Pff, is het echt nodig om voor elke taak te registreren hoe lang je eraan hebt gewerkt? Veel accountants ervaren dit als vervelend, stellen het uit of houden hun uren bij op een kladblaadje of in een eigen Excel-bestand. Het niet nauwkeurig bijhouden van je tijd is onhandig bij uurtje-factuurtje opdrachten en zelfs een gemiste kans als je werkt met vaste abonnementen. Daarom behandelt dit blog de voordelen van tijdregistratie voor accountants- en administratiekantoren en methodes om consequent de uren bij te houden voor uitgevoerde taken.
Kost tijdregistratie tijd?
Ja, maar het levert bizar veel inzichten op!
Het doen van tijdregistratie is niet het spannendste klusje, maar het levert je méér op dan alleen het bijhouden van de tijd per taak. Accountants kunnen er extra inzichten uithalen over hun productiviteit, planning en winstmarges.
Voordelen van tijdregistratie bij uurtje-factuurtje werkzaamheden
- Factureer het correcte aantal uren: voorkom omzetverlies
Heb je met een klant afgesproken om op uurbasis te werken? Het is dan voor je klant en voor jezelf belangrijk om de gewerkte tijd netjes bij te houden in tijdregistratiesoftware. Het kost je een minuut om direct na een taak te noteren hoe lang je ermee bezig was. Op dagelijkse basis valt dit reuze mee, zeker in vergelijking met het per ongeluk niet registreren van een taak en het daardoor niet declareren bij de klant. Dat kost je veel meer aan gemiste omzet. - Bewaking van projectbudgetten
Met een duidelijke en gedetailleerde tijdregistratie maak je voor klanten inzichtelijk aan welke taken je hebt gewerkt (BTW-aangifte, advies, jaarrekening opstellen, enz.). Ook merk je sneller op of de afgesproken werkzaamheden binnen het klantbudget of abonnement vallen of dat je over de beschikbare tijd heen gaat. Als je dit signaleert kun je -goed onderbouwd- met de klant een gesprek aangaan. - Optimaliseer je planning en het verdelen van klantdossiers
Haal uit de data van de urenregistratie bruikbare inzichten voor effectievere tijdsbeheersing. Tijdregistratiesoftware geeft je een overzicht welke taken allemaal gedaan moeten worden, hoeveel tijd dat kost en welke medewerker daar nog tijd voor heeft. Dit voorkomt een te hoge werkdruk en (structureel) overwerken.
Voordelen van tijdregistratie bij abonnementen met een vast tarief
- Kiezen van de juiste prijs voor abonnementen
Veel accountantskantoren hanteren vaste prijzen voor vooraf bepaalde diensten, vanwege de toenemende vraag in de markt. Denk bijvoorbeeld aan een abonnement met daarin 4 BTW-aangiftes en de inkomstenbelasting voor een vast tarief. Maar hoe bepaal je een goede prijs voor zo’n pakket? Je wil jezelf natuurlijk niet in de vingers snijden. Nauwkeurige tijdregistratie kan je hierin ondersteunen. Weet je hoeveel tijd je gemiddeld besteedt aan een BTW-aangifte en een aangifte inkomstenbelasting? Dan kun je ook een realistische prijs berekenen voor het abonnement op basis van je gewenste uurtarief (in plaats van lukraak een tarief uit je duim te zuigen en er het beste van te hopen). - Rentabiliteit
Wil je zeker weten dat je een goede marge draait op de abonnementen? En dat de extra werkzaamheden voor je klant, die buiten hun abonnement vallen, correct worden toegevoegd aan de factuur? Dan zit er maar éen ding op: tijdregistratie per taak. Alleen dan weet je honderd procent zeker hoeveel tijd je besteedt aan de vaste werkzaamheden en of dit binnen de projecturen en marge valt.
Tips voor tijdwinst bij tijdregistratie
- Gebruik een tijdregistratietool
Open de tool aan het begin van je werkdag. Start je een nieuwe taak voor een klant? Met één klik zet je de timer aan. Ben je klaar? Dan zet je hem weer uit. Schrijf in een paar woorden op welke werkzaamheden je hebt gedaan en klik op opslaan. Dat is alles. Zo simpel kan het zijn om je tijd nauwkeurig bij te houden.
- Kies een online tijdregistratietool
Veel accountants registreren hun uren in Excel op een lokale server. Helaas brengt dit meer risico's met zich mee dan je logischerwijs zou verwachten. Een onbedoelde klik in Excel kan leiden tot het verlies van gegevens, zonder mogelijkheid tot herstel. En ook een lokale server kan kapot gaan waardoor je bestand volledig verloren gaat. Zelfs als je een back-up hebt, is er vaak een gat tussen het tijdstip van de back-up en het huidige moment. Dus dat is nog steeds hartstikke vervelend. In een wereld met goede cloudoplossingen kun je beter op zeker gaan. Wat je ook doet; in een online tool is de data altijd up-to-date, je kan er vanaf elke computer op en updates worden automatisch voor je gedaan zonder dat je er last van hebt. Een online tijdregistratietool is dus veel handiger dan een losse tool die je moet installeren op je desktop. - Urenregistratie direct inladen in je factuursysteem
Wil je dat de informatie uit de tijdregistratie automatisch wordt ingeladen in je facturatiesysteem? Dat kan! Als je nu nog losse systemen gebruikt moet je dit aan elkaar laten koppelen, óf overstappen naar een tool waarin alles al met elkaar verbonden is zoals die van AdminPulse. Je kunt dan namelijk de uitgevoerde taak direct toevoegen aan de conceptfactuur voor de klant. Op deze manier ben je helemaal tijdbesparend én nauwkeurig bezig. - Alle medewerkers gebruik dezelfde tool
Om ervoor te zorgen dat de tijdregistratie goed verloopt, is het belangrijk dat alle accountants en administratieve medewerkers op kantoor dezelfde tijdregistratietool gebruiken. Dit zorgt voor een consistente, heldere aanpak om gewerkte tijd voor klanten vast te leggen. Dit zorgt voor een gestroomlijnde, efficiënte samenwerking en een betrouwbare werkwijze.
Conclusie: onderschat het belang van tijdregistratie niet!
Wat begint als een eenvoudige taak, tijd registreren, kan zorgen voor een schat aan waardevolle inzichten over productiviteit, planning en rentabiliteit. Door slim gebruik te maken van tijdregistratie kunnen accountantskantoren niet alleen hun werk efficiënter organiseren, maar ook de winstgevendheid van hun diensten vergroten. Blijf daarom die uren trouw registreren, want het kan een wereld van verschil maken voor je bedrijf en je klanten.
