De oplossing: digitale tools die écht integreren

Gelukkig biedt digitalisering een uitweg. Slimme software kan repetitieve taken automatiseren, waardoor medewerkers meer tijd krijgen voor werk dat écht waarde toevoegt: klantenadvies, analyse, en strategische begeleiding.

Voordelen van digitalisering voor accountants

Voor accountantskantoren betekent dit concreet:

• Tijdswinst: minder handmatig werk en dubbel werk verdwijnt.
• Betrouwbaarheid: automatische processen verkleinen de kans op menselijke fouten.
• Efficiëntie: alle informatie is centraal beschikbaar, goed gestructureerd en eenvoudig op te volgen.
• Transparantie: compliance-checks verlopen consistenter en laten zich beter auditen.

Maar om de échte voordelen te halen, is het cruciaal dat tools naadloos met elkaar samenwerken. Niemand wil voortdurend tussen verschillende platformen wisselen of gegevens dubbel ingeven. Geïntegreerde oplossingen zijn dus de sleutel tot succes.

AdminPulse & Penneo: compliance en efficiëntie in één flow

En precies daar komt de samenwerking tussen AdminPulse en Penneo in beeld.

Wat is AdminPulse?

AdminPulse is hét all-in-one kantoorbeheersysteem voor accountants, die de werking van je kantoor vereenvoudigt en automatiseert. Krijg een uniek 360° overzicht op de klanten en taken van jouw accountantskantoor. Van communicatie, taskflows, facturatie, documenten en HRM tot wettelijke verplichtingen zoals kwaliteitscontrole en antiwitwas. AdminPulse is direct klaar voor gebruik en flexibel aan te passen aan de behoeften van jouw kantoor. Dankzij ons open platform koppel je makkelijk al jouw favoriete tools. Geen gedoe meer met administratie; met AdminPulse focus je op wat echt telt: je klanten.

Wat is Penneo?

Penneo transformeert digitaal ondertekenen in een betrouwbare, veilige en naadloze ervaring – waardoor cruciale documentworkflows sneller en veiliger worden voor bedrijven. Penneo, dat wordt vertrouwd door meer dan 3.500 bedrijven, waaronder 's werelds toonaangevende audit- en accountantskantoren, stelt bedrijven in staat om activiteiten te vereenvoudigen, administratieve lasten te verminderen en zowel zichzelf als hun klanten gemoedsrust te bieden. Penneo, opgericht in Kopenhagen en actief in heel Europa, wordt de voorkeurspartner voor bedrijven die een betrouwbare, juridisch bindende digitale ondertekenervaring zoeken – waardoor tijd wordt bespaard en volledige naleving van de regelgeving wordt gewaarborgd.

Samen sterker: de integratie

Door de integratie van Penneo met AdminPulse krijgen accountantskantoren het beste van beide werelden:

• Eén geïntegreerde workflow: documenten en dossiers worden rechtstreeks vanuit AdminPulse via Penneo gedeeld en ondertekend.
• Wettelijk conforme digitale handtekeningen: klanten hoeven niet fysiek aanwezig te zijn en toch is elke handtekening juridisch geldig.
• Alles op één plek: documentbeheer en identiteitscontrole zitten geïntegreerd in de bestaande AdminPulse-omgeving.
  
  

Het resultaat? Minder gedoe, minder kans op fouten en aanzienlijk meer tijdbesparing.

Hoe ziet dat er in de praktijk uit?

Stel je een typisch scenario voor: je moet een nieuwe klant onboarden.

Zonder geïntegreerde tools

1. Je stelt de documenten op en exporteert ze naar PDF.
2. Je stuurt ze via e-mail naar de klant met de vraag om te ondertekenen en terug te sturen.
3. Vaak komt er geen reactie, waardoor je herinneringen moet sturen.
4. Soms worden documenten onvolledig of foutief ondertekend, waardoor het proces opnieuw moet beginnen.
5. Uiteindelijk verzamel je de juiste versies, die je handmatig uploadt in de juiste dossiers.

Het resultaat: een traag, foutgevoelig en gefragmenteerd proces dat makkelijk dagen of zelfs weken aansleept.

Met AdminPulse & Penneo

Met de integratie van AdminPulse en Penneo verandert dat volledig.

1. Je selecteert de documenten rechtstreeks in AdminPulse en verstuurt ze digitaal voor ondertekening via Penneo — allemaal binnen één omgeving.
2. Klanten ontvangen een veilige link en kunnen eenvoudig online ondertekenen, waar en wanneer het hen uitkomt.
3. Elke handtekening is juridisch geldig en volledig conform de wetgeving.
4. Nadat de documenten zijn ondertekend, worden ze automatisch teruggestuurd en opgeslagen in AdminPulse, waarna ze direct aan het juiste klantdossier worden gekoppeld.
   
   

Resultaat: geen dubbel werk, geen rommelige e-mails en geen tijdverlies. Zo kan je team zich volledig focussen op klantenadvies in plaats van op administratie.

Van verplichting naar meerwaarde

Compliance blijft altijd een verplichting, maar met de juiste tools verandert het van een last naar een meerwaarde.

De voordelen op een rij:

• Je kantoor voldoet moeiteloos aan alle wettelijke vereisten.
• Medewerkers ervaren minder druk en werken efficiënter.
• Klanten krijgen een vlotte en professionele ervaring bij onboarding en documentbeheer.
• Je bespaart tijd en middelen, waardoor er meer ruimte is voor advies en groei.
• Je verhoogt de competitiviteit van je kantoor: compliance wordt een troef in plaats van een hinderpaal.

Kortom: de integratie tussen AdminPulse en Penneo maakt compliance slimmer, sneller en minder belastend.

Conclusie: compliant zonder extra last

Voor Belgische accountantskantoren is compliance vandaag een absolute must, maar het hoeft geen blok aan het been te zijn. Door digitalisering en integratie kan je het proces niet alleen vereenvoudigen, maar ook een competitief voordeel creëren.

Met de integratie van AdminPulse en Penneo combineer je naadloos kantoorbeheer met digitale compliance-oplossingen in één krachtige workflow. Zo win je tijd, verminder je de druk op je team en werk je zorgeloos compliant.