Accountants- en administratiekantoren staan onder constante druk. Of het nu gaat om de btw-aangiftes, de inkomstenbelasting of de jaarrekening: de deadlines zijn onverbiddelijk.
In de sector is tijd vandaag het kostbaarste bezit geworden, en toch gaat er - ondanks de toenemende digitalisering - dagelijks enorm veel tijd verloren aan administratieve ruis, het zoeken naar documenten en het handmatig opvolgen van deadlines.
In dit artikel duiken we diep in het pijnpunt van inefficiënt taakbeheer en laten we zien hoe AdminPulse kantoren tijd en stress bespaart.
Waarom ervaren accountants zoveel stress, vooral tijdens piekperiodes?
Aan de ene kant is er de toenemende regeldruk en de constante stroom aan fiscale deadlines en nieuwe regelgeving (denk aan de snelle opeenvolging van btw-aangiftes, vennootschapsbelasting, strengere rapportageverplichtingen en meer controles). Aan de andere kant kampt de sector met een nijpend personeelstekort.
Het kernprobleem is een gebrek aan realtime overzicht. Meer klanten, meer remote werk en complexe wetgeving leiden tot een onoverzichtelijke berg taken. Zonder centrale software ontstaan "informatie-eilanden" waarin informatie verspreid staat in e-mails, Excel-lijsten en losse documenten.
Dit leidt tot:
-
Cognitieve overbelasting: Een gebrek aan overzicht veroorzaakt chaos in het hoofd van jouw medewerkers. Psychologisch onderzoek toont aan dat het "onthouden" van onafgeronde taken (het Zeigarnik-effect) voor enorme mentale stress zorgt. Medewerkers besteden meer energie aan het piekeren over wat ze mogelijk vergeten zijn, dan aan het uitvoeren van de taken zelf.
-
Onzichtbare faalkosten: Een gemiste deadline voor een aangifte resulteert niet alleen in een potentiële boete voor de klant, maar schaadt ook het vertrouwen en de reputatie van het kantoor. Het handmatig herstellen van fouten die voorkomen hadden kunnen worden met automatisering, is een enorme verborgen kostenpost.
-
Operationele inefficiëntie: Zonder centraal overzicht gaat tot wel 30% van de dagelijkse werktijd verloren aan "werk over werk": het zoeken naar de laatste versie van een document, het vragen naar de status van een dossier bij een collega, of het dubbel invoeren van gegevens in verschillende systemen
Hoe verbetert AdminPulse het taakbeheer binnen een accountants- of administratiekantoor?
AdminPulse is kantoorbeheer software die accountants helpt om werkdruk te verlagen door taken, alle klantinformatie en communicatie te centraliseren. De software biedt een dynamisch taakbord dat zich aanpast aan de prioriteiten van de dag.
Door workflows te optimaliseren en te automatiseren, besparen kantoren hiermee gemiddeld 20% aan administratieve tijd.
5 Manieren waarop AdminPulse workflows stroomlijnt:
-
Borg de kantoorkwaliteit zonder micromanagement
Je wilt er blind op kunnen vertrouwen dat elke aangifte of jaarrekening volgens jouw standaarden wordt opgeleverd. Met gestandaardiseerde taaksjablonen leg je de kantoorbrede werkwijze eenmalig vast. Of het nu gaat om de inkomstenbelasting of de Wwft-checks: je medewerkers volgen een vast stramien. Zo waarborg je de kwaliteit over de gehele linie, zonder dat je elke taak persoonlijk hoeft te controleren.-
Wat? Gebruik de kant-en-klare taaksjablonen van AdminPulse voor reguliere taken of pas ze aan naar jouw kantoorstandaard.
-
Jouw winst: Uniformiteit in werkwijze en kwaliteitsborging over alle medewerkers heen.
-
-
Realtime grip op de deadlines
Niets is zo vervelend als verrassingen vlak voor een deadline. Onze intelligente deadline-bewaking geeft je een helikopterview over het hele kantoor. De software prioriteert taken automatisch op basis van urgentie. Hierdoor zie je in één oogopslag waar de knelpunten zitten en waar je eventueel moet bijsturen, zodat de continuïteit van je dienstverlening nooit in gevaar komt.-
Wat? Taken worden automatisch geprioriteerd.
-
Jouw winst: Elke medewerker ziet in één oogopslag waar die nu aan kan werken, zonder afgeleid te worden door wat er nu niet toe doet.
-
-
Optimale interne doorloop
Wachttijden tussen verschillende fasen van een dossier vreten marge. Dankzij afhankelijkheidsbeheer worden taken pas geactiveerd wanneer de voorgaande stap is afgerond. Dit voorkomt dat dossiers onnodig blijven liggen of dat medewerkers op elkaar moeten wachten. Het resultaat is een efficiënte flow waarbij de verantwoordelijkheden binnen je team glashelder zijn.-
Wat? Jouw taak verschijnt pas op jouw lijstje zodra je collega het voorbereidende werk heeft afgevinkt.
-
Jouw winst: Geen verwarring meer over wie aan zet is; de workflow stroomt logisch door het kantoor.
