Zonder innovatie is het onmogelijk om een bedrijf te laten groeien. Het verbeteren of bedenken van nieuwe producten of diensten is mensenwerk. En een idee omzetten naar de praktijk vergt, zeker in een software-organisatie, veel afstemming en communicatie tussen veel verschillende mensen. Belangrijk is dat dit op een constructieve manier gebeurt. Dat lukt alleen als mensen elkaar blijven uitdagen door feedback met elkaar te delen. Als HR-professional kan je het verschil maken door een goede feedbackcultuur in je organisatie te bevorderen. Maar hoe doe je dat?
Door Linda Emmery, Director People & Culture bij Visma
Mensen vinden feedback geven en ontvangen lastig
Feedback is een krachtig instrument dat zowel persoonlijke als organisatorische groei mogelijk maakt. Veel mensen beseffen dat ook. “Kom maar op die feedback, daar word ik alleen maar sterker van” is een uitspraak die je wel vaker hoort op de werkvloer. Toch voelen mensen zich vaak ongemakkelijk bij het geven van kritische feedback. Als puntje bij paaltje komt en je kritische of corrigerende feedback wil geven, dan voelt bijna iedereen wel een bepaalde spanning of zelfs buikpijn. “Komt het niet te negatief over?” of “Kwets ik diegene niet aan wie ik de feedback geef?” Deze gevoelens en ideeën spelen al helemaal als het gaat om iemand met een hogere functie in de organisatie. Of misschien zelfs iemand die ook nog jouw eigen functioneren moet beoordelen.
De angst is niet geheel onterecht omdat feedback al gauw kan worden gezien als kritiek. En daar houden mensen nou eenmaal niet van. Dit zorgt er echter vaak voor dat mensen niet doorpakken en het geven van feedback uitstellen. Of ze verzachten de boodschap en maken het verhaal een stuk kleiner of minder concreet dan eigenlijk de bedoeling was. Zwijgen lijkt dan ook in sommige gevallen een betere optie. Een recente studie die werd uitgevoerd in Vlaanderen onthulde een zorgwekkende trend: 60% van de ondervraagde werknemers voelt zich niet vrij om zichzelf te zijn op het werk, en slechts 15% voelt zich op hun gemak om iets te zeggen wanneer er iets mis is. Het moge duidelijk zijn dat deze trend zich niet beperkt tot België alleen; het is een probleem dat creativiteit en groei in organisaties wereldwijd belemmert.
Doelgerichte acties voor het creëren van een goede feedbackcultuur
In wezen gaat feedback over het uiten van wat je denkt met een positieve intentie. Alleen moet dat laatste wel tot mensen doordringen. Zodat het geven en ontvangen van feedback doodnormaal wordt. Dat is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het creëren van een goede feedbackcultuur vereist doelgerichte acties:
- Moedig leiders aan om kwetsbaar en toegankelijk te zijn: Leiders bepalen de toon voor een feedbackcultuur. Natuurlijk moeten leiders krachtig overkomen, maar door ook kwetsbaarheid te tonen en te laten zien zelf open te staan voor feedback, kunnen ze het vertrouwen geven aan hun teams om dat zelf ook te doen. Bijvoorbeeld door positief te reageren wanneer ze feedback ontvangen, zelfs als het ongemakkelijk is, en die te erkennen met woorden zoals: "Deze feedback raakt me, maar ik ben blij dat je het hebt gedeeld." Toegankelijkheid zit hem juist niet in beschikbaar zijn voor mensen of ‘de deur die altijd open staat’, maar ook in het stellen van vragen aan je mensen waardoor je laat zien dat je luistert, oprechte interesse toont en als mens in verbinding met elkaar staat.
- Organiseer trainingen en workshops voor medewerkers: feedback geven en ontvangen is een vaardigheid. Die kan je dus oefenen en ontwikkelen. Trainingssessies en workshops over feedback kunnen werknemers de benodigde vaardigheden bijbrengen. Eenvoudige modellen zoals het Situation-Behavior-Impact (SBI)-model geven medewerkers een houvast om feedback op een constructieve en begrijpelijke manier te structureren.
- Implementeer 360-graden feedback: 360-graden feedback houdt in dat een medewerker in het kader van een beoordeling feedback ophaalt en geeft aan meerdere collega’s. Omdat deze benadering ervoor zorgt dat feedback van verschillende bronnen komt, krijgt een organisatie een veel completer beeld van de prestaties van een medewerker. In een goede feedbackcultuur is het geven of ontvangen van feedback een continu proces. Wel kunnen de vaste momenten die horen bij de 360-graden feedback-benadering helpen om het geven en ontvangen van feedback te blijven oefenen.
- Voer medewerkerstevredenheidsonderzoeken uit: een medewerkerstevredenheidsonderzoek is een uitstekend middel om te bepalen in hoeverre mensen zich in en door een organisatie gewaardeerd voelen. Ook kan je het gebruiken om te achterhalen of het geven en ontvangen van feedback voldoende gebeurt en of het als prettig wordt ervaren. Zo kan je controleren of er in je organisatie al sprake is van een gezonde feedbackcultuur of dat je met leiders in gesprek moet gaan om hier meer aandacht aan te besteden.
Feedback gaat niet alleen over het aanwijzen van wat er mis is, het gaat over het opbouwen van een dialoog die iedereen vooruit helpt. Door het bevorderen van een positieve feedbackcultuur verbeter je niet alleen de individuele prestaties van medewerkers, maar ook innovatie en daarmee het collectieve succes van je organisatie.
