Als accountant zit je altijd in een spagaat. Aan de ene kant wil je klanten zo goed mogelijk van dienst zijn en anderzijds moet je voldoen aan de steeds striktere regelgeving rondom de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en compliance. Het lijkt wel alsof deze verplichtingen een dagtaak op zichzelf kunnen worden. Of valt dat wel mee áls je complianceprocessen efficiënt aanpakt? Laten we erin duiken!
Positieve noot
Wwft en compliance dragen ook bij aan werkplezier
Regelgeving en compliance hebben ook een positieve impact op je werk als accountant. Door onderstaande voordelen voor ogen te houden, maak je van compliance een positieve kracht die het werkplezier bevordert in plaats van belemmert.
- Duidelijkheid en structuur
Goed geïmplementeerde complianceprocessen geven jou als accountant duidelijke procedures. Je weet voor wie en wanneer de Wwft van toepassing is en wat het risicobeleid is. Het is duidelijk wat je moet controleren, opvragen en vastleggen bij cliëntenonderzoek, risicoanalyses en kwaliteitscontroles. Ook is het duidelijk in welke situaties je een meldingsplicht hebt. Een strak en helder Wwft-beleid zorgt dus voor een gedegen aanpak en het correct afhandelen van de compliancetaken. - Risicoreductie voor je kantoor
Door compliant te werken, beperk je als accountantskantoor het risico op boetes en vervelende juridische en financiële consequenties als je een controleur over de vloer krijgt. Ook voorkomt een duidelijk Wwft-beleid dat je in zee gaat met niet-integere klanten. Dus wordt er een controle van de Belastingdienst aangekondigd? Dan hoeft er geen stress uit te breken, want alle verplichte analyses, rapportages en documentatie zijn keurig geregeld voor al je klanten. - Risicoreductie voor je klanten
Loopt een van je klanten tegen de lamp omdat hij de Wwft-regels niet naleeft? Dan kijken zij als eerst naar jou als accountant: 'Waarom heb je mij daar niet voor gewaarschuwd?' Je bewijst klanten geen dienst door ze uit de wind te houden. Adviseer en deel je kennis over de Wwft- en complianceregels met je klanten. En waarschuw ze direct als je een alarmerende opmerking hoort of iets afwijkends in de boeken ziet. - Reputatie en beroepstrots
Accountantskantoren die zich netjes aan de Wwft en complianceregels houden, versterken hun imago van professionaliteit en integriteit. Dit is logischerwijs positief voor de reputatie van het kantoor. Bovendien vervul je als accountant je maatschappelijke rol door ongebruikelijke transacties te melden.
Wwft en compliance: 4 strategieën om efficiënt werken te bevorderen
- Trainingen in Wwft en compliance
Het is een slimme zet voor accountants- en administratiekantoren om te investeren in een training of externe expert in Wwft en compliance. Deze kennis zorgt voor extra efficiëntie bij het uitvoeren van compliancetaken zoals klantanalyses, risicoanalyses en kwaliteitscontroles. Het draagt ook bij aan een toename van vertrouwen in een correcte werkwijze en het juist documenteren van de vereiste gegevens in een steeds veranderend landschap van regelgeving. - Cultuur van openheid in het accountantskantoor
Moedig je medewerkers aan vrijuit vragen te stellen over compliant werken en de Wwft. Open communicatie zorgt ervoor dat je als team kennis deelt en je samen inzet om volgens de wetgeving te werken. Bespreek wie intern verantwoordelijk is voor de kennis, processen en monitoring van alles rondom de Wwft en compliant werken. Wie is bijvoorbeeld het eerste aanspreekpunt bij vragen, wie houdt toezicht op de naleving van de procedures en welke medewerkers volgen de laatste ontwikkelingen en wijzigingen in de wetgeving? Als de rollen duidelijk verdeeld zijn, dan weet iedereen binnen het accountants- of administratiekantoor bij wie ze terechtkunnen met vragen of voor advies. - Gebruik accountantspecifieke CRM-software
De juiste CRM-software helpt je als accountant bij het vastleggen van alle verplichte documenten, zoals een identiteitsbewijs, opdrachtbrief, klantacceptatie, risicoanalyse en de herkomst van gelden. AdminPulse bevat aanvullend een checklist met documenten die je moet opvragen bij nieuwe klanten. Vink deze stuk voor stuk af, zodat je zeker niets over het hoofd ziet en alles netjes documenteert. - Aanvullende Wwft- en compliancetools
Er zijn tools, zoals Grub en Hyarchis Comply (het vroegere Dapas) die je kunt inzetten om automatisch transacties te monitoren, analyserapportages te genereren en waarschuwingssignalen af te geven bij mogelijke non-compliance. Dit soort software maakt het naleven van regelgeving minder tijdrovend en belastend voor jou als accountant. Je kunt (en hoeft) niet alles handmatig bij te houden.
Conclusie: het naleven van de regelgeving hoeft geen negatieve invloed te hebben op het werkplezier.
Het volgen van de regels betekent niet dat je beperkt bent, integendeel. Het biedt juist duidelijkheid en richtlijnen om complianceprocessen soepel te doorlopen. Bovendien hoeft het niet veel tijd in beslag te nemen, maar dan is wel up-to-date kennis nodig en een handige tool. Wanneer je met deze mindset naar de Wwft en compliance kijkt, zul je ontdekken dat er een goede balans bestaat tussen het werken volgens de regels en het vol vertrouwen uitvoeren van je werkzaamheden. Zo kun je met plezier en gemoedsrust de compliancetaken uitvoeren.