-
-
Centraliseer de kantoorkennis
Informatie die versnipperd is over mailboxen en lokale mapjes vormt een risico voor je kantoor. Door de volledige document- en e-mailintegratie wordt alle communicatie direct aan het juiste dossier gekoppeld. Dit zorgt voor een centraal archief dat altijd up-to-date is. Mocht een medewerker uitvallen, dan kan een collega het dossier direct overnemen omdat alle context direct beschikbaar is.-
Wat? Koppel documenten en e-mails direct aan de specifieke taak.
-
Jouw winst: Alle context is binnen handbereik. Je hoeft nooit meer te zoeken naar die ene bijlage van de klant.
-
-
Maximaliseer je rendement en inzicht
Een gezonde bedrijfsvoering begint bij een correcte urenverantwoording. De automatische tijdsregistratie zorgt ervoor dat er geen declarabele uren meer 'tussen de wal en het schip' vallen. Je krijgt een eerlijk beeld van de werkelijke tijdsbesteding per klant. Dit levert je niet alleen een nauwkeurigere facturatie op, maar geeft je ook de data die je nodig hebt om je prijzen en processen aan te scherpen.-
Wat? Een automatische timer loopt mee terwijl je aan een taak werkt.
-
Jouw winst: Nauwkeurigere facturatie en 15% minder tijd kwijt aan interne administratie.
-
Naadloze integraties voor een compleet ecosysteem
Om de efficiëntie verder te verhogen, fungeert AdminPulse als de centrale hub van je kantoor. AdminPulse koppelt moeiteloos met:
-
Boekhoudpakketten: Synchroniseer gegevens met software zoals Exact Online, Fiscaal Gemak, Yuki
-
Documentbeheer: Integraties met o.a. Hix, Sharepoint, Qwoater
-
Communicatie & Ondertekening: Directe koppelingen voor digitale handtekeningen (zoals Adobe Sign, DocuSign, ValidSign) waardoor het proces van goedkeuring tot indiening volledig digitaal verloopt.
-
Andere software, zoals de KvK, Gmail, Outlook, Zapier.
Bekijk de integraties op https://adminpulse.eu/nl-nl/koppelingen
Praktijkcase: Wat levert taakgestuurd werken concreet op?
Vroeger mailden we elkaar: 'Nu kan je aan deze taak beginnen'. Dat zorgde voor onrust. Nu ziet iedereen in AdminPulse alleen wat voor hem of haar relevant is.
Roy Seijkens schetst de situatie: “We hebben een groot klantenbestand, waardoor het moeilijk was om het overzicht te bewaren over alle dossiers en statussen. Met de workflows in AdminPulse houden we nu precies bij wat de status is van ieder dossier en waar eventueel iets blijft hangen. Omdat iedereen op tijd aan taken herinnerd wordt, verbetert de kwaliteit van de administratie. Niets wordt meer vergeten.”
Door over te stappen van een "iedereen ziet alles" model naar de gepersonaliseerde taakweergaven van AdminPulse, realiseerde Borsje|Seijkens:
-
Een reductie van 40% in intern e-mailverkeer.
-
Meer focus doordat medewerkers niet worden afgeleid door taken die nog niet 'klaar' zijn voor hun fase.
-
Een hogere medewerkerstevredenheid door minder chaos.
Veelgestelde vragen over taakbeheer (FAQ)
Kan ik over het hele kantoor heen zien hoe we ervoor staan?
Ja, het taakoverzicht toont je wat er allemaal moet gebeuren en hoever het ermee staat. Je kan makkelijk inzoomen en filteren en zo eventuele bottlenecks tijdig opsporen.
Werkt AdminPulse ook voor terugkerende taken zoals de BTW-aangifte?
Absoluut. De software is geoptimaliseerd voor recurrent task management. Periodieke taken worden automatisch aangemaakt op basis van sjablonen, zodat je nooit handmatig taken hoeft in te plannen voor terugkerend werk.
Kunnen we onze eigen processen in workflows gieten en opvolgen?
Jazeker! AdminPulse bevat sjablonen voor alle reguliere taken zoals de BTW-aangifte, belastingaangifte, jaarrekeningen etc. Je kan deze sjablonen aanpassen en je kan ook nieuwe maken, helemaal op maat van jouw processen.
Is het mogelijk om taken te delen met collega's?
Ja. Hoewel taken vaak aan één eigenaar zijn toegewezen, kun je eenvoudig taken delen of delegeren bij vragen of ziekte. De volledige historie en gekoppelde documenten reizen met de taak mee, zodat de overdracht naadloos verloopt.
Over AdminPulse
AdminPulse kantoorbeheer is het hart van moderne accountants- en administratiekantoren. Het brengt al je relaties, workflows, documenten en facturatie samen in één overzichtelijk systeem.
Met AdminPulse heb je altijd een real-time 360°-beeld van je kantoor. Je ziet precies welke taken er lopen per klant en medewerker, en je voldoet moeiteloos aan wettelijke verplichtingen zoals de Wwft. Dat geeft je weer grip op je bedrijfsvoering en rust in je hoofd.
Omdat AdminPulse een open platform is, maak je eenvoudig software koppelingen met de andere tools waar je graag mee werkt. Zo automatiseer je de administratieve rompslomp en ben je minder tijd kwijt aan randzaken. Meer tijd voor je klant!
