Privacyverklaring
1. Inleiding
De Privacyverklaring helpt je te begrijpen welke persoonsgegevens AdminPulse verzamelt en waarom we deze verzamelen, en hoe we jouw persoonsgegevens behandelen, beschermen, opslaan, exporteren en verwijderen.
Persoonsgegevens zijn alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een e-mailadres, straat adres, telefoonnummer, enz.
2. Contact met ons opnemen
Als je opmerkingen of vragen hebt over onze privacyverklaring of privacykwesties, inclusief een mogelijke schending van jouw privacy, kan je ons contacteren via e-mail op privacy@adminpulse.eu.
Je kan ook contact opnemen met ons kantoor op:
AdminPulse
Kantoor: Stationsplein 1, 2880 Bornem, België
E-mail: info@adminpulse.eu
3. Verwerkingsactiviteiten
We gebruiken je persoonsgegevens voor de verwerkingen die hieronder staan.
3.1. Marketingnieuwsbrieven
We gebruiken e-mail om je marketingberichten te sturen, maar alleen als je daarvoor toestemming hebt gegeven, zoals de nationale marketingwetgeving dit voorschrijft. De gegevens die we daarvoor gebruiken zijn jouw naam en e-mailadres.
Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang om geïnteresseerde personen te voorzien van marketingcommunicatie, cf. AVG artikel 6 lid 1 f).
De persoonsgegevens worden verwijderd wanneer je besluit je af te melden voor het ontvangen van marketingcommunicatie van AdminPulse. Dit kan op de volgende manieren:
- Het volgen van de instructies voor afmelding in de betreffende marketingcommunicatie
- Het wijzigen van voorkeuren onder de relevante accountinstellingen als je een account hebt bij AdminPulse
- Contact met ons opnemen via e-mail op privacy@adminpulse.eu
Hou er rekening mee dat wanneer je afmeldt voor het ontvangen van marketingcommunicatie, je mogelijk nog steeds communicatie van AdminPulse ontvangt, zoals orderbevestigingen en meldingen die nodig zijn om jouw account of de aan klanten geleverde diensten te beheren.
3.2. Gebruik van cookies
Wanneer je interactie hebt met AdminPulse, bijvoorbeeld door onze webpagina's te bezoeken, inhoud te downloaden, webinars bij te wonen, en als onderdeel van het gebruik van onze diensten, zal AdminPulse jouw persoonsgegevens verwerken om je relevante inhoud te bieden via directe marketing op sociale mediaplatforms en e-mails, webpagina's of in een dienst, op basis van jouw voorkeuren.
Het doel is om op maat gemaakte marketing te leveren, jouw gebruikerservaring met onze diensten/websites te verbeteren en producten te leveren waar onze klanten tevreden mee zijn. De verwerkte persoonsgegevens zijn geaggregeerde details over jou, zoals IP-adres, interesses (waar je hebt geklikt, enz.), gebruikersnaam en apparaat. Dit gebeurt door middel van technologieën zoals cookies.
Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang om jou relevante inhoud te bieden, cf. AVG artikel 6 lid 1 f). De diensten van AdminPulse worden over het algemeen gebruikt als hulpmiddelen voor werkgerelateerde doeleinden, en jouw gedrag in deze hulpmiddelen zegt weinig over jouw persoonlijke leven. Er worden geen gevoelige gegevens verwerkt. Jouw persoonsgegevens worden vanuit een zakelijk perspectief verwerkt op een manier waarvan wij geloven dat deze niet in strijd is met jouw vrijheden en rechten als individu.
De persoonsgegevens worden verwijderd wanneer je je afmeldt door contact met ons op te nemen via e-mail op privacy@adminpulse.eu. Cookies zijn ook onderworpen aan verschillende bewaarbeleid. Je hebt ook altijd de mogelijkheid om cookie-instellingen te wijzigen en gebruik te maken van jouw recht om bezwaar te maken cf. AVG artikel 21. Dit kan via instellingen binnen jouw browser. Over het algemeen worden de persoonsgegevens alleen opgeslagen zolang als nodig is om het doel van de verwerking te vervullen, en niet langer dan 3 jaar na de laatst geregistreerde activiteit.
3.3. Werving
We verwerken persoonsgegevens tijdens werving om wervingsprocessen effectief te beheren, sollicitaties af te handelen, ingediende documentatie te evalueren, interviews af te nemen en referenties te contacteren. De persoonsgegevens die voor dit doel worden verwerkt, zijn contactgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mail, evenals CV, sollicitatie en andere ingediende documenten, alsook persoonlijkheids- en geschiktheidstesten die tijdens de sollicitatieprocedure zijn afgenomen.
Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang om de juiste kandidaat te vinden, cf. AVG artikel 6 lid 1 f). Voor kandidaten met wie we besluiten door te gaan en een baan aan te bieden, zullen we bepaalde persoonsgegevens verwerken, inclusief jouw contactinformatie en andere specifieke persoonsgegevens waarvan je ons vraagt deze te verwerken, met als doel het aangaan van een contract op grond van AVG artikel 6 lid 1 b), dat betrekking heeft op verwerking die noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of om op jouw verzoek stappen te ondernemen, voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst.
De persoonsgegevens worden verwijderd wanneer het wervingsproces wordt afgesloten. Dit gebeurt doorgaans uiterlijk zes maanden na de uiterste sollicitatiedatum, tenzij een alternatieve regeling met jou is overeengekomen.
3.4. Beveiliging
AdminPulse verwerkt persoonsgegevens om beveiliging bedreigingen en misbruik op te sporen, te beperken en te voorkomen, evenals om noodzakelijk onderhoud en foutopsporing uit te voeren. De betrokken persoonsgegevens omvatten jouw naam, e-mailadres, gebruikers- en web verkeersgegevens zoals login-ID, gebruikersnaam, IP-adres en apparaat informatie.
Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang, cf. AVG artikel 6 lid 1 f). Het gerechtvaardigd belang is het handhaven van een veilige omgeving voor onze klanten en activiteiten.
We bewaren jouw persoonlijke informatie alleen zo lang als nodig is om het doel van de verwerking te vervullen, en jouw persoonsgegevens worden na 1 jaar verwijderd.
3.5. Leveren van producten en diensten aan klanten
AdminPulse verwerkt persoonsgegevens om klantorders, overeenkomsten en betalingen voor de door ons geleverde producten en diensten te beheren. De verwerkte gegevens omvatten basispersoonsgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mail, samen met factuurgerelateerde informatie.
Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang, cf. AVG artikel 6 lid 1 f). Het gerechtvaardigd belang is het faciliteren van de levering van producten en diensten aan de contactpersoon van de klant.
We bewaren jouw persoonlijke informatie alleen zo lang als nodig is om het doel van de verwerking te vervullen, maar in de meeste gevallen nooit langer dan 3 jaar na jouw laatst geregistreerde activiteit.
3.6. Registratie voor webinars en cursussen
Bij registratie voor webinars en cursussen verzamelen we persoonsgegevens, die ook worden gebruikt voor follow-up na de cursus, zoals het uitgeven van cursuscertificaten. De verwerkte persoonsgegevens zijn contactgegevens zoals naam en e-mail, factuurgegevens en details van de geregistreerde cursus.
Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang, cf. AVG artikel 6 lid 1 f). Het gerechtvaardigd belang is het aanbieden van webinars en cursussen aan geïnteresseerde personen.
We bewaren jouw persoonlijke informatie alleen zo lang als nodig is om het doel van de verwerking te vervullen.
3.7. Serviceverbetering
AdminPulse streeft ernaar om de kwaliteit, functionaliteit en gebruikerservaring van onze producten, diensten en websites te verbeteren en te ontwikkelen. De persoonsgegevens die wij verwerken omvatten jouw naam, e-mailadres, gebruikers- en web verkeersinformatie zoals login-ID, gebruikersnaam en IP-adres. Daarnaast verwerken we statistieken die aangeven hoe je onze software gebruikt en omgaat met inhoud op onze website.
Onze wettelijke basis voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang, cf. AVG artikel 6 lid 1 f). Het gerechtvaardigd belang is ervoor te zorgen dat we voldoen aan de verwachtingen van onze klanten en alle contractuele verplichtingen nakomen.
We verwerken jouw persoonsgegevens alleen zolang als nodig is om het doel te vervullen. Na drie jaar worden de persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd voor statistisch gebruik.
3.8. Afhandelen van verzoeken en bieden van ondersteuning
Het doel van het afhandelen van vragen en zorgen die via een contactformulier, chatbot of vergelijkbaar op onze website worden geuit, is het faciliteren van communicatie en ondersteuning voor gebruikers die met ons interacteren. Als je via dergelijke kanalen contact met ons opneemt, verwerken wij de persoonsgegevens die je in het verzoek opneemt. Dit omvat minimaal contactgegevens.
Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang, cf. AVG artikel 6 lid 1 f). Het gerechtvaardigd belang is het reageren op vragen en zorgen die worden geuit door bezoekers op onze website.
Verzoeken en gerelateerde correspondentie worden alleen opgeslagen zolang als nodig is om het doel van de verwerking te vervullen, en niet langer dan 3 jaar na de laatste correspondentie met betrekking tot het verzoek.
