Onze online kantoorbeheersoftware AdminPulse maakt het werk van heel wat accountants makkelijker en efficiënter. Koen Vanhoutteghem, bestuurder bij Cijferbazen, is onder de indruk van wat het programma op korte tijd kon veranderen: “Er zit veel intelligentie in AdminPulse. Van de kwaliteitstoetsing tot tijdsregistratie en documentbeheer: het viel me meteen op dat de software een grote verbetering betekende voor onze kantoren.”De nieuwste technologie vanaf het prille begin
“10 jaar geleden richtte ik A-count op: een klein boekhoudkantoor dat intussen deel uitmaakt van Cijferbazen, een samenwerking van zes onafhankelijke kantoren. Bij A-count Kortrijk werken we met een team van 6 mensen. We zijn een klein kantoor waar we - naast een goede service voor onze klanten - veel aandacht hebben voor de sfeer op kantoor en een goede work-life balance”, vertelt Koen Vanhoutteghem. “Al vanaf het prille begin van ons kantoor hebben we nieuwe technologie volledig omarmd. Intussen is dat een evidentie, maar 10 jaar geleden waren we daarin nog voorlopers. Dat trekken we door tot op vandaag: om zo optimaal mogelijk te werken, zetten we graag de beste tools in. AdminPulse is daar een goed voorbeeld van.”
Samenwerken met verschillende kantoren
“We werken intussen al zo’n twee jaar met AdminPulse. Daarvoor gebruikten we Admin-Consult, maar sinds we met meerdere kantoren samenwerken en er dus vanuit verschillende bedrijven en locaties gefactureerd moet worden, bleek AdminPulse de perfecte oplossing”, legt Koen uit. “De implementatie van de software verliep heel vlot. Op enkele maanden tijd waren we volledig opgestart en het viel me meteen op dat AdminPulse op verschillende vlakken een grote verbetering betekende.”
De voordelen van AdminPulse
“Wat ik heel fijn vind aan het programma is dat je in een oogopslag ziet of alle gegevens van een klant ingevuld zijn in de klantenfiche. En is de fiche niet 100% ingevuld, dan zie je ook meteen welke velden nog blanco zijn. Als je dat handmatig moet uitzoeken, verlies je veel tijd. Daarnaast werkt de tijdsregistratie van AdminPulse heel goed. Je kan zelfs tijd registreren op een bepaalde taak, waarna het meteen gelinkt wordt aan het juiste project en de juiste klant.”
“Verder is AdminPulse zeer handig voor kwaliteitstoetsing en maken we graag gebruik van het takensysteem waarbij je taken volledig kan personaliseren. Het systeem herkent en klasseert ook automatisch documenten zoals btw-aangiftes, dus er zit veel intelligentie in. En misschien wel het belangrijkste: de support is schitterend. Je mag nog zo’n goede software ontwikkelen, als je support niet werkt, dan heeft het geen enkele zin.”
Dat ik daar zelf niet opkwam!
Met zijn achtergrond in informatica heeft Koen extra oog voor handige functionaliteiten. “Het documentmanagement van AdminPulse zit heel goed in elkaar. Eindelijk kan je makkelijk zoeken in permanente dossiers en jaardossiers van verschillende jaartallen, omdat je kan filteren op meerdere dimensies. Heel eenvoudig, maar het werkt fantastisch goed. Ik ben zelfs wat jaloers dat ik er zelf niet opkwam. (lacht)”
“Als informaticus vind ik het noodzakelijk dat we met open systemen werken waar je makkelijk andere software mee kan koppelen. Dat is bij AdminPulse het geval: we kunnen onze handtekeningenprogramma’s of tools zoals eStox heel makkelijk integreren zonder dat er externe software nodig is.”
De schone kanten van het beroep
“Boekhouden heeft vaak nog een stoffig imago, maar eigenlijk is het een prachtig beroep. Zeker nu we aan het begin staan van een nieuw tijdperk met enorm veel nieuwe technologie. Dat is uniek: je ziet de job echt van dichtbij evolueren. Door ons aan te passen aan die nieuwe technologieën, creëren we alleen maar voordelen”, legt Koen uit.
“Slimme software zoals AdminPulse neemt repetitieve taken zoals klasseren over en zorgt voor meer automatisering, waardoor er meer tijd overblijft voor de schone kanten van het beroep. En omdat alles steeds meer webgebaseerd is, kan je als boekhouder nu van overal werken. Dat passen we hier ook effectief toe. We verwachten natuurlijk dat onze werknemers af en toe op kantoor zijn, maar verder kunnen ze hun werk flexibel inplannen en werken vanop eender welke locatie. Dat biedt een grote vrijheid en zelfstandigheid.”
