Als accountant heb je meer taken dan alleen boekhouden. Relatiebeheer kan een groot deel van je tijd in beslag nemen. Het gebruik van een CRM (Customer Relationship Management Software) kán helpen bij het efficiënt afhandelen van terugkerende taken. Helaas ervaren veel accountants dat werken met CRM-software niet altijd de gewenste tijdwinst oplevert. Daarom leggen we in dit blog uit waarop je moet letten bij het kiezen en gebruiken van een CRM, zodat het wél positieve impact heeft op je efficiëntie en dienstverlening.
Waarom een one size fits all CRM niet werkt voor accountants
Praat je over relatiebeheer voor accountants? Dan gaat het gesprek o.a. over het gebruik van CRM-software. Maar als accountantskantoor heb je weinig aan een dertien-in-een-dozijn-CRM waarin je alleen ‘standaardinformatie’ kunt noteren en relatiebeheer maar gedeeltelijk kunt automatiseren. Dat is misschien genoeg voor een internetmarketingbureau of schildersbedrijf. Maar niet voor accountants.
Als accountantskantoor heb je extra functies nodig:
- Herkenning en koppeling van wettelijke documenten en automatische acties op basis van deze herkende documenten.
- Opvolging van de Wwft.
- Sector specifieke velden in de relatie fiche en taaksjablonen, onder andere voor de belastingaangifte.
- Gelinkte relaties met daarbij sector specifieke velden, zoals wie is ten laste van wie.
- Documentgeneratie met sectorspecifieke velden en templates.
- Een helpdesk die sectorspecifieke kennis heeft.
- Sectorspecifieke integraties met andere tools.
Voorkom een wirwar aan eigen ‘oplossingen’
Is het relatiebeheer niet netjes ingericht? Dan gaat waardevolle informatie verloren. Je krijgt al gauw losse post-its met notities, klantinformatie die niet meer up-to-date is of aan elkaar geknoopte software die net-niet lekker samenwerkt. Of nog erger: de informatie zit alleen in het hoofd van je collega. Dat gaat niet werken, waardoor klantbeheer eerder méér tijd kost dan minder tijd. Laat staan dat je tijd overhoudt voor de waardevolle onderdelen van relatiebeheer.
De impact van efficiënt relatiebeheer op je dienstverlening en klanttevredenheid
- Toekomstgericht: pro-actief bezig met klantretentie en loyaliteit
Goede klanten wil je uiteraard behouden. Het consequent up-to-date houden van klantinformatie is het geheim achter een sterke, langdurige relatie. Noteer de ontwikkelingen bij klanten om deze in een toekomstig gesprek aan te halen. Dit toont je betrokkenheid bij de day-to-day behoeften van klanten. - Vertrouwenspersoon: advies & meedenken
Je bouwt sneller een vertrouwensband op als je klanten regelmatig kort spreekt in plaats van één ellenlange meeting per kwartaal. Heb je vaker contact? Dan zit je in een uitstekende positie om gevraagd te worden om te adviseren bij belastingaangiftes, je kennis in te zetten om de financiële gezondheid van het bedrijf te verbeteren of om de klant te helpen navigeren tussen de fiscale en financiële wetgeving. - Stabiele service: altijd klantinformatie up-to-date
Staat alle klantinformatie op één centrale plek? Dan kun je klanten altijd snel en accuraat helpen. Zelfs als de dossierverantwoordelijke accountant (langdurig) afwezig is door ziekte, verlof of vakantie. Een collega kan de werkzaamheden goed geïnformeerd voortzetten. Wat er ook gebeurt: je dienstverlening is en blijft van hoge kwaliteit. - Sterk in samenwerking: verdeel klanten en dossiers onder collega’s
Overzicht in klantbeheer en inzicht in de werkdruk onder de accountants maken het makkelijker om het werk onderling te verdelen. In een CRM voor accountants kun je meerdere collega’s aan een dossier of klant toevoegen. Ook alle communicatie met de klant is in te zien door alle collega’s die aan hetzelfde dossier werken. Dat maakt samenwerken aan een dossier tien keer makkelijker. - Personalisatie: betere dienstverlening en (verkoop)kansen ontdekken
Praat je regelmatig met je klant? Dan spoor je sneller op welke trends, ontwikkelingen en daarmee aanvullende diensten van toegevoegde waarde zijn voor hen. Op basis daarvan kun je een open gesprek aangaan en vanuit een betrokken manier advies geven.
Blijven jullie tijd en werkplezier verliezen aan niet-optimaal relatiebeheer, of …
… ga je er werk van maken om relatiebeheer netjes en efficiënt te stroomlijnen binnen je accountskantoor? In dit blog ben je met de neus op de feiten gedrukt dat goed relatiebeheer veel kan opleveren. Het draagt bij aan een optimale dienstverlening en meer waardevol werk voor de accountants. Dat klinkt toch als een win-winsituatie!
