Accountantskantoor Borsje | Seijkens: Lekker overzichtelijke planning

Accountantskantoor Borsje Seijkens formaliseerde alle processen. Zo volgen ze voortaan elk proces en dossier nauwkeurig op. Resultaat: taken worden op tijd afgewerkt en niks blijft liggen. Tip van Roy Seijkens: met geformaliseerde workflows verhoog je de kwaliteit van je dienstverlening, krijg je een efficiënter facturatieproces en speel je snel in op klantbehoeften.

Niet zomaar processen

"Elk accountantskantoor heeft een handboek met processen. Wij hadden dat natuurlijk ook, maar de processen werden niet altijd helemaal gevolgd. Als een klant bijvoorbeeld tussentijds een jaarrekening vroeg, dan werd die snel opgestuurd. De VPB-aangifte werd wel ingevuld, maar bleef soms liggen omdat men vergat deze in te dienen."

"Nu hebben we die processen geformaliseerd waardoor ze veel beter en sneller opgevolgd kunnen worden. Dat geldt zelfs voor de facturatie. Vroeger bleef een factuur soms nog even liggen voordat die naar de klant ging. Zelfs dat is nu onderdeel van de workflow. Zodra de jaarrekening klaar is, bijvoorbeeld, wordt die meteen gefactureerd en afgerond."

"We werkten vroeger met een lijst waarin de klanten en de taken voor die klanten stonden. Daarin was het niet altijd duidelijk of een BTW-aangifte al dan niet afgerond was. Nu kunnen we zelfs taken aanmaken voor eenmalige zaken. Een voorbeeld: de BTW-bijtelling of fiscale correcties in het vierde kwartaal."

Processen verbeteren de kwaliteit van de administratie

"Omdat iedereen op tijd aan taken herinnerd wordt, verbetert de kwaliteit van de administratie. Niets wordt meer vergeten. Ooit waren we een autokostenbijtelling vergeten. Dat kan altijd eens gebeuren, maar zulke fouten leiden tot negatieve klantervaringen. Terwijl wij juist een perfecte administratie willen leveren! Dat gaat nu aanzienlijk beter."

Klein kantoor, groot klantenbestand

"We zijn een klein kantoor, dus we weten altijd wie wanneer werkt of wie ziek is. In de workflow zien we wie aan welk dossier werkt."

"We hebben een groot klantenbestand, waardoor het moeilijk was om het overzicht te bewaren over alle dossiers en statussen. Met de workflows in AdminPulse houden we nu precies bij wat de status is van ieder dossier en waar eventueel iets blijft hangen. Als een klant om een financiering vraagt dan kan ik als leidinggevende ingrijpen als het dossier te lang blijft liggen. Als de klant slecht aanlevert, kunnen we contact opnemen om te vragen waar de documenten blijven. Of mijn collega kan aangeven dat er iets anders speelt. Zo kunnen we tijdig reageren en ervoor zorgen dat de stukken altijd op tijd bij de klant zijn."

Meer tips van Roy?

Die vind je in deze video's!

Ook zin in lekker werken tijdens piekperiodes?