Al 75 jaar staat Panis Group klanten bij met accountingdiensten en financiële adviesverlening. Om maximale efficiëntie te bereiken en hun klanten zo goed mogelijk te bedienen, was er nood aan een centraal overzicht. “Via AdminPulse hebben we nu één plaats waar we verschillende processen kunnen beheren”, vertelt CEO Sophie Peperstraete. “De implementatie is een intensief proces omdat we AdminPulse maximaal willen benutten, maar we krijgen alle nodige ondersteuning.”
Nood aan moderne software
“Ons team bestaat uit een 45-tal medewerkers. De meesten zijn actief in het departement boekhouding en fiscaliteit. Ons intern sociaal secretariaat beheert de loonadministratie van onze klanten.” Zo’n veelzijdige organisatie vraagt oplossingen op maat. “Ons vorig CRM-pakket was verouderd en te beperkt in functionaliteiten. Het voldeed niet meer aan onze noden, zoals de mogelijkheid om te koppelen met andere cloud-applicaties. De fragmentatie van de verschillende processen via afzonderlijke tools ging ten koste van onze eigen efficiëntie. We misten een centraal overzicht.”
Gebruiksvriendelijk, uitgebreid en visueel sterk
“Uit de verschillende programma’s die we vergeleken, sloot AdminPulse naadloos aan bij wat we zochten. De software sprong er meteen visueel uit, maar ook de gebruiksvriendelijkheid, integratiemogelijkheden en de waaier aan functionaliteiten hebben ons over de streep getrokken: van taakbeheer tot kwaliteitstoetsing en antiwitwasopvolging.
Alles op één locatie
“We hebben heel wat processen die naast elkaar lopen en tot nu dus ook naast elkaar opgevolgd moesten worden”, legt Sophie uit. “Met AdminPulse hebben we één centraal vertrekpunt om klanten en dossiers te beheren, taakprocessen te standardiseren, prestaties te registreren en te factureren, compliance te managen … Dat is een enorme verbetering waarmee we veel tijd besparen, de kwaliteit nog beter kunnen bewaren en onze klanten vlotter en beter van dienst kunnen zijn.”
Op naar maximale efficiëntie
“Ons doel is om processen die veel tijd vragen van onze medewerkers zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. We willen dat onze medewerkers de tijd krijgen om zich te focussen op de zaken die niet automatiseerbaar zijn, zodat we onze dienstverlening naar de klant op die punten kunnen maximaliseren. De krappe arbeidsmarkt voegt een extra dimensie toe aan de nood voor efficiëntie: bepaalde zaken vragen nu meer tijd dan vroeger, zonder dat daar per definitie meer mankracht tegenover staat. Dat wil zeggen dat we op een andere manier moeten werken en taken en tijd anders moeten organiseren, zodat we het welbevinden van onze medewerkers niet op het spel zetten.”
Ondersteuning bij de implementatie
“Omdat we optimaal gebruik willen maken van alle features van de software, is de implementatie een intensief proces waar we al enkele maanden mee bezig zijn. AdminPulse ondersteunt ons daar sterk in. Uiteraard verloopt zo’n implementatieproces niet zonder slag of stoot en is de omvang van het traject niet te onderschatten, maar bij elk issue dat we tegenkomen, gaat AdminPulse mee op zoek naar oplossingen om tot het gewenste resultaat te komen. Doen we een voorstel voor een extra feature of een aanpassing, dan bekijken ze altijd of het mogelijk en relevant is. Ofwel zetten ze het op de ontwikkelingsagenda, ofwel denken ze mee na over een alternatief. Het is dus zeker geen ‘drop the software and go’-aanpak, waar de ondertekening van de bestelbon het einde van de service betekent.”
Oplossingsgerichte helpdesk
“Onze medewerkers die al gebruikmaken van AdminPulse zijn enthousiast. Het gebruiksgemak en de tijdswinst zijn snel voelbaar, wat het enthousiasme voedt. Ze kunnen met hun vragen altijd terecht bij de helpdesk, die heel snel en concreet te werk gaat. AdminPulse biedt online bovendien gebruiksvriendelijke stappenplannen aan, die ook voor leken vlot uitvoerbaar zijn. Natuurlijk vraagt het tijd om aan zo’n nieuwe software te wennen, maar het programma zit intuïtief in elkaar en is onmiskenbaar ontwikkeld op basis van een doorgronde kennis van onze sector. Tot nu toe hebben we dus enkel positieve ervaringen met AdminPulse.”
Ook een efficiënt accountantskantoor?
Een efficiënte backoffice voor accountantskantoren wordt niet vanzelf geboren, maar is wel eenvoudig te realiseren.
Ben jij er klaar voor om je backoffice efficiënter in te richten en je kantoor toekomstbestendig te maken, zonder extra personeel?
Vul het formulier in en download direct het e-book: "Versterk je kantoor: Meer rendement met het huidige team". Ontdek hoe je stap-voor-stap je backoffice op orde brengt.