4. Hoe jouw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld
4.1. Binnen de Visma Groep
AdminPulse maakt deel uit van de Visma Groep, die uit verschillende dochterondernemingen bestaat. Om een overzicht en inzicht te behouden, kunnen we jouw persoonsgegevens delen met bedrijven binnen de Visma Groep.
4.2. Buiten de Visma Groep
AdminPulse kan jouw persoonsgegevens ook delen met externe derden in de volgende contexten:
Verwerkers
AdminPulse maakt gebruik van verwerkers om persoonsgegevens te verwerken. Deze verwerkers zijn doorgaans leveranciers van cloudgebaseerde diensten of andere IT-diensten. Bij het gebruik van verwerkers zal AdminPulse een gegevensverwerkingsovereenkomst aangaan om jouw privacyrechten te waarborgen. Als verwerkers zich buiten de EU/EER bevinden, zorgen wij voor een wettelijke basis voor dergelijke internationale overdrachten namens jou, onder meer door gebruik te maken van de EU Modelclausules. Je mag altijd om meer gedetailleerde informatie over onze verwerkers opvragen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in de sectie "Contact met ons opnemen".
Gebruikersgemeenschappen
Als je een bericht, opmerking of iets dergelijks plaatst op openbare of andere forums of sites, kan dergelijke informatie worden gelezen en gebruikt door iedereen met toegang tot dergelijke forums. AdminPulse is niet verantwoordelijk voor enige informatie die je op dergelijke forums of sites indient.
Zakelijke partners
AdminPulse kan jouw persoonlijke informatie delen met partners in het geval dit legitiem is vanuit een zakelijk perspectief en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.
Overheidsinstanties
De politie en andere autoriteiten kunnen toegang tot informatie van ons vragen. Dit kan zowel persoonlijke als niet-persoonlijke gegevens omvatten.
In al dergelijke gevallen volgen we interne beleidslijnen en procedures voor het beoordelen van het toegangsverzoek, en overleggen we met juridische adviseurs. We delen alleen informatie die strikt wettelijk vereist is, en alleen op basis van geldige gerechtelijke bevelen of vergelijkbare juridische documenten van overheidsinstanties.
Om ongeautoriseerde toegang tot alle informatie die we verwerken te voorkomen, implementeren we ook technische maatregelen zoals versleuteling en toegangscontroles. Het Visma Beveiligingsprogramma waarborgt hoge beveiligingsstandaarden en vertrouwelijkheid.
Bovendien zorgen we voor wettelijke verplichtingen in contracten met onze onderaannemers die ervoor zorgen dat ook zij organisatorische en beveiligingsmaatregelen treffen die vergelijkbaar zijn met de onze.
Als we toegangsverzoeken ontvangen van autoriteiten buiten de EER, zorgen we voor onze naleving van artikel 32 van de Data Act. Interne beleidslijnen en routines zijn in overeenstemming met deze regelgeving.
5. Jouw rechten
Je kan de volgende rechten inroepen met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens:
- Toegang. Je hebt het recht om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die wij over jou verwerken.
- Rectificatie. Je hebt ook het recht om rectificatie te vragen van onjuiste persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Als je een account hebt voor onze sites of diensten, kan dit meestal worden gedaan via de juiste secties "uw account" of "uw profiel" op de toepasselijke site of dienst.
- Verwijdering. Je kan om verwijdering van persoonsgegevens die op jou betrekking hebben, verzoeken.
Beperking. Je kan ons vragen de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. - Portabiliteit. Je kan ons vragen om jouw persoonsgegevens aan jou of iemand anders te geven in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat.
- Bezwaar. Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigde belangen of voor directe marketingdoeleinden. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van jouw persoonsgegevens voor de uitvoering van taken van algemeen belang of in de uitoefening van het openbaar gezag of op basis van gerechtvaardigde belangen.
Hou er rekening mee dat er uitzonderingen of beperkingen op de bovengenoemde rechten kunnen zijn, afhankelijk van jouw specifieke situatie. Als dat het geval is, geven we je gedetailleerde informatie over de toepasselijke uitzondering of beperking en helpen we je om je rechten zo volledig mogelijk uit te oefenen, in overeenstemming met de wet.
Stuur een e-mail naar privacy@adminpulse.eu om verzoeken in te dienen zoals vermeld in deze sectie.
Tot slot heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteiten met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens.
6. Wijzigingen
Wij raden jou aan de privacyverklaring regelmatig te bekijken. Als we significante wijzigingen aanbrengen in de privacyverklaring die onze privacy praktijken wezenlijk veranderen, zullen we jou hiervan op de hoogte stellen.
De Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op: 2025-11-26